「オンライン商談」を進めていくにあたって

近年、コロナ禍の影響でリモートワークが急激な広がりを見せています。営業職はこれまで、顧客の元へ訪問し商談をするのが当たり前でしたが、離れた場所でもWi-Fiとパソコンがあれば「オンライン商談」を行うことができるようになりました。

直接会う商談とオンライン商談は、お互いの顔を見ながらやりとりができるという点は同じですが、何かと異なる点も多いため、いまいち成果を上げることができていないという方もいるようです。

今回は、成果を上げるオンライン商談の進め方をご紹介します。

オンライン商談の前に行うべきこと

オンライン商談に欠かせないものと言えば、パソコンとインターネット環境です。これさえあれば、オンライン商談をすることはできますが、よりスムーズな商談を行うためには、事前準備を行う必要があります。

商談に集中できる環境づくりのために、オンライン商談の前に行うべきことは何があるのでしょうか。

オンライン商談時に使う資料は事前に送信、見れることを確認

オンライン商談の場で使用する資料は、事前にメールなどで相手に送信しておきましょう。また、メールが届いたことだけでなく添付した資料を見ることができるかを相手に確認してもらいましょう。

オンライン商談が始まってから確認するようでは、せっかくの貴重な時間を無駄にしてしまいます。すぐに商談に集中できるように準備が必要なのです。

事前に通信環境のテストやツールの説明を行う

オンライン商談のツールが国内に普及してから、まだそれほど年月が経っていません。すでに使いこなしている人もいれば、今回の商談で初めて利用するという人もいるでしょう。また、ツールにはさまざまな種類があり、使い勝手も異なるので、「当たり前に使える」という先入観は持たないようにしましょう。

事前に操作マニュアルを送付し、操作上の不明点をクリアにした上で、商談の日を迎えるようにしましょう。

オンライン商談を行う前日にリマインダーメールを送る

リマインダーメールとは「通知メール」のことです。オンライン商談の前日にリマインダーメールを送っておきましょう。

相手側の手違いが無いようにという意味合いもありますが、自分自身のスケジュール確認にもなるので、ぜひ送る習慣をつけましょう。オンライン商談になり、商談数が増加している場合、リスケ等でつい忘れてしまうというパターンも多く見られるようです。

オンライン商談に備えた準備事項

次にオンライン商談に備えた、準備事項についてご紹介します。

電話であれば、声で情報を伝えることしかできませんが、オンライン商談はビデオ通話で視覚を使い情報を伝えることができます。

文章だらけの情報にならないように、オンライン商談のメリットを活かせるように準備をしましょう。

トークスクリプトを用意する

トークスクリプトとは「台本」のようなものです。オンライン商談に限らず、営業の場にはあったほうが望ましいとされています。

トークスクリプトは、ある程度の道すじのようなものです。商談の内容自体が迷子になってしまい、内容の薄いもので終わるようなことがないように、事前の用意しておきましょう。

現在では、トークスクリプトを自分の画面に表示できる機能がついたオンライン商談ツールもあるようです。操作を誤り、相手との共有画面に表示してしまうというミスも見られるようなので、十分に確認をしておきましょう。

ツールの使用方法を相手に分かりやすく伝える方法を考えておく

オンライン商談ツールの使用方法を事前に相手に伝えておいた場合でも、商談中に操作が分からずやりとりが中断してしまう可能性があります。

もし、そのような場合に、どのような手段で相手に伝えるとスムーズに伝えることができるのかという準備を、事前にしておく必要があります。自分にとって当たり前にわかることでも、操作に慣れない人や苦手な人は全く分からない場合もあるという事も考えておくことが大切です。

資料は予め専用フォルダにまとめておく

オンライン商談では画面共有機能を使って、資料を共有することができます。商談で使用する資料は、あらかじめ専用のフォルダにまとめておきましょう。必要な時に即表示できるという面もありますが、誤って社外秘の資料を提示するというミスを防ぐこともできます。

オンライン商談時に注意したいポイント

準備万端でオンライン商談を始めることができれば、落ち着いて話をする準備は整っています。あとは、実際に商談を行っている最中に注意すべきことを把握しておきましょう。

最低限のマナーではありますが、自分の姿が相手に見える訳ですから、服装や髪型などの身だしなみもキチンと整えておきましょう。

音声が届いているか、資料がちゃんと見えるかなど確認する

オンライン商談は、双方のインターネットとPCの環境が整っていなければ、なんらかのトラブルが起こります。商談中は、こちら側の画面が正常に見えているか、音声が届いているか、資料がちゃんと見えるかなどの確認を適宜行いましょう。

確認をせずに話を進め、実は途中で音声や画像が途切れていたといった場合、また振り出しに戻って同じことを説明しなければならない可能性もあります。

相手の表情、発言は対面時より注意深く観察する

直接会って行う対面営業であれば、相手の様子からいろんな情報を得ながら、話を進めることができましたが、オンライン商談は対面時に比べると、それらの情報を得ることが難しくなります。

相手の表情、発言は対面時より注意深く観察するようにしましょう。画面を通した相手の様子を得ることが難しいようであれば、相手の言葉を引き出すようなやりとりを行うことをおすすめします。こちらが説明するばかりでなく、あえて聞き役にまわることで、相手からの情報を得ることができます。

まとめ

目の前で相手の様子を読み取りながら臨機応変に対応できていた対面時での商談に比べると、オンライン商談では、相手の様子を読み取りづらいという面があります。その点をカバーする為には、相手からうまく情報を聞き出すという手法をとってみましょう。

そのためにはまず、事前準備を怠らないことが大切です。落ち着いてオンライン商談を行える環境が整っているからこそ、商談に集中できるのです。

当たり前のことのように感じますが、オンライン商談で成果をあげられていない原因になっている可能性もあります。まずは、しっかりと手順を踏んで準備をしてみましょう。

無料で使える企業検索サービス