ビジネス市場では、さまざまなアイテムにおいてデジタル化やオンライン化が進んでいます。 営業マンの必需品であるスケジュール帳も、スマホ、タブレット、パソコンと連動させて管理している営業マンが増えているようです。 一方、打ち合わせや商談など、サッとメモをとらなければならない場面では、アナログな手書きの方がスピーディーです。 ふと浮かんだアイデアをすぐに図で表したいときにも、ペンで書く方が早く、モバイル端末の起動時間を待つ煩わしさがない点でもノートは勝っています。 しかし、ノートをとったことに満足してしまい、上手く活用できていない営業マンが多いのではないでしょうか？ メモ書きのようにノートを使っているだけでは、仕事の効率はアップしません。 また、無秩序な書き方をすると、後で読み返したときに、どこに何を書いたのかわからなくなってしまいます。 ノートを仕事に活かすために、この記事では営業ノートの選び方や効果的な使い方をご紹介します。

営業ノートの重要性とは？

商談や社内での打ち合わせなど、営業マンはメモをとる機会が多くあります。 ノートはスマートフォンやパソコンのように操作が必要なく、電源もなければ、電波環境に左右されることもありません。 文字や絵を自由な大きさで好きな場所に、すぐ書けるのが大きなメリットです。 しかし、いくらたくさん書いたとしても、読み返して分析し、今後につなげるような使い方をしなければ意味がありません。 ノートは、まとめ方や整理の仕方で、単なる覚え書き以上の効果を発揮してくれます。 できる営業マンになるために、日頃から効率の上がるノートをつくり、ビジネスに活用していきましょう。

ノート選びのポイント

一口にノートと言っても、種類が豊富で選ぶ際に迷ってしまうかもしれませんが、主に「サイズ」「綴じ」「罫線」「紙質」「ページ数」を比較検討すると選びやすくなります。 【サイズ】 自分に適したサイズは、ノートの使い方や利用シーンによって変わってきます。 文字を多く書くのかイラストが多いのか、携帯するか社内で使用するか、これまでのノートの使い方を振り返ってみましょう。 A4サイズ 大きめサイズのノートなので、持ち運ぶよりもデスクに置いて使うときにおすすめです。 一般的な資料やコピー用紙とサイズが揃うため、折らずにそのままノートに挟めます。 B5サイズ A4より一回り小さい、大学ノートのサイズです。 机の上に広げて使いやすく、営業カバンに問題なく入ります。 A5サイズ コンパクトで持ち運びに便利なA4の半分サイズ。 一般的な資料を半分に折って挟めます。 デスクスペースを圧迫しないため、パソコンの横に置いてノートを見ながら作業したい場合に丁度良い大きさです。 【綴じ】 大きく分けて、綴じノート、リングノート、バインダー式があります。 綴じノート 一般的に大学ノートと呼ばれ、見開きで使えます。 かさばらず、コンパクトです。 リングノート 螺旋状の軸に綴じられたノートで、開閉しやすく、ページを1枚ずつきれいに切り離せます。 半分に折れるため、限られたスペースで使う際に便利です。 リングの部分に手があたる不快感を軽減したソフトリングタイプも販売されています。 バインダー式（ルーズリーフ） 必要な分量の紙を足して使うことができ、中身の移動ができるタイプ。 書いた後に必要な情報をまとめて整理できるので便利です。 また、紙だけ持ち歩き、後でバインダーに綴じれば荷物が少なく済みます。 【罫線】 横罫線ノートは、文字を書くことを主としてデザインされています。 しかし、営業の仕事では、頭の中でイメージしながらスケッチしたり、図を書いたりと、文字以外の要素を書き入れることが多いため、自由度の高い無地や方眼がおすすめです。 方眼は、ノート全体が細かい正方形で区切られています。 線引きやセクション分け、箇条書きがしやすく、図形やグラフを書く際にも便利です。 無地（白紙）は、ノートの縦横を気にすることなく自由に書けるため、発想が広がりやく、アイデア出しに向いています。 【紙質】 頻繁に使うものだからこそ、紙質は重要です。 一般的なノートに使われているのは上質紙。 白色度が高く耐久性があり、書き心地が滑らか。 中質紙は、やや白色度が落ち地肌がザラッとしていて、書き心地は上質紙よりも劣ります。 紙の目が粗いとペンが滲みやすく裏抜けしてしまうため注意が必要ですが、価格を抑えたい場合や古紙の風合いが好き、という場合は中質紙を選ぶと良いでしょう。 書き心地の良し悪しや、普段使用している筆記用具との相性は、ノートを何種類か使用していくうちにわかってきます。 自分が書きやすいと感じる紙質がベストです。 【ページ数】 ノートの枚数が少なく書く量が多い場合は、すぐに使い切ってしまうため、次から次へとノートが増えて管理が面倒になります。 逆に、枚数が多く大きなサイズの場合は、重たくなるため持ち運びが大変です。 自分が普段どれくらいの分量を書いているのか、社内用か持ち運び用か、といったことを考えて選びましょう。 【デザイン】 お客様の目の前で書くノートは、見た目も重要です。 品のあるデザインで、誠実な印象を与えましょう。 安価なノートでも、比較的表紙がしっかりしていてベーシックなデザインであれば大丈夫です。 お客様に、ヒアリングした情報を丁寧に扱っていると感じてもらえるような雰囲気が大切です。 【表紙】 薄い表紙のノートは耐久性がなく、持ち歩いているうちにヨレヨレになってしまいます。 そんなみすぼらしいノートをお客様の前に出すわけにはいきません。 しっかりした表紙のノートを選ぶか、カバーをかけるなどして対応しましょう。 表紙に厚みがあれば、ノートを手に持ってヒアリングする際、安定して書くことができます。

冒頭が肝心！内容を一目瞭然にする方法

ノートは後で検索しやすいように書くことが大切です。 情報整理ができていると、仕事の効率が上がります。 「いつ、誰と、どんな話をしたのか」ノートの冒頭に書き、一目で内容がわかるようにしておきましょう。 【日付を入れる】 打ち合わせごとに必ず日付を入れ、使い終わったノートの表紙には、使い始めと使い終わりの日付けを入れておきます。 ノートを見返したときに探しやすくしておけば、ノートが増えても目的のものが簡単に見つかります。 【打ち合わせした相手の名前を入れる】 日にちが経つと、誰とどんな話をしたのか忘れてしまうことがあります。 できるだけ間違えを防ぐために、打ち合わせに参加した人の名前を書いておくと安心です。 【タイトルを入れる】 打ち合わせごとにタイトル（プロジェクト名など）を付けます。 「株式会社〇〇との商談」「▲▲についての社内検討会」というように、一目で内容を把握できるようにしておくと、検索性が向上します。 また、内容ごとに「スケジュール」「確認事項」などと小見出しを付ければ、全文を読まずに必要な部分が見つけやすくなります。 いかに検索に割く時間を減らせるかが、仕事の効率を上げるノート作りのキーポイントです。

ノート の使い方

ノートは、適当に書き込んでしまうと雑多で読みづらく、重要な部分がどこにあるのかわからなくなってしまいます。 線を引いてブロック分けしたり、色分けしたり、工夫して「見やすく、検索しやすいノート」作りを目指しましょう。 【1冊のノートを二つの目的に分割する】 打ち合わせ用、アイデアのメモ用、とノートを2冊に分けると、持ち運ぶ際に荷物になり、全てを同じページに書いてしまうと、まとまりが悪く見づらくなります。 それを解消するために、打ち合わせ用はノートの前（表）から書き込み、アイデアは後ろ（裏）から書き込むのがおすすめです。 1冊のノートにまとめると、使い勝手が向上します。 特に、ノートの使い方にまだ慣れていないという場合は、複数冊を使い分けるのではなく、一冊にまとめて管理しやすくしておきましょう。 【内容の区切りをわかりやすくする】 小見出しを付けたり横線を引いたり、内容の区切りがわかりやすいようにすると、必要な部分を検索しやすくなります。 色を目印に使うのも良いでしょう。 【色分けのルールを決める】 最重要部分は赤線を引く、次に大事な部分は青で囲む、疑問点は黄色いマーカーで線を引く、というように、色分けのルールを決めて検索性を高めましょう。 必要な部分がすぐ目に飛び込んでくるように書かれたノートは、業務効率を上げてくれます。 【記号や略語を使う】 「◎」は最重要、「？」は解決すべき点、「☆」は急ぎの要件、「電」は電話をかける、というように記号や略字を使うと、書くスピードが上がり、ノートのスペースを節約できます。

ノートを商談で活用する

お客様とのコミュニケーションを円滑にし、商談をスムーズに展開するためには、ノートが役立ちます。 積極的に活用しましょう。 【商談前に質問事項を書き出しておく】 商談でヒアリングする内容は、あらかじめノートに書き出しておきましょう。 1、2、3、と番号を振って質問を書き、各番号の下に回答を書き込むための空白スペースをとります。 事前に準備し書いておくことで、話すことに集中している間でも「1番は質問したけれど2番はまだ」とチェックが簡単。 大事なことをうっかり聞き忘れてしまうことがなくなります。 商談の流れをシミュレーションする際にも役立つので、ぜひお試しください。 【商談中にコミュニケーションツールとして使う】 言葉だけでは伝わりづらいことは、図に書いてイメージ共有すると、お互いの理解のズレを埋めやすく、話がスムーズに進みます。 外回りの営業時には、少し大きめ（A4サイズ程度）のノートやスケッチブックを持ち歩いておくと、現場にホワイトボードがない場合に慌てずに済みます。

ノートを活用して業務効率を上げる

ノートには多くの情報が盛り込まれています。 仕事でつまずいたときには、過去のノートから解決するヒントが見つかるかもしれません。 ノートを整理し活用することは、重要なビジネス情報を活かすことにつながります。 【1日の仕事終わりにノートを見返す】 毎日5分、ノートを見返す習慣をつけましょう。 打ち合わせや商談中は、話すことに必死で、聞いた情報全てをノートに書き込むのは難しい状況です。 そのため、仕事終わりにノートを読み直し、商談内容を思い出しながら抜けている情報がないかをチェックして書き足しておく必要があります。 今日は疲れたから明日書こう、と1日放置すると、細部まで思い出せなくなるので、記憶が新しいうちにノートを見返し、大事なことを漏らさず書き留めることが重要です。 【ToDo リストをつくる】 お客様に資料を渡す約束や、プレゼンに向けて調べておく項目など、やるべきことを全てピックアップしてToDoリスト（やることリスト）にまとめておきます。 1日の仕事終わりにノートを見返した際、同時にToDoリストへ転記しておけば、記載漏れを防げます。 【定期的にノートの内容を振り返る】 余裕のあるときは、過去に遡ってノートを読み直しましょう。 すると、分散していた情報がつながって、新しいアイデアが浮かんだり物事を解決できたりする場合があります。

ノートをデジタルと連動させる

「ノートを何冊も持ち歩くのは大変」 「過去の打ち合わせ内容をいつでも見られるようにしておきたい」 そんな悩みを解決しくれるのが、デジタルノートです。 手書きのメモをデータ化して保存し、クラウドで管理したり、共有したりできます。 データ化した情報をスピーディーに検索できるのは、営業マンにとって大きなメリットです。 ノートを使い終わったタイミングでスキャンし、データ化しておけば、ノートを何冊も持ち歩く必要がなくなります。 デジタルノートを使う場合でも、ノートには、打ち合わせごとに「日付」「タイトル」「打ち合わせ参加者」を記載することを忘れないようにしましょう。 関連資料も合わせてスキャンしておくと便利です。

まとめ

ノートは、自分が集めた情報の倉庫のようなもの。 今後の仕事につながるヒントが詰まっています。 それを、ただ寝かしておくのではなく活かすためには、ノートのまとめ方や使い方を工夫することが大切です。 仕事の効率を上げるノートをつくるためには、まず書く習慣をつけること。 そして、見やすく検索しやすい書式を自分なりにつくることです。 納得のいくノートができるまで、少し時間がかかるかもしれませんが、使い続けるうちに自分なりのルールが生まれます。 仕事をしていく上で、ノートは欠かせないアイテムです。 読み返し、分析することで、失敗を繰り返さなくなったり、新しいアイデアが見つかったり、蓄積した経験を活かしやすくなります。 ノートを上手く活用して、営業の仕事を効率的に進めていきましょう。

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