今や政府が主体となり進めている「脱ハンコ」。脱ハンコ時代を迎え、クラウド上で契約を締結することができる「電子契約」を導入する企業が増えてきました。

クラウド上で契約を締結することができるため、コストや手間を大幅に削減して、契約業務の効率化を図ることができます。

今回はクラウド上で契約締結をすることができる電子契約サービスの中から、おすすめの3製品をご紹介します。ツール選定のポイントも解説しているので、電子契約導入の際にはぜひ参考にしてください。

電子契約サービスとは

今までの契約方法は紙ベースが主流でした。

紙の契約書を印刷して署名や押印をし、製本をして取引先に郵送。取引先が署名・押印をしてから返送し、自社に届いて中身を確認してファイリングして保管するという契約フローです。

しかしこの方法では、印紙代・郵送費・人件費などのコストがかかってしまううえに、契約締結までに時間を要してしまうため非効率だというデメリットがありました。

そこで、登場したのが電子契約。

電子契約とは、契約書の電子ファイルをインターネット上にアップロードし、電子署名や電子押印をすることによって契約を締結する方法です。

電子署名だけでなく、電子データの作成時刻を示すタイムスタンプを付与することにより、改ざんを防止することができ電子契約の法的信頼性を担保します。また、電子契約はクラウド上に契約書ファイルを保管しておくことができるため、保管場所や保管費を削減することも可能。

電子契約はコストや手間を最大限に抑えて、なおかつ契約締結をスピードアップさせることができます。

このような電子契約を実現できるサービスが、さまざまなベンダーで開発・提供されているのです。

電子契約サービスを選ぶポイント

いざ電子契約サービスを利用しようと思っても、さまざまなツールがあって悩んでしまう方も多いかもしれません。そこで、自社に合った電子契約サービスを選ぶポイントをご紹介します。

まずは料金です。たいていのサービスは月額料金を支払うことで利用することができますが、月額料金以外にも送信料がかかるサービスもあります。契約数が多い企業であれば契約するたびに送信料がかかってしまい、紙ベースの契約と同じくらいのコストがかかってしまうケースも少なくありません。導入の際には費用対効果を検証しましょう。

次に、セキュリティ対策です。契約書は企業にとっても非常に重要な書面なので、絶対に改ざんや漏えいなどのリスクは避けなければいけません。セキュリティ対策は各サービスで異なるため、納得のいくものを選ぶようにしましょう。

また、送信できるファイル形式もさまざまです。PDFファイルにのみ対応しているサービスもあれば、WordファイルやGoogleドキュメントまで対応しているものまであります。PDFファイルのみだと、加筆・修正をする場合に再度作り直してPDFファイルにエクスポートし直すという手間が発生します。

「とにかく安いものを…」という基準で選んでしまうと、セキュリティ対策が万全ではなかったりPDFファイルにしか対応していない場合もあります。

契約は企業の信頼度をゆるがしかねない重要な業務でもあるので、納得のいくサービスを選ぶことをおすすめします。

おすすめの電子契約サービス3選

ここからはおすすめの電子契約サービスを3製品ご紹介します。それぞれ機能性や料金などの特徴が異なるので、ぜひ参考にしてください。

Agree

GMOインターネットグループのGMOグローバルサイン・ホールディングスが提供している「GMO電子印鑑Agree」。

GMO GlobalSignと連携しているため、世界トップクラスのセキュリティ技術を誇っています。

契約印相当の効力がある「電子署名」と、実印相当の「身元確認済み高度電子署名」という2種類の電子署名に対応。契約内容など必要に応じて使い分けることができます。

また、承認のワークフロー設定や電子署名のスマホ対応、電子証明書の更新期限通知など、便利な機能も多数搭載。

料金プランとその特徴は以下の通りです。

・フリープラン：月間10文書まで署名可能
・契約印＆実印プラン：月額8800円で、別途送信料が必要
・エンタープライズプラン：お問い合わせ

国内の大企業から中小企業まで導入実績があり、さまざまな業種で導入されているため、気になる方は公式サイトで導入事例を確認してみてください。

クラウドサイン

「クラウドサイン」は、2020年3月時点で登録社数1位を記録した電子契約サービス。なんと電子契約利用企業の約80%がクラウドサインを利用しているそうです。

弁護士ドットコム株式会社が提供しているサービスのため、国内の法律に対応しているという安心感があります。

シンプルで使い勝手の良いUIが特徴で、ITリテラシーが高くない方でも簡単に使いこなすことができるでしょう。

紙の契約書をスキャンして一緒に保管することができる「クラウドサインSCAN」や、AIがデータを読み取って自動で登録してくれる「クラウドサインAI」などの関連サービスも展開。さらに効率化を図ることができます。

クラウドサインの料金プランは以下の通りです。

・Standard：月額10,000円～
・Standard plus：月額20,000円～
・Business：月額100,000円～

それぞれ送信料200円がかかるため、膨大な契約を取り交わす企業は送信件数に応じて加算されることに注意してください。

NINJA SIGN

送信料不要で契約業務を行うことができる「NINJA SIGN」。Light Plusプラン以降では送信可能な件数も無制限となるので、毎月多くの契約業務がある企業におすすめのサービスです。

Googleドキュメントを使用することで、自社だけでなく取引先も契約内容の修正をすることが可能になります。そのため、両社の修正が多く必要となる契約にも便利。

月額の料金プランは以下の通りです。

・Free：月額0円/アカウント
・Light：月額4,980円/アカウント（月50通まで）
・Light Plus：月額19,800円/6アカウントまで
・Pro：月額50,000円～/20アカウントまで
・Pro Plus：月額120,000円～/100アカウントまで

自社の規模や求める機能に応じて、最適なプランを選択しましょう。

まとめ

クラウドを活用して契約締結までの時間をスピードアップしてくれる電子契約。さまざまな便利なサービスがあるので、電子契約サービスを活用して契約業務を効率化しましょう。

今回ご紹介したサービスは、電子契約サービスの中でも人気の高いものです。機能やセキュリティ対策などをしっかりとチェックして、自社にとって最適なツールを選びましょう。

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