企業活動のグローバル化が進み、思いがけず海外の顧客相手に営業をすることになった人も居るのではないでしょうか？ 顧客の新規開拓を進める上で、英語を使えることはその可能性を大きくひろげてくれることでしょう。 この記事を読んで、英語で行う営業のポイントや注意点を押さえ、営業としてもスキルアップしましょう。

海外顧客の新規開拓にも使える英語フレーズをマスターしよう！

ビジネス英語フレーズは、知っておくといざという時にタメになることが多いです。 今すぐ必要がない人も、基本的なフレーズを知っておくことできっと後程役に立つ時が来ます。 営業に関する英語表現を身に着けて、ひとつスキルアップしてみるのはいかがでしょうか。  

英語で「新規顧客開拓営業」ってなんていうの？

まずは新規顧客開拓について、単語ごとに分解しながら検討してみます。 新規顧客：new customers 開拓：developing ,finding 営業：sales,business,selling 1番シンプルに「新規開拓営業をしています」と伝えるには、次のような表現で十分伝わるでしょう。 I am developing new customers by selling. ビジネス英語のポイントはシンプルを心掛けることです。詳しくは次の章で解説します。  

新規開拓営業にも応用できるビジネス英語5つの極意

ビジネスで使われる英語は普段と違う表現を使ったり、決まったフレーズが多用されたりということがあります。 ビジネス英語が初めてという方にも分かりやすく、概要をまとめていますので是非チェックしてみてください。  

①専門用語が何より大事！

ビジネス英語の核となるのは、その商品やサービスに関係する専門用語です。 分野にもよりますが、学生時代には習わなかった用語が大半となることが予想されます。 海外顧客に信頼してもらえる1番の要素が、この専門用語の関わる売り込みたい商品の知識をいかに持っているか、いかに上手く説明ができるかです。 反対に言えば、海外営業を成功させている営業マンを見ると、全員が英語を完璧にマスターしている訳ではありません。 なぜならお客さんからすると、営業に望んでいるのは流暢な英語ではなくその商品の正しい知識だからです。 つまり英語堪能な人だからと言っても、商品と関連する専門用語を知らずに営業を上手くこなすことは不可能です。 ビジネス英語でまず取り組むべきは、商品に関わる専門用語の勉強であるということは、意外と見逃している人が多い事実です。  

②定型文を覚えて使いこなす

日本語に関しても社会人になってから、ビジネスの場での言葉遣いやフレーズを学んだ人も多いですよね。 ビジネス英語の場合も同じで普段の会話ではあまり使われない、ビジネス特有の言い回しや表現というものが存在します。 特にメールでやりとりをする場合は、シーンに合った必要な表現を覚えておくことで、焦らずに対応が出来るはずです。 英語にある程度自信がある人でも、ビジネスの場合はまた改めて表現を学ぶ必要がある点は注意が必要です。 後程ご紹介する例文をぜひ参考にしてみてください。  

③無駄に文を長くしない

日本語は相手を思いやり、直接的な表現を避け間接的な言い回しをする場合が多く、特にビジネスシーンではその特徴が顕著です。 何かを依頼したり、進捗を確認する場合にも挨拶に始まり、依頼や確認をしてくださる相手への配慮、こちらの意図を説明したりと全体的に文や会話が長くなりがちです。 その点でビジネス英語ではその言語的な特徴から、日本語の様に回りくどい言い方をしてしまうと、かえって相手を混乱させ伝えたい内容がはっきりと伝達されない可能性があります。 どうしても日本語の感覚でビジネス英語を使ってしまうと、いきなり本題に入ったりはっきり表現したりする部分に戸惑いや不安を感じるかもしれませんが、むしろ相手のためにはっきり簡潔にまとめるように心掛けましょう。 同じ内容を日本語と英語で表現したときに、どれほどの違いが出るかを比べてみます。   ————————————————————————————————————— [日本語メール例] 〇〇株式会社〇〇部〇〇様 いつもお世話になっております。 本日御社に4/19に発注済み(注文番号：1234)の商品の納期についてご確認いただきたくご連絡させていただきました。 6月末ごろ完成と伺っておりますが、納期を2週間ほど早めていただく事は可能でしょうか？ 顧客の在庫状況の関係で急遽対応が必要となりまして、こうして納期短縮の依頼をさせて頂いております。 お手数をお掛けいたしますが何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。 〇〇株式会社営業部 〇〇   [英語メール例] Dear 〇〇, We hope you are doing great. Would you please check if you can shorten the lead time of our orders(PO.1234)? It would be greatly appreciated if we could receive goods around the middle of June. Thank you very much for your support in advance. Thanks and Best Regards, 〇〇 —————————————————————————————————————   英語メールの例では挨拶を済ませたら、前置きやお伺いを立てることなく、すぐに本題に入っていることが分かります。 納期を早めてほしいという希望と、どの位早める必要があるか、上の例文では中心となる内容が簡潔に伝わっています。 むしろ長々と説明をしてしまうと、最も大事な部分を読み飛ばされてしまう可能性もあるので、シンプルに誤解がなく伝わるようにというポイントを心掛けるようにしましょう。 箇条書きの方が分かりやすい場合には、箇条書きでまとめても問題ありません。  

④意思表示ははっきりと

シンプルに簡潔にというポイントにも共通する部分ですが、ビジネス英語を使ってコミュニケーションを取る時は「はい/いいえ」ははっきりと示し自分の立場を明らかにするように心掛けましょう。 全体的な傾向として海外のビジネスコミュニケーションにおいては、聞いていた状況が後で確認すると何の報告もなく変更されていたりします。 そんな時にはしっかりと意思表示をして、冷静に対処することが大事になってきます。 こちらが、なんだかんだ流れで相手に好条件な変更に意思表示をしないでいると、相手はそれを受け入れてくれたんだと理解してしまいます。 こうしたミスコミュニケーションを減らすためにも、海外営業においては口頭で行う約束には注意を払う必要があります。 契約をする際にも書類に残したり、大事な内容はメールでやり取りしたりといった、後々証拠として提供できるものを普段から意識をして集めておくと安心です。  

⑤まず結論を伝える

言語構造的に見ても、日本語が動詞が最も最後に来るのに比べて、英語は主語のすぐ後ろに来ています。 つまり、英語圏では結論を述べた上で理由を付け加えるという文章パターンになれているため、日本人がビジネス英語を使って営業をする際にも、まず結論を伝えるという意識が必要です。 日本語で営業をするときとは、少し流れの構成が変わってくるかもしれませんが、顧客のパターンに合わせて構成も練っておくとより効果的です。  

英語で新規開拓営業メールをするときの構成

上に挙げたポイントを押さえつつ、次は新規開拓営業メールを実際に組み立てていきましょう。 構成もシンプルに、核となる内容が伝わるようにまとめていくのが大切です。

①宛名

名刺をもらったなど、担当者が分かっている場合は名指しをした方がメールを読んでもらえる可能性が高くなります。 もし「関係各位」の様に表現したい場合は「To Whom It May Concern:」を使えば問題ありません。 担当者様としたい時には「Dear Sir」または「Dear Madam」と表現することもできます。

②自己紹介・会社紹介

自分の名前と所属部署、会社に関する簡単な説明をします。

③メールを送った理由・意図

商品の紹介をしたいとか、新製品の見積もりを提案したい、などのあなたがメールを書いている理由を伝えます。

④商品やサービスの紹介

カタログや写真がある場合は一緒に添付をすると、相手も商品をより想像しやすくなるかもしれませんね。

⑤次のアクションに繋げるフレーズ

お客さんが興味を持ってコンタクトを取りたいと思った時にどうしたらいいかを、事前に説明しておくと次のアクションに繋がりやすくなります。

⑥締めのあいさつ

最後まで目を通してくれたお礼をしましょう。

⑦結語

英語のビジネスメールでは日本とは違い、最後に自分の名前の前に1言添える文化がありますので、忘れないように定型文として署名を保存しておくと便利です。  

コピペで使える！新規開拓営業英文メール表現

今すぐコピペして使える英文表現を、メールの流れに沿ってご紹介します。

メール件名例

一般的に利用できる件名をご紹介します。 ビジネスメールの件名の注意点はあまり長すぎないと同時に、スパムメールの様に単語1文字(例：free, special, help)などにしてしまわないことです。 定型文を利用しながら、商品名や見積もり書や契約書の番号などを具体的に記載することで、相手に件名を見るだけで内容を予測してもらうことが可能です。 ・Information regarding 【製品名】(商品に関するお知らせ) ・About our new product you won’t pass on(見逃せない新製品について) ・Announcement: Startup project(お知らせ：新規プロジェクトに関して)

自己紹介・会社紹介

自己紹介と会社紹介も長すぎず、簡潔に伝えられるように意識しましょう。 ・My name is 【名前】 at 【会社名】, and I am in charge of sales.(〇〇会社で営業を担当している〇〇です。) ・We provide clients with 【商品またはサービス】.(顧客に〇〇を提供しています。)

メールを送った意図

続きを読んでもらうためにも、メールの意図を簡潔に伝えます。 ・We would appreciate it if you could get interested in our new product.(是非私たちの新商品をご紹介出来たらと思います。) ・I’m writing this email today because we can help you improve methods of inventory control【貢献できる内容】.(御社の在庫管理改善に私共が貢献できると思い本日メールを差し上げました。)

商品やサービスの紹介

おすすめする商品やサービスのメリットを伝えます。 ・Our new product 【商品名】 will meet your high expectations in terms of~.(新商品〇〇は～の面できっと御社のお役に立つと思います) ・【商品名】 is one of our latest products that we recommend with confidence.(〇〇は私たちが自信を持っておすすめできる新製品です。)

次のアクションに繋げるフレーズ

相手が興味を持ってくれた場合に、次のステップに繋げるためのフレーズをご紹介します。 ・If you have any questions please feel free to contact me.(ご質問などありましたらお気軽にお問い合わせください。) ・I would like to set up an appointment to see you at your convenience.(ご都合の良い日にお会い出来たらと考えております。) ・I would appreciate it if you could spare me about 30 minutes next week.(来週、30分ほどお時間を頂けたら幸いです。)

締めのあいさつ

締めの挨拶は定型で使われる場合が多いので、状況に合わせていくつかストックしておくと便利です。 ・I look forward to hearing from you.(ご返信お待ちしております。) ・Hope we have the opportunity to meet again soon.(またお会いできるのを楽しみにしています。) ・I hope this will be our first opportunity to work together.(ご一緒にお仕事をさせて頂ければ幸いです。)

結語

結語の後ろに自分の名前を書いてメールを締めます。 結語もフォーマルなモノから、カジュアルに使われているものまで沢山ありますが、ビジネスメールでは例に挙げたものを使えば問題ないでしょう。 例）Best regards, Taro Yamada ・Best regards, ・Best wishes, ・Best, ・Regards, ・Sincerely, ・Warm regards, ・With regards, ・Many thanks, ・Warmly, ▼あわせて読みたい 営業メールのコツ！アポイント取得率を上げる具体的な書き方とは？  

まとめ

今回は、新規開拓営業に関する英語表現をご紹介いたしました。 英語でビジネスメールを書いたり商談する時には、日本語を使う時よりも中心となる内容を簡潔にシンプルに伝えることを心掛けましょう。 ビジネス英語の表現は定型文を覚えてしまえば、ある程度対応できてしまう部分も多いです。 何よりも自信を持って進められる商品知識と、商品に関する専門用語の習得に力を入れるのがポイントです。 この記事が参考になりましたら幸いです。 ▼あわせて読みたい 新規開拓営業のコツとは？成約率をアップする方法を商談の3段階ごとに解説！ 営業リストで新規開拓の成果が変わる？営業効率をアップさせるリストの作成方法とおすすめサービス

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