日々の仕事では、ルーチンタスクのほかにも突発的なタスクも舞い込んできます。

さまざまなタスクの処理や対応をしながら仕事を進めなければいけませんが、タスク管理を怠ってしまうとスケジュールが遅れてしまったり対応が漏れてしまったりすることもあります。そのような事態になってしまっては、受注機会をロスしてしまいかねません。

そこで本記事では、営業担当者におすすめのタスク管理ツールをご紹介します。タスク管理に課題を抱えている人や組織は、ぜひ参考にしてください。

オフラインではなく、オンラインでタスク管理するメリット

営業担当者は商談やアポイントなどのほかにも、トラブル対応や納品などのタスクが舞い込んできます。それらのタスクを適切に管理できていなければ、トラブルに発展するだけでなく、最悪の場合は契約を切られてしまいかねません。

そのような事態を避けるためにも、みなさんはタスク管理を徹底していることでしょう。

しかし、ノートやポストイットなどオフラインでのタスク管理では、突発的なタスクの追加が難しかったり紛失してしまったりするデメリットがあります。

そこでオンラインタスク管理ツールの活用がおすすめです。

ツール上に自分のタスクを可視化することで対応の漏れがなくなり、各タスクの優先度や緊急度などを直感的に把握することができます。急なタスク追加や変更も簡単な作業で可能なので、日々さまざまなタスクが舞い込んでくる営業担当者にぴったりです。

またチーム全体でタスク管理をすることで情報共有や作業負荷軽減につながり、個人だけでなく組織としても効果を得ることができるでしょう。

タスク管理ツールを選ぶポイント

せっかくタスク管理ツールを導入しても、活用しなければ無駄なコストになってしまいます。

以下のポイントを押さえてツールを選び、自社にぴったりのタスク管理ツールを見つけましょう。

自分の業務にあっているかどうか

業務の内容やフローに一番あっているツールを選ぶことが、運用定着や効率化につながる近道です。まずは自分や自社の業務を見直し、どのようなタスク管理ツールが最適なのかを検討しましょう。

業務にあっているかをチェックするうえで重要になるのが、タスクのレイアウト。ツールによってカンバン形式、リスト形式、カレンダー形式、ガントチャート形式などさまざまな表示形式があるため、自分の業務にあっていない表示形式だと使いにくいと感じてしまうでしょう。

例えば、システム開発であればガントチャートで進捗状況を把握することで、スケジュールの遅れにも対応しやすくなります。またカンバン形式では、タスクやプロジェクトなどの全体像を把握しやすいというメリットがあります。

携帯でも使えるかどうか

営業担当者は商談や訪問などで外出することが多い職種です。そのため、出先でも利用できるツールがおすすめ。

スマホやタブレットなどマルチデバイスに対応しているツールを選ぶと良いでしょう。

携帯でも利用できるツールであれば、訪問先での急な依頼やトラブル対応もすぐにツール上に登録することができ、抜け・漏れを防ぐことができます。

使い方が分かりやすいかどうか

ツールを選ぶ際には、使い方の分かりやすさもポイントです。

シンプルで操作性の良いツールであれば、タスク管理に時間をかけることなく効率的に作業を進めることができます。ドラッグ&ドロップで操作できるものや、タスクごとに色分けできるものもあります。

自社にとって使いやすいツールを見つけるためにも、ぜひ無料トライアルなどを活用してください。

無料から試せるタスク管理アプリ3選

ここからはおすすめのタスク管理アプリを3製品ご紹介します。

それぞれ無料プランが用意されているため、まずは無料で使い勝手を試してから導入を検討してみても良いでしょう。

Trello

Trelloは世界的に人気のタスク管理ツールで、さまざまな企業で導入されています。

タスクのカードを作成して、カンバン形式でタスクを管理することができます。直感的に操作しやすく、視覚的に把握しやすいインターフェースなので、忙しい営業担当者にもぴったりではないでしょうか。

Trelloの料金プランは以下の通りです。

・Free
・Business Class：月額$9.99/ユーザー～
・Enterprise：月額$17.50/ユーザー

無料プランでも豊富な機能を利用することが可能です。しかしアップグレードすることで利用できる機能が増えるので、組織でタスク管理をしていきたい場合は有料版がおすすめ。

まずは無料版で使い勝手を試してみましょう。

Jooto

ドラッグ&ドロップの簡単操作でタスク管理ができるJooto。

カンバン形式のほか、進捗状況が一目でわかるガントチャート機能もあります。細かいスケジュールのプロジェクトも、ガントチャートを活用することでスムーズに進めることができるでしょう。

プロジェクト横断管理機能も搭載されており、プロジェクトをまたいでタスクを管理することが可能です。

タスク内でメッセージをやり取りすることもでき、情報共有や連携もスムーズ。

Jootoは無料プランのほかに2つの料金プランが用意されています。

・無料プラン
・スタンダードプラン：月額500円/ライセンス
・エンタープライズプラン：月額980円/ライセンス

無料プランでも全ての基本機能を利用することができますが、アップグレードすることでシングルサインオンやコンサルなどを利用できるようになります。

Asana

Asanaはリスト、タイムビュー、ボードなどの形式でタスク管理をすることができます。自分に合った表示形式で管理することができるのが嬉しいですね。

レポート機能も充実しており、タスク管理をしつつ分析や改善もしたいという人におすすめ。

また、さまざまな外部ツールとも連携可能。現在利用しているツールがある組織は、ツール同士を連携させることでさらに効率アップが期待できます。

Asanaの料金プランは以下の通りです。

・Basic：無料
・Premium：月額1,200円/ユーザー～
・Business：月額2,700円/ユーザー～
・Enterprise：お問い合わせ

無料のBasicプランでも基本機能を利用することができ、最大15名まで共有することが可能です。

まとめ

タスク管理は円滑に業務を進めるための重要な作業です。しかしタスク管理に時間や手間がかかっていては、本来やるべき業務に充てる時間がなくなってしまいます。

特に営業職は日々さまざまなタスクを処理する必要があるため、適切にタスク管理ができていないとトラブルを招きかねません。

そこで、オンラインのタスク管理ツールを活用して業務の効率化を図りましょう。

チームで導入することで情報共有や連携などのメリットも生まれるので、本記事を参考にして自社に最適なタスク管理ツールを導入しましょう。

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