フリーランス、会社員という働き方に関わらず、ここ数年で「リモートワーク」というスタイルが一般化し始めました。 ライターやデザイナーといった、ひとりでも作業できる職業に限られていたリモートワークは、「オンライン商談ツール」の普及により営業職や事務職までが可能となっているのです。 特に営業は「相手に会う」ことが前提だという考え方がありましたが、オンライン商談ツールを行えば、相手に会わずにスムーズに商談を進めることができます。 今回は、オンライン商談を導入する際のポイントをご紹介します。

オンライン商談とは？Web会議とは違う？

オンライン商談とはパソコンやスマートフォンなどを利用して、画面上で顔を合わせながら、実際に合っているかのような状況で商談を行うツールのことです。 ビジネスの世界では一般的に使われるようになってきた「オンライン商談」という言葉ですが、そもそもオンライン商談とはどのようなものなのでしょうか。Web会議と何が違うのでしょうか。

オンライン商談は相手によってPC環境やネットインフラが異なる

オンライン商談はインターネットやパソコンを利用して行うものです。自身自身のパソコン環境や、ネット環境が万全であっても、相手側の状態がよく無い場合、声が途切れたり、画面がフリーズしたりと、スムーズにやりとりができない場合があります。 PC環境やネットインフラが異なるということを認識しておきましょう。

ツール選びが重要

現時点でもオンライン商談ツールは数多く存在しており、自社の予算やスタイルに合ったツールを選ぶことができます。オンライン商談ツールの導入を成功させるには、まずツール選びが非常に重要になってきます。 オンライン商談ツールによっては、相手側もツールをインストールする必要のあるものがあります。インストールなしでもスムーズに行えるように整えてきましょう。

オンライン商談を導入すると得られるメリット

オンライン商談のメリットとしてまず思いつくものと言えば、相手の元へ訪問する必要が無いという点ではないでしょうか。移動の必要がないということは手間がかからず便利なものです。 ですがオンライン商談には直接会いに行く必要が無いということ以外にもたくさんのメリットがあるのです。

移動時間が無いので対応件数を増やせる

商談をオンラインで行うとさまざまなコスト削減が可能になります。相手の元へ訪問する際に必要になる交通費を削減することができます。また、それだけでなく移動時間をなくすことも可能になるのです。 訪問先が遠方になればなるほど、移動時間がかかってしまい1日に行える商談数が限られたものになってしまいます。オンライン商談を導入すれば、この移動に使っていた時間を別件の商談に当てることができるのです。対応できる商談の件数が多くなれば、さらに効率的に仕事を進めることができます。

遠方の見込み客もターゲットにできる

見込み客が遠方に住んでいる場合、これまでであれば訪問する時間や交通費、場合によっては宿泊費も必要になっていた為、どうしてもコストがかかっていました。 オンライン商談ツールを利用すると、相手がどこに住んでいようと問題がありません。インターネット環境さえ整っていれば商談ができるので、コスト削減につなげることができます。また、国内・海外を問わず事業展開をすることも可能になります。

データの共有が容易

これまでの商談は、事前に資料をメールなどで添付したり、紙の資料を準備したりする必要がありました。しかし、オンライン商談ツールを利用すれば、資料を画面の表示しプレゼンを行うことができます。 ツール上で資料の受け渡しができる商談ツールも多いので、よりスピーディにやりとりを行うことが可能となります。

オンライン商談を導入時に注意したいポイント

従来の手法より効率的に、そして広範囲での事業展開が可能になるオンライン商談ツールですが、導入時に注意したいポイントがあります。 スムーズな商談を行うためには、必ず事前に確認しておきましょう。導入時のポイントをご紹介します。

安定したネット環境が重要

オンライン商談ツールはWi-Fi環境が必須となります。ただ、インターネットがつながっていれば良いという訳ではなく、安定したネット環境が必要となります。 環境を整えないまま運用してしまうと、声が途切れたり、画像が乱れたりということが起こり、スムーズに商談を行うことができません。また使用するパソコンのスペックも重要になるので、併せて確認しましょう。

相手からどう見えるのか確認する

意外と見落としがちなのですが、オンライン商談時、相手からどう見えているのかを事前に確認しておくことも大切です。 暗く顔写りが悪くなっていたり、乱雑な背景が見えてしまったりするようでは、相手に良くない印象を与えてしまいます。相手側から見て好印象を持ってもらえるように環境を整えておきましょう。

オンライン商談を定着させるポイント

オンライン商談の発祥と言われるアメリカではすでに認知度が高いため導入している企業も多いようですが、アメリカに比べると日本ではオンライン商談というツールが普及してまだ歴史が浅く、定着しているとは言い切れません。 現在の急激なテレワーク化によるオンライン商談を一般化できるようにするためには、いくつかのポイントがあります。

オンライン商談をマストにしない

オンライン商談はコスト削減につながり効率的に仕事ができます。これからの商談を全てオンラインに切り替えるという事はさまざまな面でメリットは大きなものですが、どのような条件の場合でもオンライン商談をマストとすると何かと弊害が生じやすくなります。 まずは「訪問に1時間以上かかる場合」などの条件を決めて始めることをおすすめします。実際に運用していく中で少しずつ、オンライン商談へシフトして行けるようにしましょう。

オンライン商談用の環境を作

オンライン商談を始めたばかりの場合、自分の話す声が隣の人の迷惑になりはしないだろうか、背後の物や人が見えてしまうのではないかと気になるものです。商談に集中できるようにオンライン商談用の環境を作りましょう。 オンライン商談専用のブースを設置したり、あまり使われていない会議室を利用したりするなど、落ち着けるスペースを整える必要があります。

情報を共有し、改善点など常にアップデートする

何事も新しい手法を取り入れたばかりの時は、手探り状態で進まなくてはならない状態にあります。チームで情報を共有しながら、最善の方法を見つけていきましょう。 また、オンライン商談ツールを導入したことの成果を見極めるために、商談件数などの目標を定めてみましょう。改善点などを常にアップデートしながら運用することで、より自社のスタイルに合った方法が見つかります。

まとめ

テレワークの普及とともに、急激に注目を集めたオンライン商談ツールですが、コスト削減や業務効率化などメリットが多々あります。コロナ禍で商談ができないからという理由で導入を始めた企業も多く存在するのかもしれませんが、オンライン商談というツールはこれからもビジネス界での主流となるものです。まずは環境を整え、誰もが戸惑うことなく商談を行えるようにしましょう。 社内で情報を共有し、自社に合った方法を見つけることが、オンライン商談をスムーズに行えるポイントと言えます。

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