情報共有とは、業務に関しての情報を有効活用するために、組織内でツールなどを駆使して共有することです。情報共有には多くのメリットがある一方で情報共有不足にはリスクがあります。 とはいえ、具体的なメリットやリスクが分からないという声も聞かれます。本記事では企業の責任職の皆さんに向けて、情報共有のメリットを解説します。また、情報共有を妨げる要因を紐解き、情報共有のポイントについても紹介していきますので、参考にしてみてください！

情報共有をする8つのメリット

情報共有が適切に行われた場合に、組織は多くのメリットを享受できます。代表的なメリットは以下の8つ。 ・業務の属人化を防ぐ ・業務プロセスの可視化 ・必要情報へのアクセシビリティが向上 ・企業総体の生産性が向上 ・迅速かつ機動的な戦略策定 ・組織全体のスキルアップが実現 ・強固なチームワークが生まれる ・育成指導がしやすくなる それぞれを見ていきましょう。

業務の属人化を防ぐ

どのような組織でも情報が適切に共有されていない場合、業務の属人化が起こります。 業務の属人化の弊害は、組織全体の業務が滞りやすくなること。担当者の不在時や多忙時にも、遅滞なく業務を進めていける環境が望ましいのはいうまでもありません。 組織として日常から情報が共有されていれば、担当者に限らず最適な対応ができる「業務標準化」が実現できます。

業務プロセスの可視化

同じオフィス内にいても、他者の業務内容はわかりづらいもの。しかし情報共有により、業務プロセスを可視化することが可能。 業務プロセスの可視化とは、個人の行動予定や業務の進捗などを第三者が把握できる状態です。 従来は上司への業務報告や朝礼・終礼、ミーティングなどでの口頭による報告が一般的でした。しかし、情報共有ツールやシステムの導入により、業務の進行具合をリアルタイムで共有できますし、業務時間の大幅な削減が可能になります。

必要情報へのアクセシビリティが向上

情報を探す手間や時間は、業務効率を下げる原因になります。 しかし情報共有が適切にできれば、必要情報へのアクセシビリティが向上。必要な情報がいくら膨大な情報群の中にあっても、瞬時に到達できるでしょう。 なぜなら、情報共有が機能すれば情報の一元化だけでなく、業務領域や担当別で細かく分類されたものの検索が容易に行えるからです。

企業総体の生産性が向上

情報が共有されていれば、担当者に確認したり、調べたりする作業が激減するでしょう。工数が大幅に減らせるため、業務効率化も期待できます。 クラウドの情報共有システムを使えば、資料はデジタルデータとしてクラウド共有できるので、関係者なら誰でも必要な情報の確認が可能。 情報共有の仕組みが機能していると、通常起こり得るコミュニケーション不足による情報の伝達ミスが激減します。重大な行き違いやタスク漏れに対して、防止効果を発揮するでしょう。

迅速かつ機動的な戦略策定

情報共有がなされていれば、クライアントの置かれている状況を全員がリアルタイムで把握することが可能。迅速かつ機動的に戦略の策定ができるでしょう。速やかで効果的なアプローチは、競合との差別化にも繋がります。 前向きな戦略に対してだけでなく、トラブルに対してもいち早く共有できます。トラブルを最小限にとどめるためには初動が肝心。情報共有により、スピード解決が可能になります。

組織全体のスキルアップが実現

情報共有の徹底によってノウハウやナレッジ、行動プロセスを社員間で共有できます。他の社員の行動や思考も活性化し、組織全体のスキルアップが実現するでしょう。 本来、社員が持つ優れた情報は組織の経営リソースであるべきです。しかしながら、情報共有ができていなければ個人の範囲を超えず、組織のリソースになりません。 組織全体のスキルアップを目指すためにも、情報共有は重要だと言えるでしょう。

強固なチームワークが生まれる

チャットツール等を使用してリアルタイムに連絡を取り合い、自発的に情報発信すれば、社内のコミュニケーションが活性化します。 コミュニケーションが頻繁かつ手軽にできることで、社員間の関係の中で相互理解も進むでしょう。その結果として誤解は減り、信頼関係が深くなることが期待できます。 そうなれば組織内のさまざまな人間関係も良好になり、チームワークも強固になるでしょう。

育成指導がしやすくなる

情報共有が進んで業務のマニュアル化がなされると、異動や入社で新しく参加した社員も業務内容を速やかに把握できます。従来のような指導にかかる工数や、よくある質疑応答をショートカットすることも可能。 業務手順だけでなく成功例や失敗例、注意点などを共有しておけば、人材の育成指導がより短期間で行えます。社員の退職や異動による引き継ぎに関しても、情報共有が適切であれば、円滑に行えるでしょう。

情報共有不足がもたらす3つのリスク

情報共有には大きなメリットがありますが、逆に情報共有が不足すると主に以下の3つのようなリスクをもたらすことになります。 【業績悪化のリスク】 企業の業務は、一般的に部署単位やチーム単位で進めます。情報共有がうまくいっていないと、属人化の弊害で業務が回らない事態が発生しがちです。あるいは重要な情報が一部の社員に独占されて、組織としてその情報の有効性を享受できなくなります。 【チームワーク劣化のリスク】 情報共有が不足すると組織内の風通しが悪くなり、次第に信頼関係も希薄になる恐れがあります。トラブル発生時など、周囲の社員にサポートを依頼したくても言えないというような事態も想定できます。 【スキル格差が広がるリスク】 情報共有が進まなければ、知識の偏りが発生する可能性も。仕事において発揮すべきスキルのレベルがに差が出てしまいかねません。

情報共有を妨げる5つの要因

情報共有を順当に進めることを妨げる主な要因として、以下の5つが想定できます。 ・セクションが孤立している ・組織として個人への依存度が高い ・情報に関する問題意識が低い ・情報共有が仕組み化されていない ・情報の優先順位が明確になっていない ひとつずつ見ていきましょう。

セクションが孤立している

古い体質の組織の場合、セクション同士で競い合うあまり、別のセクションを敵視するような場合があります。そうなると当然ながら、同じ企業内であっても他のセクションに情報共有がなされなくなるでしょう。 悪くすれば外部から、本来知っているべき社内の情報が入るケースもあります。このような環境であれば、組織としての機動力が発揮できず、さまざまな弊害が生まれます。 このような組織の体質は根が深いので、変革するには大きい影響力を持つ社長や経営幹部が先頭に立つ覚悟が必要でしょう。

組織として個人への依存度が高い

基本的に情報というものは、上から下に伝わります。その情報を業務に活用するために、下から上や横に共有することが重要。 その結果として、自然なかたちで情報共有が進むのです。しかし個人への依存度が高い組織では、情報伝達が一方通行になるケースも。下から上、横へと広がらない情報は、有益なものであっても活かされることはありません。

情報に関する問題意識が低い

情報共有に関する問題意識が低いケースも珍しくありません。情報共有を億劫だと感じている可能性も。 また、情報共有の重要性を理解している社員がいても、受け取る方の意識が低ければ伝わっていないのと同じです。 円滑な情報共有には、社員の意識改革から始める必要があります。

情報共有が仕組み化されていない

情報共有の仕組みやルールが、整備されていない組織もあります。あるいは仕組みやルールはあっても、そのためのツールが使いにくくて機能していない場合もあるでしょう。 まずは組織全体のミッションとして情報共有の仕組みやルールを周知し、運用しやすいツールの利用を検討する必要があります。

情報の優先順位が明確になっていない

次から次へと押し寄せる業務に追われて、情報共有がないがしろになるケースもあります。それは多くの場合、情報の優先順位が明確になっていないことによるものでしょう。 いくら良質な情報があっても優先順位が後回しになれば、無駄に終わってしまうでしょう。情報の種類ごとに優先順位を明確にし発信する順番を決めて、組織全体に周知しておく必要があります。

情報共有を円滑化する6つのポイント

情報共有を円滑に進めるためには、以下のような6つのポイントがあります。 ・情報に関する課題をすべて洗い出す ・情報共有のルールを設定する ・情報共有を企業文化にする ・成功事例を周知する ・情報共有を評価する ・クラウドサービスなど導入する 各ポイントを詳しく見ていきましょう。

情報に関する課題をすべて洗い出す

現在抱えている課題あるいは目標を、ひとまず全て洗い出しましょう。根拠が曖昧なまま手法やツールを決めて導入すると、コストだけがかさんで活用できない可能性も。 例えば、顧客のリピート率が悪い場合の課題として、適切なアフターフォローやヒアリングができていないことが挙げられるとしましょう。その場合には、顧客管理を重視した情報共有の手法にフォーカスすると課題の解決につながる可能性が高いですよね。

情報共有のルールを設定する

情報共有を円滑にするには、ルールの設定が欠かせません。情報共有のルールをマニュアルにすると、全員が同じ認識を持てます。 ルールがなければ運用が個人任せになり、結局は業務が属人化されている状態に戻ってしまう可能性も。 情報共有は全員が同じやり方をすることで効果を発揮するものですので、情報を有効活用するためにも、ルールの設定に注力しましょう。

情報共有を企業文化にする

情報共有を積極的に行わせるためには、情報共有自体を自社の企業文化として位置付け、根づかせる取り組みが必要です。情報共有によって享受できるメリットを理解してもらうのが出発点です。 そしてメリットは企業にあるだけでなく、社員自身にもあるという事実を伝えることで、モチベーションの向上を狙いましょう。

成功事例を周知する

情報共有をする意味を認識してもらうためには、成功事例などを紹介して、その意義を伝えることが必要です。 情報共有によって業務の工数がどれだけ減らせるかなどの試算や、実際の顧客対応や営業活動で上がった成果などに関連した、リアルな成功事例を伝えることがおすすめ。 情報共有の意義と共に、具体的な成功事例を周知することで、情報共有が重要・有効であることへの理解を促しましょう。

情報共有を評価する

情報共有を活性化させるためには、情報共有の成果に対する評価システムを利用するのも効果的です。有益な情報共有や積極的な情報共有に対して評価するような仕組みを作れば、情報共有に向き合うモチベーションは上がるでしょう。 この方法は、自分が知っている良い情報を、社内のライバルと共有したくないと考える社員への心理対策としても有効です。

クラウドサービスなどを効果的に導入する

クラウドサービスによる情報共有システムの導入も、情報共有を推進するためには効果的。クラウドサービスは、チャットによるコミュニケーション機能やファイル共有機能、マニュアル作成機能などの、情報共有に役立つ様々な機能が搭載されています。 情報の一元管理ができて、検索も簡単。クラウドサービスの導入は、情報共有に対する煩雑さや共有方法の違いを排除し、情報の有効活用に役立ちます。

まとめ

情報共有には業務の属人化を排除し、業務プロセスを可視化するほか、多くのメリットがあります。逆に情報共有が不足すると、業績悪化やチームワークの劣化などのリスクも。 情報共有を妨げる要因を取り除き、社内の情報共有を円滑に進めていきたいですよね。 みなさんの組織においても、本記事でご紹介したポイントを意識して、情報共有を推進していきましょう！ BIZMAPSでは170万を超える企業データを無料で公開しています。 無料会員登録で月100件までの企業データを無料でダウンロード可能。 営業リスト作成の効率化におすすめです。 こちらの関連記事もチェックしてみてください！ 情報共有をしない上司の傾向と部署が抱えるリスクとは？対処法も解説 情報共有ツールおすすめ10選。導入のメリット・トラブル例など紹介 情報共有【例文付き】メール＆チャットの適切な書き方！注意点も解説

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