「名刺」は営業上での重要資産

「名刺」はビジネス上の必須ツール。初めて会う相手であれば必ず名刺交換を行うのがマナーです。皆さんは、この名刺交換でいただいた「名刺」を、その後どのように保管していますか。

名刺は人に会えば会うほど手元に増えていきます。その都度、ファイルなどに保管してこまめに管理できれば良いのですが、なんとなく机の中にため込んでしまいがちという方も多いのではないでしょうか。

数が増えれば増えるほど、管理や検索が大変な名刺。今回は、これらを簡単にかつ大量に保管できるアプリをご紹介します。ただ管理するだけでなく「名刺」の情報を最大限に活用できる機能も併せてお伝えします。

他のツールと連携できる名刺管理アプリが便利

「名刺管理アプリ」と聞けば「データを保存して検索をしやすくなる機能」と考える人が多いのではないでしょうか。実は、現在サービスを行っている名刺管理アプリはさらに機能が進化しており、他のツールと連携することも可能になっています。

名刺管理のみを利用することもできますが、プラスアルファの機能もさまざまあるので、自社に合ったサービスを選ぶことができます。

名刺管理アプリを選ぶ時のポイント

名刺管理アプリには選ぶポイントがいくつかあります。

まず、名刺情報を取り込む方法が簡単に行えるかという面です。現在ではスマホなどで写真を撮るだけで済むアプリが主流です。中には、名刺を送れば入力してくれるサービスまで存在します。

次に取り込んだ名刺情報をさまざまな用途で利用できるかという面です。名刺管理を行うだけでなく営業活動に役立てることができる機能などもあります。業務効率化につなげることができるので、自社に合った機能を探してみましょう。

また、顧客情報を管理するうえでセキュリティ面の問題は重要です。データをクラウド管理されているサービスを選ぶなど、情報漏洩のリスクも考慮する必要があります。

それぞれのアプリには「大企業に向いているもの」や「少人数での利用に向いているもの」といった特徴があります。料金体系を確認するとわかりますが、基本プランにどのような機能が含まれているのか、名刺1枚あたりいくらなのかなども確認しておきましょう。

おすすめしたい名刺管理アプリ3選

名刺管理アプリは現時点で数多くのアプリが存在します。無料でシンプルに使えるものや、有料でさまざまな機能が搭載されているアプリなど、利用する側に都合の良いものを選びやすい状況であると言えます。

今回はそれらの中でも、特におすすめしたい名刺管理アプリ3選をご紹介します。「名刺」を最大限に活用できる機能を搭載した、法人向けのサービスです。

①メイシー

低価格な基本使用料が人気の「メイシー」をご紹介します。

・月額利用料金　1,980円（ユーザー数無制限）

利用料は前払いとなりますが、1年分の前払いで5％引き、2年分の前払いで10％引き、3年分の前払いで15％引きとさらに低価格で利用することが可能です。基本使用料の他にデータ入力料金が1枚につき25円、スキャン料金が1枚につき10円必要となるので、名刺の量が多くない企業におすすめです。

簡単にデータを入力できる機能があっても、名刺管理アプリを利用することに戸惑ってしまう理由のひとつとして「今たまっている大量の名刺をアプリに入力する作業にまず手間がかかる」「簡単であってもつい忘れてしまう」といったことも考えられます。しかし、「メイシー」では、たまった名刺を送ってデータ化してもらうことが可能です。

名刺100枚のデータ入力で4,000円、名刺500枚で18,000円と別途料金が必要となりますが、データ入力の為の人件費に比べると費用は少ない額で済みます。導入時にたまっている名刺だけデータ入力を申し込み、それ以降は各自で簡単にデータ入力をするようにすれば、コストを抑えることも可能です。

社内での情報共有や他サービスとの連携などの機能も充実しています。「名刺管理機能」の他にも「複数ユーザー管理機能」「名刺情報簡単利用機能」「メール送信・リスト作成機能」、その他「SFA」「CRM」「年賀状作成」などのクラウドサービスやソフトも利用可能です。

②連絡とれるくん

NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している「連絡とれるくん」をご紹介します。

・新設工事手数料　3,300円

・月額基本利用料　1IDにつき330円

この他にもオプション機能が多数用意されています。

社員や顧客の名刺情報をクラウドで一元管理し「Web電話帳」「名刺管理」「着信表示」「ビジネスチャット 」などの機能を搭載しています。スマホで名刺を撮影するだけで、名刺情報をデータ化。社内で閲覧設定のうえ共有することが可能です。

近年ではコミュニケーションツールが多様化し、それらを確認することも手間がかかります。「連絡とれるくん」なら、コミュニケーションツールのアカウント名まで記載されているので、即連絡をとることができます。

顧客情報を管理するうえでの重要な事項として「情報漏洩」の問題があります。スマホなどの電話帳で顧客情報を管理していると、紛失した場合情報漏洩が起こる可能性があります。「連絡とれるくん」はクラウド管理なので、情報漏洩のリスクを下げることができます。

③ホットプロファイル

テレワーク時代に欠かせなくなった「オンライン名刺交換」の機能が搭載された「ホットプロファイル」をご紹介します。

「ホットプロファイル」のプランは2種類です。オンライン名刺交換機能と名刺管理機能が搭載された「基本パック」と、基本パックに営業支援システムが搭載された「SFAパック」です。

・基本パック　1ユーザーにつき月額3,000円

・SFAパック　1ユーザーにつき月額5,000円

その他に有料オプションとして、「オンライン商談機能」「MA機能」「Webフォーム機能」「チャット機能」「インサイドセールス機能」「日経人事情報連携オプション機能」などがあります。

名刺をスキャンすると、専任のオペレーターが手入力でデータ化。データはクラウド管理されます。

名刺を管理するという機能だけでなく、営業支援機能が搭載されたプランや顧客開拓の為のMA機能もあり、名刺情報を最大限に活用することが可能です。顧客に合わせたアプローチが可能となり、購買意欲の高い見込み客を絞り出すことができます。

「オンライン名刺機能」が標準搭載されているので、対面の場合と変わりなくお互いの情報を交換することが可能になります。

まとめ

名刺管理アプリは、データを保存するという機能の他にもさまざまな機能と連携できるものが存在します。これらの機能を一緒に利用することで、営業支援や全体的な業務の効率化につなげることも可能です。

「名刺」はただ「相手の連絡先を書いている紙」ではありません。名刺に書かれた情報は重要な資産であり、それらを活用することで顧客開拓への大きな足掛かりとすることも可能なのです。

名刺を資産と考えるか、メモ用紙として考えるかで、企業の成長は大きく違ってくるかもしれません。ぜひ、積極的な活用を初めてみてはいかがでしょうか。

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