情報共有とは組織の個々のスタッフが有する情報を集結して全員と共有し、組織全体で活用することを意味します。 企業組織の運営にとって非常に大切です。 情報を共有する方法として、ビジネスメールやビジネスチャットがよく使われます。 今回の記事では、情報共有メールや情報共有チャットの書き方や注意点を、例文を交えて紹介します。

情報共有メール・チャットのメリット

情報共有で使うメールやチャットのメリットとは何かについて、解説しておきましょう。 ただしその前に、そもそも情報共有の目的を理解しておく必要があります。 情報共有の目的はたくさんあります。 主なものとしては、弊害が多い業務の属人化をなくしていくためや、業務プロセスを可視化するためなどです。 あるいは企業総体の生産性を向上させるため、組織全体のスキルアップを実現するため他、いろいろとあります。 これら情報共有の目的に関しては、以下の記事で特集しています。 ぜひ参考にお読みください。 情報共有とは？そのメリットや妨げる要因、導入のポイントを徹底解説 上記のような目的のある情報共有を行うためには、クラウドサービスでの情報共有システムの活用という選択肢がありますが、高額なコストを要する大掛かりな動きとなります。 いきなりそれを実行しても、情報共有に対するスタッフの認識や問題意識が浅ければ、無駄になるおそれがあります。 しかしメールやビジネスチャットを使用する分には、コストの負担は少ないのが大きなメリットです。 メールに関しては微々たるコストであり、ビジネスチャットはプランにもよりますが、システム導入よりははるかにローコストで活用できます。 また、どちらもその気があればすぐにでもトライできます。それも最初からルールを細かく設けるのではなく、ある程度のルールを決めて開始して徐々に洗練させていくことも可能です。 まずは初めて見て、情報共有から得られるものをスタッフが実感すれば、その重要性が浸透していくでしょう。 そうなってからシステム導入をすれば、有効に活用できるのではないでしょうか。

情報共有を円滑にするメールの例文

本来情報共有を円滑にするメールも、書き方やマナーが悪ければその有効性の足をひっぱます。 しかし、情報共有メールの作法がよくわからない人も多いのではないでしょうか。 ここでは情報共有メールを書く際のポイントに触れながら、情報共有を円滑に進める書き方と例文を紹介します。 例文の一部を書き換えれば、実際に使えます。 これらの例文をテンプレートとして保存しておけば、記載する手間をショートカットできます。 以下の項目で情報共有メール例文を紹介します。 ・業績報告 ・営業日報 ・会議議事録 それぞれの例文を見ていきましょう。

業績報告

業績報告では、以下のポイントに意識して記載します。 ・進捗状況の詳細 ・目標の達成状況 ・結果に対する考察 ・今後の展望 目標が達成した場合は何がよかったのか、未達の場合は何が悪かったのかなどの原因を必ず書きます。 また、今後どのように対応するかの考え方も記載しましょう。 では例文を見ていきましょう。 <例文A>

営業日報

営業日報のファイルをメールに添付するパターンもありますが、ここでは直接メールに日報内容を入力する場合の例文を紹介します。 情報共有メールでの日報においては、以下のポイントに意識して記載しましょう。 ・時系列の活動内容 ・その日の成果 ・報告事項 例文を確認して見ましょう。 <例文B>

会議議事録

会議議事録は、営業日報と同じくファイルを情報共有メールに添付することも可能ですが、ここでは直接情報共有メールに会議議事録の内容を入力する場合の例文を紹介します。 会議議事録では、以下のポイントに留意して記載しましょう。 ・会議開催の日時 ・議題 ・今回の決定事項 ・次回までの課題 例文を見ていきましょう。 <例文C>

情報共有を円滑にするチャットの例文

次に、情報共有チャットを送る際のポイントにとともに、円滑に情報共有を進めるチャットの例文を紹介します。 基本的な考え方は先に紹介した情報共有メールと同じです。 違うところはよりシンプルに、ややカジュアルになるという点です。 メールよりも手軽で即時性があるツールなので、余計なものを省き必要最小限の内容に絞り込むよう意識し、記載します。 多くの場合に複数人で同時に共有するので、それも念頭において内容を考えましょう。 また、こちらの例文も一部を書き換えれば、テンプレートとしてすぐに使えます。 情報共有メールと同じ3項目を想定した情報共有チャット例文を見て、感覚をつかんでください。

業績報告

まずは業務報告の情報共有チャット例文です。 <例文D>

営業日報

次に営業日報の情報共有チャット例文です。 <例文E>

会議議事録

最後に会議議事録の情報共有チャット例文です。

情報共有メールの注意点

続いて、情報共有メールで情報を共有する場合の注意点について解説します。主に、以下の7点に注意しましょう。 ・件名を見ただけで内容がわかるようにする ・相手の立場・状況を想像して本文を記載する ・緊急度が高い場合は件名で注意を喚起する ・要件が複数ある場合は箇条書きにする ・お礼の返信はできるだけ早く ・返信時に件名を削除しない ・Ccなら基本的に返信しない それぞれを詳しく見ていきましょう。

件名を見ただけで内容がわかるようにする

人によっては、1日に受け取るメールも膨大な数にのぼることがあります。大量のメールを全部開封して内容を確認するのは現実的ではなく、たいてい件名を見て取捨選択をするでしょう。 そこで、見ただけで内容がわかるような件名にするのが得策です。優先順位の上位に感じてもらうことが大切です。 例えば件名が「ご報告」「お疲れ様です」などであれば、本文を読まないかぎり何のことか全くわかりません。 良い件名は以下のような書き方のものです。 ・件名：【重要】〇〇コーポレーション〇〇氏との商談内容 ・件名：【提出】10月度月次報告書 ・件名：【送付】11月1日販促会議議事録​​

相手の立場・状況を想像して本文を記載する

目上の相手に情報共有メールを送る場合は、敬語の適切な使い方に配慮しなければなりません。 また、相手が情報共有メールの内容から不要なストレスを感じることのないように、相手の置かれている立場や状況を想像して本文を書きましょう。 情報共有メールでは結論を冒頭に記載して、詳細は後から補足するような書き方をすれば、相手も理解しやすくなります。 また、顔文字や絵文字に関しては相手が目上であるかどうかにかかわらず、ビジネスメールにおいては使わないほうが賢明です。

緊急度が高い場合は件名で注意を喚起する

緊急度が高い情報共有メールを送信する場合に件名で注意を喚起すれば、受け取った人は優先順位が高いとすぐに気づきます。 ただし、たいして急ぎでない時にも使ってしまうと嫌がられるので、本当に緊急の場合にだけ使うようにしましょう。 例文）

要件が複数ある場合は箇条書きにする

伝えたい要件が3つ以上になると、全て文章中で伝えるのは相手にとってわかりにくくなります。 その場合はまず箇条書きで要点を挙げておき、個々の補足内容は続く文章の中で伝えれば、相手も理解しやすくなるでしょう。 また、本文が長い場合は改行を適度に（3〜5行に1回）入れて、読みやすくします。 他には、引用文には頭に「＞」をつけると、相手も引用だとすぐにわかってもらえるでしょう。

お礼の返信はできるだけ早く

情報共有メールを受け取った際には、返信が特に必要のない類の内容であってもできるだけ早くお礼のメールを送りましょう。 ちなみに返信が必要な情報共有メールは、すぐにはきちんとした内容の返信が書けない場合でも、放置してはいけません。 「X日までに確認し、ご連絡いたします」「X日までに必ずお返事いたします」というように期日を記載した上で、対応を待ってもらう内容を送りましょう。

返信時に件名を削除しない

返信メールは件名に「Re：」の文字が入りますが、これは消さないようにしましょう。 それがあることで相手も返信であることがわかります。なおかつ件名も削除や変更をしないようにしましょう。 件名を残すことで、相手がどのメールに対しての返信であるかがメールを開かずとも理解できます。 「先ほどの件へのご回答」などと件名を変えてしまうと、相手も元のメールの内容がわからずストレスを感じるでしょう。

Ccなら基本的に返信しない

Ccの宛先に自分が含まれている情報共有メールの内容は、基本的に情報共有の相手として送信されているということです。 直接の宛先ではないので、通常であれば返信しないほうがよいでしょう。 ただし、本文中で自分への問いかけが含まれているのであれば、返信が必要です。 また、返信の際は基本的に他のCc設定も残したまま送りましょう。

情報共有チャットの注意点

ビジネスチャットはメールに比べて形式張らずに気軽に利用でき、リアルタイムに複数のスタッフに対して情報共有およびやり取りができます。 それらを踏まえて情報共有チャットでは、以下の点に注意して情報共有を行いましょう。 ・必要に応じて通知するスタッフを設定して送信する ・必要以上に挨拶文を入れない ・絵文字なども適切に使う

必要に応じて通知するスタッフを設定して送信する

情報共有チャットは多くの通知が来た際に、自分宛のメッセージかわかりづらいところがあります。 一度に多くのやりとりが同時発生すると、時系列でやりとりが流れていくので、自分宛のメッセージを見逃すおそれがあります。 そこで、必要に応じて通知するスタッフを設定して送信するよう心がけましょう。 そうしておけば、相手は自分宛のメッセージであることが一目瞭然です。 また、過去のメッセージを検索する際にも、自分宛のメッセージで絞り込めます。

必要以上に挨拶文を入れない

ビジネスメールでは冒頭に挨拶分を入れるのが一般的ですが、チャットでは余計な挨拶分を入れないようにしましょう。 しかし、時系列で流れていくチャットでのやりとりは、話題が継続してることも多く、いちいちきちんとした挨拶文があると流れに竿を差し、読みづらくなります。 ビジネスチャットは情報共有が気軽にできることが特徴です。 堅苦しい挨拶文はその良さを邪魔します。挨拶文を入れる場合も、会話の冒頭のシンプルな挨拶文に留めておきましょう。

絵文字なども適切に使う

情報共有でチャットを使う場合にはビジネスメールでは控えたほうがよい絵文字の使用も問題ありません。 しつこくない程度に、適度に絵文字やスタンプも使ってみましょう。 多くのビジネスチャットツールで、さまざまな意向を表現できるス絵文字やスタンプが送信できます。 チャットで文字ばかりのやり取りは堅苦しくなるので、少しカジュアルに絵文字などを取り入れることで、違和感がなくなるでしょう。 また、「了解しました」「有難うございます」などを文字入力するよりも状況や気持ちを速やかに表現できて、業務のスピードアップも期待できます。 ただし社外の人に対しては、ある程度関係性が築けるまではむやみに使用しないほうが賢明です。

まとめ

情報共有メールやチャットは属人化を防ぎ人間関係を良好にし、組織の機動力を有効にする効果があります。 しかしメールとチャットでは手軽さが違うため、自ずと表現方法も変わります。 情報共有の導入を考えているみなさんは、大掛かりに行うシステム導入もありますが、 すぐにできる情報共有メールという手段や、低コストで使える情報共有チャットなどから始めてみるのもよいかもしれません。 情報共有を導入する際は、ここで紹介した例文をぜひ参考にしてください。

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