現代のビジネス環境においては、マネジメントの効率と成果を最大化するための優れたツールの活用が不可欠です。 しかし、たくさんあるツールの中から自社にとって最適なものを選択するのは難しく、「せっかくマネジメントツールを導入したけれどあまり変わっていない」という事態に陥ってしまうケースがあるのも事実です。 今回は、そのようなことを避けるためにマネジメントツールを導入するメリットや選ぶポイント、主なマネジメントツールの種類についてご紹介していきます。 ぜひ参考にして、チームの生産性向上につなげてください。

マネジメントツールとは？

マネジメントツールとは、タスクやスケジュールの管理などマネジメント活動を助ける機能を持つソフトウェアやアプリケーション全般を指します。 組織やチームの効率化、タスク管理、情報共有、コミュニケーションの改善などツールによってその機能はさまざまです。 ビジネスの世界は競争が激しさを増しており、組織は効率的でスムーズな運営が求められています。 このような背景により、目的に合ったマネジメントツールを正しく使って効率化を図る必要性があるのです。

マネジメントツール導入のメリット

マネジメントツールを導入することによるメリットはたくさんあります。 無料のオンラインツールから、高機能でカスタマイズ性の高いものまで選択肢が豊富でそれぞれに違った利点があるのです。 さまざまな種類のマネジメントツールの中から組織やチームの規模やニーズによって最適なものを選べば、メリットを十分に活かすことができるでしょう。

メリット①：プロジェクトを効率化できる

マネジメントツールの利用によって、タスクやプロジェクトの管理がしやすくなります。 作業の品質とスピード向上や、タスク漏れなどのミスを防げるようになるでしょう。 進捗状況が目で見てわかるようになるため、マネージャーはメンバーの進行度合いによってタスクの割り振りを考えたり、フォローが必要な部分がわかったりします。 また、納期や期日を意識した作業も可能になります。

メリット②：メンバー間での情報共有が行いやすくなる

マネジメントツールを使えば、チーム全体で同じ情報にアクセスできるようになるため、情報の共有が行いやすくなります。 これまでの部下から上司に報告をするというスタイルでは、情報が伝わるまでに時間がかかってしまうというデメリットがありました。 また、時間がかかると伝言ゲームのように意図しない方向に伝わってしまうリスクも。 マネジメントツールの導入によってスムーズで正確な情報共有が可能になります。

メリット③：コミュニケーションが円滑になる

マネジメントツールを使うと、コミュニケーションの円滑化も期待できます。 誰がどこを担当しているのか、どの程度作業が進んでいるのかというのをその都度確認すると時間がかかってしまい、対応に追われて仕事に遅れが出てしまう可能性があります。 メンバーそれぞれの進捗がわかるので、業務の重複を防げたり、お互いにアドバイスしあったりという協力体制を築きやすくなるでしょう。 コミュニケーションが活発な組織では、モチベーション向上にもつながりやすくなり結果的に組織の成果の最大化が期待できます。

メリット④：データ分析がしやすい

マネジメントツールは、データの集計や分析にも活用ができます。 ツールを活用していくことで進捗状況や作業時間の記録、タスクの優先順位や期限の設定などのさまざまなデータが蓄積されていきます。 これらのデータの分析によって、さらなる効率化や課題の明確化ができるようになるのです。 また、ツールを利用して振り返りをすれば、メンバーが業務の中でどこに難しさを感じているのかがわかり、マネージャーは適切なフォローがしやすくなります。

マネジメントツールを選ぶポイント

マネジメントツールを選ぶ際には、組織やチームのニーズや目的に合った機能、使いやすさやデザイン、セキュリティを考慮するようにしましょう。 また、新たなマネジメントツールを導入するときには、十分なトレーニングや学習の期間を設けることも大切です。 マネジメントツールが適切に導入・活用されれば、組織の生産性の向上やチームの協力体制の強化、成果の最大化につながるでしょう。 また、マネジメントツールを選んだり導入したりするときには、チームメンバーと意見交換を行うのもおすすめです。 目標の共有やそれぞれのニーズの把握につながるうえ、チーム内で話し合ってツールを選択すれば導入後も受け入れられやすくなります。

ポイント①：環境と目的に合っているか

マネジメントツールが自社の環境と目的に合ったものなのかを考えるようにしましょう。 何を目的にマネジメントツールを導入するのかというのをあらかじめ明確にしておくことで、実際に導入したときに思うように使えなかったというミスを減らせます。 たとえば、テレワーク社員が多いのであれば、オンラインミーティングやチャットの使いやすいマネジメントツールを選ぶのが適切です。 反対に、対面で頻繁にやり取りができるような環境であれば、個人へのサポートやフィードバックに重点を置いたマネジメントツールが良いでしょう。

ポイント②：コストパフォーマンスの良さ

マネジメントツールを導入する際、コストパフォーマンスも意識するようにしましょう。 マネジメントツールの料金体系は無料で使えるものや、月額制のもの、機能毎の課金制度のものなどさまざまです。 マネジメントツールはあくまで業務をサポートする目的のものなので、オーバースペックの高額のものを導入することによってかえって業績悪化になってしまう可能性があります。 継続的に使用するとどの程度コストがかかるのか、今後利用するメンバーが増えたときにどうコストが変わるのか、事前にしっかりシミュレーションしておくことが大切です。

ポイント③：操作性・デザインがわかりやすいか

マネジメントツールの使いやすさ、わかりやすいデザインになっているかも事前に確認しておきましょう。 組織の中には、ITツールの取り扱いがあまり得意でないメンバーがいることも考えられます。 操作が複雑だったり、専門性が高かったりというツールでは、一部のメンバーしか利用できず思うように効果が発揮できない可能性があります。 また、メンバーによってマネジメントツールを利用する人、紙で管理する人、Excelで管理する人などで分かれてしまうと情報にズレが生じることも。 そのため、誰でも操作しやすい、わかりやすいデザインになっているものを選ぶのが望ましいです。 使いやすいマネジメントツールを選択できれば、現場にも浸透しやすくなるでしょう。 簡単に扱えるものであれば、操作の学習にかける時間も節約できます。

ポイント④：他のツールやソフトと連携可能か

マネジメントツールはその機能によってさまざまな種類があるため、それぞれのツールでの情報を連携できるようになっていると便利です。 現在特に使っているマネジメントツールがない、新しいマネジメントツールの導入を検討しているという場合は、他のマネジメントツールとの連携のしやすさも考慮するようにしましょう。 すでに会社で導入しているマネジメントツールがある場合、利用しているものと連携できるマネジメントツールを選ぶのがおすすめです。 メンバーが使い慣れているマネジメントツールをより活用できるものを選ぶようにしましょう。

ポイント⑤：メンバーの現状を把握できるか

マネージャーの業務のひとつに、組織のメンバーの精神的なサポートを行うというのも含まれています。 チームで目標を達成するためには業務の進捗だけでなく、メンバーの現状を把握してサポートやフォローをすることも大切です。 メンバーが仕事を抱えすぎてキャパオーバーになっていたり、悩みを抱えてモチベーションが下がっていたりしているような状態では、高い成果を発揮するのは難しいでしょう。 マネジメントツールを活用すれば、タスクの進捗管理などに加えて業務への心理的負担が見えてくることも。 メンバーの現状を把握し、正しくフィードバックが行えるマネジメントツールを選ぶようにしましょう。

マネジメントツールの機能

マネジメントツールはさまざまな種類がありそれぞれ機能が異なります。 さまざまなシステムを持つツールを組み合わせることで、より効率的なプロジェクト管理や業務改善が期待できるでしょう。 ただし、ツールによって機能の範囲や使い方が異なるため、適切なマネジメントツールを選択するために導入前にはよく検討するようにしましょう。 主な機能は以下の通りです。

機能①：進捗管理機能

進捗管理機能は、プロジェクトやタスクの進行状況を追跡するための機能です。 この機能を使用すれば、プロジェクトのスケジュールやタスクの完了状況をリアルタイムで把握できます。 進捗管理機能には、タスクの作業状況や予定と実績の比較、優先順位の設定などが含まれます。 これによって、プロジェクトの進行具合が可視化でき、遅延やリスクを把握できるようになるでしょう。

機能②：情報共有機能

情報共有機能は、チーム内でのコミュニケーションと情報の共有を行いやすくするための機能です。 この機能を使用すれば、プロジェクトに関連するファイル、ドキュメント、メモ、コメントを一元管理できるようになります。 通知機能やコメント機能などを備えているツールであれば、よりリアルタイムなコミュニケーションが可能になるでしょう。

機能③：工数管理機能

工数管理機能は、プロジェクトやタスクの実績時間やリソースの消費状況を追跡するための機能です。 この機能の使用によって、各タスクにかかる時間やリソースの予測、実際の状況を管理できます。 工数管理機能には、作業時間の記録、予算との比較、効率性の評価などが含まれます。 これによって、プロジェクトの進行状況やリソースの使い方の可視化、予算や期日の遵守につながるでしょう。

機能④：業務改善機能

業務改善機能は、プロジェクトや業務の効率性を向上させるための機能です。 この機能の使用によって、業務プロセスの分析や改善点の特定、改善策の提案が可能になります。 具体的な機能としては、ワークフローの可視化、タスクの自動化、改善アイデアの提案やフィードバックの収集などがあります。

マネジメントツールの種類

マネジメントツールには、組織・チームの効率化と成果最大化をサポートするために開発されたさまざまなソフトウェアやアプリケーションが存在しています。 それぞれ異なる目的やニーズに合わせて機能が設計されており、組織やメンバーに合ったツールを選択することが重要です。 ここでは、主なマネジメントツールの種類についてご紹介していきます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、複数のタスクやプロジェクトを管理し、進捗状況を確認するためのツールです。 プロジェクトの目標設定やタスクの割り当て、期限の設定、リソースの管理など、プロジェクト全体を可視化し、業務が効率的に進められるようサポートする役割があります。 進捗の管理が不十分だと、誰がどの作業をしているのか不明であったり、作業の資料がどこに保管されているのか分からなくなったりしてしまうこともあります。 情報がリアルタイムで共有できたり、データを一覧化できたりするので、メンバーがプロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、メンバーやチームのタスクを明確にし、優先順位付けをサポートするツールです。 このツールを導入することで、細かいタスクの明確化、割り当て、期限の設定、進捗の追跡などが簡単に行えるようになります。 現在のタスクを一覧で把握できるので、期限や難易度から優先順位を決めて効率的に作業ができるでしょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、情報共有や協力をしやすい環境を整えてチーム内でのコミュニケーションが円滑になるようサポートするツールです。 これまで組織のコミュニケーションツールというとメールや電話がメインでした。 しかし、リモートワークの普及やさらなる効率化へのニーズからコミュニケーションツールを導入する企業が増えて来ています。 テキストチャットのほか、ビデオ会議やファイル共有などの機能によって、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。 スムーズなコミュニケーションができることによってメンバー同士のやりとりの活発化が期待できるでしょう。

タレントマネジメントツール

タレントマネジメントツールは、組織に所属しているメンバー一人ひとりが持っている能力を可視化し、適切に人材配置ができるようサポートするツールです。 実績や経験、知識、強みなどを個別に登録すると、プロジェクトの特性に合ったメンバーを提案してくれるようなツールもあります。 メンバーの行動の傾向把握や、適切に人材配置ができているかの評価にも利用できます。

ピープルマネジメントツール

ピープルマネジメントツールとは、現場のマネージャーが組織メンバーのパフォーマンス最大化を目的として分析を行うためのツールです。 タレントマネジメントツールと似ていますが目標の管理・評価や日報など、より個人の成長に向き合うためのツールであることが特徴になります。 このツールの導入によって、マネージャーとメンバーがより日常的な距離の近いコミュニケーションが取れるようになり、フィードバックがしやすくなります。

ドキュメント管理ツール

ドキュメント管理ツールは、組織内でのドキュメントやファイルの共有、編集、保存、バージョン管理をサポートするためのツールです。 このツールの導入によって、複数のメンバーが同時にドキュメントの編集を行えたり、バージョンや履歴の管理が簡単に行えたりするようになります。 また、アクセス権の設定や、共有リンクの生成なども可能です。

スケジュール調整ツール

スケジュール調整ツールは、複数の人のスケジュールを管理してミーティングやイベントの予定を立てるためのツールです。 ミーティング参加者のスケジュールをもとに空き時間を自動的に検知、最適な日時を提案するなど効率的なスケジュール調整をサポートします。 日程決めや詳細の周知など、これまで時間のかかっていたスケジュール調整の工程をスムーズに行えるようになります。

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールは、業務を行うにあたって有益となる知識や情報をメンバーで共有するためのツールです。 これまでの組織では経験や知識が豊富なベテランスタッフに業務が集中したり、情報の共有がうまくいっていなかったりということが起こりがちでした。 しかし、このツールを利用すれば組織のメンバー全員に効率的に情報共有ができるようになります。 ナレッジマネジメントツールの中にも、社内でよくある質問などをまとめるヘルプデスク型、業務の手順を確認できる業務プロセス型、優秀なスタッフの行動や思考を共有するベストプラクティス共有型などさまざまな種類があります。

タイムトラッキングツール

タイムトラッキングツールは、作業時間の記録や時間の管理をサポートするためのツールです。 このツールの導入によって、個人の作業時間の可視化やプロジェクトのタイムマネジメントに役立ちます。 作業時間の追跡やレポートの作成によって、効率改善のための分析も行えるようになるでしょう。

まとめ：マネジメントツールを活用して業務の効率化をしよう

マネジメントツールは現代のビジネス環境において、業務の効率化の重要な鍵を握ります。 マネジメントツールの導入によってタスク管理や情報共有、コミュニケーションの円滑化などさまざまな側面からビジネスの成功をサポートしてくれるでしょう。 今、組織にはどんなツールが必要なのか目的とニーズを明確にしたうえで、たくさんあるマネジメントツールの中から最適なものを選ぶことが大切です。 マネジメントツールを活用して、より効果的な組織運営を実現させましょう。 BIZMAPSは、BtoBに完全特化した営業支援サービスを手掛けている国内最大の企業データプラットフォームです。 170万件を超える企業データを閲覧できるほか、会員登録で月100件までダウンロードが可能。 企業データは5,000を超えるオリジナルタグで検索できるので、自社にとって本当に有益な情報が手に入ります。 月100件を超える場合は、有料プランも活用できます。リスト1件当たり4.98円～と使いやすい価格設定です。 マネジメントツールを利用して業務の効率化をしたら、情報収集を行うのもおすすめです。 ぜひ、気軽にご利用ください。 ▼マネジメントに役立つ情報はこちらの記事でも紹介しています！ マネジメントにおけるプレイヤーとマネージャーとの違いとは？管理職になる人へ向けたアドバイス！ マネジメント課題の解決方法とは？HRスキルの解説で課題克服へのアプローチを！ プロセスマネジメントの必要性とは？正しい導入方法を解説 【管理職必読！】経営やマネジメントに関する用語

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