アポ取りは営業が顧客との商談機会を得るために最初に行う重要な仕事です。アポを取るため電話や飛び込みで営業活動を行う人が多くみられましたが、現代社会ではメールを使ったアポの取り方が重要視されています。 しかし、ただメールを送付するだけでは、アポ取りには繋がりません。いかにメールを効率よく読んでもらえるかが、アポ取りを成功させる非常に重要なポイントです。メールでのアポの取り方は、ポイントを抑え整理された、読みやすいメール内容を目指さなければなりません。 まとまりのない長いメールや、適切な言葉が使われていないメールは、顧客に不安と不満を与え、アポ取りが失敗に終わる危険性もあります。今回はメールによるアポの取り方のポイントやメールでのアポ獲得率を上げる方法を、アポ取りメールの例文を踏まえご紹介します。

メール以外も！営業のアポの取り方とは？

顧客と新しくビジネスをスタートさせる時、最初に行うのがアポ取りです。アポを取ることで自社のプレゼンをする場を獲得でき、商談に繋がります。アポを取ることは顧客獲得の第一歩なので、慎重かつ真摯な気持ちで対応することが大切です。 アポ取りを効率よく成功させるために、多くの営業はどのようなアポ獲得方法を使っているのでしょうか？まずはアポ取りのスタイルからご説明いたします。

飛び込み営業スタイル

飛び込み営業とは顧客にアポを取らずに訪問し、自社製品やサービスを売り込む営業スタイルです。電話やインターネットが普及する前は最も多く、主流と言える営業スタイルですが、主に取引実績のない新規企業へのアプローチとして利用される方法です。 アポをもらっていない企業に訪問し、運が良ければその場で商談に持ち込めたり再訪問のアポを獲得できます。しかし、アポもなく突然訪問することを失礼だと捉える企業もあり、歓迎してくれるケースはほとんどありません。

電話営業スタイル

電話によるアポ取りは新規顧客を開拓するために、もっともメジャーなアポの取り方と言えます。主に「テレアポ」と呼ばれ、現在でも変わらず活用されているアポの取り方で人気の営業スタイルです。企業によっては営業マンとは別にテレアポをする専門チームを用意して、新規開拓のアポ取りをしている場合もあるくらいです。テレアポに興味のある方は、以下の記事を参考にしてみてください。 テレアポとは？未だ時代遅れにならないアナログ営業手法！支援および代行サービスも紹介

展示会・セミナー営業

展示会やセミナーで会ったビジネスマンと名刺交換をし、後日名刺の情報を頼りに連絡するアポの取り方です。展示会やセミナーには、多くの人が訪れるため、直接コミュニケーションが取れることがメリットです。 展示会やセミナーで多くの人と触れ合うことで、顧客との接点をスムーズに作ることができます。アプローチが成功すれば、その後の打ち合わせの日程調整や訪問日の決定など、アポ取りもスムーズに行えます。

メール営業スタイル

メールで打ち合わせの日程調整や商談の打診をするアポの取り方です。コロナ禍以降は、テレワークやオンライン営業が主流になってきているため、現在では多くのビジネスマンがメールでのアポ取りを利用し主流となってきています。 新時代のビジネススタイルには、メールによるアポ取りがマッチしていると言えます。メールの最大のメリットは、時間に縛られずに顧客にアプローチが出来ることです。メールはアポを取る、資料を送る、お礼を伝えるなどのアクションが瞬時に起こせます。 テレアポの専門チームのようなアポ獲得のメールを送るサービスも多くあるくらいです。しかし、それには優良な営業リストが無いと効率も伸びません。 企業情報検索型データベースBIZMAPSは、豊富な情報網から優良な企業リストを作れます。メールを使ったアポ取りの重要性が高まる中、企業情報検索型データベースを使用し、効率よく営業リストを作成するのも、アポの取り方の一つとして有効です。

メールでのアポ取りが重要な理由

これまでは、電話や飛込によるアポの取り方が主流でしたが、コロナ禍以降はメールを使用したアポの取り方が重要視されています。今後、メールを使ったアポの取り方をする企業が増えていく中、メールがアポ取りに活用される重要な理由として、以下のポイントを抑えていきましょう。 ・テレワークの普及により出社しない人が増えた ・展示会やセミナーの中止 ・相手の時間を奪わない コロナ禍の影響でテレワークを実施する企業が増えているため、電話や飛び込み営業を試みても、担当者の不在で成功率がグッと下がりました。また、展示会やセミナーなどの対面イベントは軒並み中止となり、直接顔を合わせて自社をアピールする機会も減ってしまいました。 メールによるアポ取りは場所を選ばずに連絡ができるので、とても便利です。メールでのアポ取りは、テレワークやオンライン営業が主流となりつつある現在のビジネスシーンにおいて、積極的に活用していきたいアポの取り方と言えます。 しかし、メールでのアポ取りは内容によってアポ獲得率に大きな差が出てしまうと言われています。メールでのアポの取り方は、手軽で便利な一方、顧客獲得の機会を失わないためにも、しっかりとコツやポイントをおさえて行わなければなりません。

メールでのアポの取り方基本構成

メールでのアポの取り方の第一歩として、まずはメールを送信する前に抑えておきたい基本構成をチェックしましょう。 読みやすく要点がまとまっているメールが最も好ましいですが、文章を構成する流れを把握しないとまとまりのないメールになってしまいます。アポ取りメールの基本構成を把握し、内容を充実させた文章の作成を目指すのが大切です。

アポ取りメールの基本的な構成

・宛先 ・挨拶、自己紹介 ・メールの主旨 ・本文 ・結びの言葉 ・署名 基本的にアポ取りメールは、上記6つの構成で作成します。アポ取りメールを作成する前に、基本構成をしっかりと捉えておけば、後々の作業もスムーズに行えます。メールの書き方の構成を身に着けたら、次に気を付けるべきはメールの内容と、いつ送信するかです。次の項目では、メールでアポを取る5つのポイントを抑えていきます。

メールでアポを取る5つのポイント

メールでアポを取るときに注意したい5つのポイントをご紹介します。 ・送る時間帯に気をつける ・件名で要件が分かるようにする ・メール内容は分かりやすく、短く ・メールを送った経緯を記載する ・メールの返信は「Re:」をつけたままで送信 一つずつ詳しく見ていきましょう。

メールを送る時間帯に気をつける

メールでアポを取る最大のメリットは、一度に多くの人にアプローチが行え、相手の都合の良いときに確認してもらえるという点です。しかしアポ取りメールを送る時間帯によっては、メール自体を見てもらえないというリスクもあります。 アポ取りを成功させるためにも、メールを送るのに避けた方が良い時間帯をまとめました。 ・終業後や深夜・早朝など ・休日や祝日など相手の企業の休みの日終日 ・休み明けの曜日 アポ取りメールを送信する上で、一番に気を付けなければいけないマナーは「業務時間内に送信する」ということです。多くのビジネスマンは始業時と終業間際に丁寧にメールチェックをするため、朝の8〜9時頃と17〜18時頃にアポ取りのメールを送るのがおすすめです。

件名で要件が分かるようにする

メールを開いて内容を確認してもらうために件名は非常に重要です。ダイレクトメールのような件名にしてしまうと、迷惑フォルダに振り分けられてしまう恐れがあるので注意してください。成功しやすいアポ取りメールの特徴は、件名は簡略で分かりやすくを心掛けることです。 また、メールで伝えたいことがダイレクトに伝わるよう端的にまとめられていればなお良いでしょう。 ＜件名の例＞ 「商談日程のご相談　株式会社◯◯　△△（自分の名前）」 「【新規お取引のご相談】　株式会社◯◯　△△（自分の名前）」 このように、件名でメールの内容が分かれば、メールも開きやすくなり相手に好印象を与えられます。件名を考える際には、自分がそのメールを受け取ったらどう見るかなど、客観的な立場から考えると良いでしょう。

メールは要点をまとめ短く分かりやすく

アポ取りメールは電話とは違い、文章から多くの情報を伝えることができます。一見、とても魅力的に感じますが、多くの情報を伝えようと、ついつい長文になってしまうこともあります。顧客によっては途中で読むのをやめてしまうこともあるため、アポ取りのメールは要点を捉え、分かりやすく短い内容にするのが最後まで読んでもらうコツです。 アポ取りのメールを書く際には、まずは主軸となる要点から書きだし、次に詳細を入れて肉付けしまとめるということを念頭に置き、なるべく短く簡潔で分かりやすいアポ取りメールを目指しましょう。

メールを送った経緯を記載する

メールでのアポの取り方として、相手のステータスも非常に重要です。初めての顧客か、既に取引のある顧客かでメールの書き方も大きく変わります。すでに取引のある企業へのメールでは心配ありませんが、取引のない企業へ新規取引を目的としてアポ取りメールをする場合は注意が必要です。 初めての顧客にアポを取るため、メールを送信する際には「なぜメールを送信したのか」、自分の素性と共にメールを送った目的を書き添えるようにしましょう。 展示会で名刺交換した相手にメールする場合： 先日〇〇展示会で名刺交換させていただいた株式会社△△の◯◯と申します。 この度いただいた名刺を見てご連絡いたしました。 企業ホームページから代表アドレスへメールする場合： 突然のご連絡失礼いたします。 株式会社△△の◯◯と申します。 貴社のホームページを拝見し、弊社の◯◯というサービスが貴社の事業のお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。 このように、初めになぜメールを送信したか、一目で目的が分かれば相手も安心し、次の文を読み進めることができます。メールを最後まで読んでもらうためにも、相手に不快な思いを与えず読みやすい文章の構成を考えましょう。それが結果的に、メールでのアポの獲得率に繋がります。

メールの返信は「Re:」をつけたままにする

メールを返信する際に、件名に「Re:」が自動的につきます。この「Re:」をつけたままにするのは相手に対し失礼と感じる人もいますがそれは間違いです。 「Re:」は、メールを送信した内容に返信があったことを示す目印でもあります。「Re:」が無いと、新規メールと勘違いすることもあり、アポを取るための肝心な内容を読まれずに終わってしまうことに繋がりかねません。 「Re:」は返信という意味で残しておくのが良いでしょう。しかし、何度も顧客とやり取りを続けていくと「Re:Re:」と続いてしまう場合があります。あまりに多く「Re:」がついて件名が読みにくくなってしまうのはNGです。アポを獲得するためにも程よく整理し、相手に受け取ってもらえるメールの内容を目指しましょう。

メールでアポが取れた後にすべきこと

メールでのアポ獲得に成功したからと言って安心してはなりません。無事にアポが獲得できたら、お礼のメールを必ず送信しましょう。約束の日にちが近付いてきたら、必ずアポの日時確認などリマインドメールを送るのも大切な仕事です。 リマインドメールを送ることで、アポの日時などの勘違いや、ダブルブッキングを防げますし、丁寧な営業姿勢を相手に見せることにもつながり、好印象を得られます。

アポ当日の3日前にリマインド

リマインドメールを送るタイミングは、前日よりもアポの3日くらい前に送るのがおすすめです。3日前であれば、万が一相手の都合が悪い場合でも対応しやすく、丁寧で良い印象を与えることができます。 ＜リマインドメール例文＞ 株式会社●● △△様 日頃、大変お世話になっております。◎◎会社の□□です。 先日は、メールにて訪問のお時間を調整していただきありがとうございました。 先般お約束をいただいた通り、○月○日10時に貴社にお伺いさせていただきます。 日時：○月○日10時 場所：貴社○○ 訪問者：□□、□□の計2名 以上です。 当日は貴重なお時間をいただき誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

スケジュール変更があった場合は迅速に対応

苦労して獲得したアポですが、急な予定が入り日程をキャンセルしなければならない場合もあるでしょう。 本来は顧客とのアポ取りで決定した日程は変更しないのが大前提です。どうしても日程の変更が必要となってしまった場合は、誠実な態度を示すためにも迅速な対応が肝心です。丁寧な謝罪を行った上で、次の候補日を相手に提示しましょう。

アポ訪問後には必ずお礼のメールを送信

アポで獲得した訪問が終了したら必ず当日中にお礼のメールを送信しましょう。こうすることで、相手の印象に残りやすくなる効果があります。 相手の貴重なお時間をいただいた感謝の気持ちと、その日の打ち合わせで決まった内容をメールに添えます。 その際に、今後の流れも一緒に提案すると、次のアポ取りがスムーズです。

メールのアポ獲得は取引の有無で変わる

メールによるアポの取り方は対面で話をせずに手軽にできるというメリットを持ちますが、一方でなかなかアポに繋がりにくいというデメリットもあります。すでに取引のある既存顧客と取引実績のない新規顧客にメールでアポを取る場合、アポ獲得率にも大きな差がでてきます。 そのため、メールでのアポを取る時も、既存の顧客と、新規の顧客それぞれにマッチングした対応が求められます。

既存顧客

すでに取引がある場合、メールでもアポを取ることは容易でしょう。また、過去に対面で話をしたことがあり、お互いの顔を認識している状態というのは、メールでのアポ取りにおいてとても有利になります。だからといって失礼があってはなりません。丁寧かつ読みやすいアポ取りメールを送信することを、既存顧客でも新規顧客でも変わらず心掛けましょう。 ＜アポ取りメールの例文【既存顧客】＞ 既存顧客向けのメールはとにかく簡潔に、要件が一目で分かるようなメールにしましょう。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 株式会社〇〇 △△様 いつも大変お世話になっております。 株式会社□□の◯◯です。 先日は弊社の新商品をご紹介する機会をいただき、ありがとうございました。 お打ち合わせでお話にありました、弊社の新商品を活用した場合の事例と、貴社が導入した場合の試算について改めてお時間をいただきご説明させていただきたいと思っております。 つきましては、以下の候補日程の中からお時間をいただけないでしょうか？ ・◯月◯日　10:00〜、11:00〜、14:00～ ・◯月◯日　13:00〜、14:00〜、15:00〜 ・◯月◯日　終日 ご希望があれば訪問・オンラインどちらでも対応可能です。 上記以外の日程をご希望の場合は、ご都合の良い日時をお知らせいただけると幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

新規顧客

既存顧客とは反対に、取引実績のない新規顧客へのメールでのアポの取り方は、難易度が非常に高いです。文字だけで対面で話をしたことがない場合、相手から警戒されてしまうことも少なくありません。 新規顧客の場合、メールでのアポの取り方はアポ獲得率が低くなりますが全く取れないというわけではありません。アポを獲得するために丁寧な文章はもちろん大切ですが、相手に伝える内容や詳細をしっかりとまとめ、メリットを伝えることを心掛けてください。 ＜アポ取りメールの例文【新規顧客】＞ 次に新規顧客向けのメール例文をご紹介します。 新規顧客の場合、メールをした経緯と自分が何者であるかということをしっかりと記載しましょう。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 株式会社〇〇 △△様 突然のご連絡失礼いたします。 株式会社□□の◯◯と申します。 貴社のホームページを拝見し、私どものサービスが貴社の◯◯という事業でお役に立てるのではないかと考え、ご連絡いたしました。 弊社は△△の分野において長年積み上げてきた実績があり、◯◯に取り組む多くのお客様のお手伝いをさせていただいております。 昨年でいうと◯件の導入実績があり、お客様の売り上げが平均で◯%アップしたというデータがございます。 30分ほどお時間をいただければ、他社の事例や貴社での活用イメージなどご紹介させていただきたいと考えております。 直近では以下の日程のご都合はいかがでしょうか？ ・◯月◯日　10:00〜、11:00〜 ・◯月◯日　13::00〜、14:00〜、15:00〜 ・◯月◯日　終日 ツールを利用したオンラインでのお話も可能でございます。 ご希望があれば訪問・オンラインどちらでも対応可能です。 上記以外の日程をご希望の場合は、差し支えなければご都合の良い日時をお知らせいただけると幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 自社紹介では導入実績数やデータなどを具体的な数字で示すと信憑性が上がり、興味を引くことができるのでおすすめの表現です。また、顧客がオンライン営業を取り入れている場合、訪問とオンラインを選べるように提案するのも良いでしょう。選択肢を増やすことでアポの獲得率が上がります。

メールでのアポの取り方の悩み

メールでのアポ取りの準備ができ、いざメール送信となる時に迷いや悩みが出てくる方も多いみたいです。しかし、メールを送信しないと、せっかくのアポ取りも成功しません。アポ取りのメールを送信する際に、起こりやすい悩みと解決法をいくつかご紹介いたします。アポ取りにおける悩みのケースを事前に知ることで、不測の事態が起きた時の対処もしやすくなるので、参考にしてみてください。

年末年始や夏季休業など長期休暇の前後の場合

アポ取りメールを送信しても差し支えありませんが、顧客もお休みの前後は忙しい傾向にあります。アポの日程調整を目的としたメールはできるだけ長期休暇を挟まないほうが好ましいです。 また、顧客の長期休暇の日程を事前に把握できている場合は、休暇明け当日にアポを入れないよう注意しましょう。

メールを夜間に送付しても良いか

アポ取りメールは業務時間に送信することがビジネス上のマナーであり鉄則です。しかし、時と場合によっては業務時間を過ぎた夜間帯にメールを送信するということもあるでしょう。 夜間にアポメールを送る際には、「夜分遅くに申し訳ありません」と必ず謝罪の一文を添えることが大事です。

どうしても長文になった場合はどうする？

アポメールの内容をどんなに精査しても、長文になってしまう場合もあります。 その際は、メールの最初に「長文となり大変恐縮ではございますが、ご確認のほどお願い申し上げます」など、お伺いと謝罪の一文をメールに書き添えましょう。 そうすることで、丁寧な印象と共に相手の事を思い気遣っている印象を与えることができます。

アポ取りメールの送信は丁寧に心を込めて

コロナでテレワークが急速に進んだことにより、アポ取りに苦戦している人も多いことでしょう。従来の飛び込みやテレアポといったアポの取り方では担当者をつかまえることが難しくなっています。メールでのアポ取りは、積極的に取り入れていきたいアポ獲得方法の一つです。一件でも多くのアポ取りが成功するよう、今回ご紹介したアポの取り方のポイントを踏まえた効果的なアポ取りメールを送信しましょう！

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