プロセスマネジメントの必要性とは？

数あるマネジメント手法の中の一つである、プロセスマネジメントは、最大限の成果を求め結果に到達するまでの業務プロセスを分析して管理することを示します。 仕事はただこなせば良いというわけではありません。プロセスマネジメントは、1つの業務の中で適切な改善策を見つけ、より良い結果を導くためのマネジメント手法です。プロセスマネジメントを導入することで、業務の内容をタスク別に細かく分解できるので業務のプロセスが明確になります。明確になれば、はっきりと改善すべき点が分かるので効率化にもつながります。 一見、どの企業にも必要なマネジメント手法に思えるかもしれませんが、じつはプロセスマネジメントが適用できる業務は限られています。特にプロセスマネジメントが最適なのは、営業や人事採用など、同じプロセスを繰り返す定型業務に最適です。 プロセスマネジメント以外にも、マネジメントは多くあります。本格的にマネジメントを理解し学びたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。 「マネジメント」の意味は？役割や課題・スキルアップを徹底解説！

プロセスマネジメントの必要性を解説

細かに業務のプロセスを明確にするプロセスマネジメントは、一見、手間がかかり面倒なイメージがあるかもしれません。 しかし、現代社会における企業は、人のスキルに依存しがちなところがあります。人の能力や生産性には限界がありますが、業務プロセスを改善することで生産性が向上する可能性があります。結果だけに注目する現代社会では、人を取り換えれば良いという考えを持ったり、代わりで補おうとする節があるので、根本的な解決には至りません。 結果ではなく、業務プロセスに注目するプロセスマネジメントは、業務改善に注目して進行するので早期改善と生産性の向上が実現できる素晴らしいマネジメント手法です。

プロセスマネジメントを導入するメリットとデメリット

プロセスマネジメントを企業が実行する上で、やるからには得られるメリットを明確に知りたいと思います。メリットを把握することで、プロセスマネジメントの魅力や必要性を感じていただけるのと同時に、導入する事での全体のイメージがつかみやすいと思います。同じようにデメリットを把握することも大事です。デメリットを把握することで、失敗例を少なくすることができます。メリットデメリットをしっかりとチェックしましょう。

プロセスマネジメントのメリット

【業務プロセスが可視化される】 プロセスマネジメントは業務の改善を目的とするため、業務の見直しが必須になります。つまり、普段、業務がどのような手順で進められているか、明確にするためフローチャートなど図解してまとめます。すると、流れで行っていた業務が目視できる状態になるので、担当者だけが把握していた内容が分かりやすくなり、他の担当者でも理解できるようになります。そうすることで、業務の担当も綺麗に振り分けられるだけではなく、誰が何を担当しているかが分かるので、コミュニケーションや連携も取りやすくなります。 【属人化を防ぎ標準化へ導く】 「属人化」とは聞きなれない単語かもしれませんが、一定の担当者しか業務内容を理解していない状態を指します。これは多くの企業を悩ませている問題点でもありますが、属人化が進むと固定の担当者以外の人間が業務を代行することが不可能になるので、固定の担当者が退職すると業務が滞ってしまいます。業務が滞ってしまえば、自社だけではなくお客様にも多大な迷惑が掛かることにつながります。 プロセスマネジメントを導入すれば、1つの業務の内容が明確になり、作業手順などもフローチャート式で把握できるので、属人化を防ぎ、誰でも担当できる標準化になります。 【業務の進捗状況の把握】 1つの業務がどこまで進んでいるのかは、確認がし辛い点でもあります。部下に頼んだ業務がどのように進んでいるのか把握できないと、上司は心配になり他の仕事にも支障をきたすかもしれません。プロセスマネジメントは、業務を1プロセスごとに管理を行うので、業務の進行状況も明確化されます。進捗状況が把握できれば、詰まった点や課題を早期に発見でき改善対策を取ることができます。

プロセスマネジメントのデメリット

【プロセスマネジメントは手間と時間が掛かる】 1つの業務の流れや問題点を把握し、改善に導くプロセスマネジメントは容易ではありません。どう改善すべきか？最適なマネジメントとは？と考え、最初に「設計」と「モデル化」を行います。また、チームや組織全体でプロセスを決定していく必要があるため、実際にプロセスマネジメントが成功し実行できるまで多くの時間を費やします。 【継続的に改善が必要になる】 プロセスマネジメントで業務の改善が成されることは喜ばしい事ですが、1回の改善がすべてではありません。気を抜くと、改善前の状態に戻るだけではなく、属人化が進んでしまうことにもなりかねません。新たな業務が加わったり、新入社員が入社したり、問題点が浮き上がったりと、日々動く企業の状況により組織全体で継続的な改善に取り組む必要があります。継続的にプロセスマネジメントを行い、最終的にプロセスマネジメントが企業の改善項目として浸透されれば理想的です。

プロセスマネジメントを始めよう！

プロセスマネジメントの内容や、メリット、デメリットを把握できたところで、実際にプロセスマネジメントの始め方を解説いたします。プロセスマネジメントを始める上で必ず抑えなければならない必須項目は以下の通りです。 1.設計：業務の洗い出し 2.モデル化：作業手順書・フローチャートなど 3.目標：プロセスごとの目標値 4.実行：プロセスを稼働 5.監視：プロセスの実行を見守り 6.最適化：改善を加え完成 表題に沿って内容を細かく見ていきましょう。

1.設計：業務の洗い出し

プロセスマネジメントの中で、一番最初の取り組みになります。まずは現場に足を運び観察しながら、各担当者へヒアリングをするなどして、業務プロセスを細かに書き出していきます。 この時に注意したいのが、担当者の属人化による不明確な部分です。個々の担当者しか分からない内容は、プロセスの明確化が難しいため、担当者とのコミュニケーションを深めていきながらプロセスを明確にすることが大切です。業務のゴールや担当者の役割分担、納期や現在の品質、発生しうるリスクなどを明確にすることで、業務の最適化や成功条件が可視化されます。

2.モデル化：作業手順書・フローチャートなど

業務の確認が完了したら、明確になったプロセス内容を実際に表にしていきます。作業手順書やフローチャートにして作成することが望ましいのですが、念頭に置きたいのは「誰が見ても把握できるように、わかりやすく」を意識することです。 プロセスマネジメントは、業務や組織全体を見通し、誰もが分かるよう明確化することが目的です。個人にしかわからない情報をモデル化しても意味が無いので、第三者が理解できる内容でモデル化を行いましょう。

3．目標：プロセスごとの目標値

フローチャートや作業手順書を作成し終えたら、それぞれの業務プロセスごとに目標値を設定しましょう。作業の中で特に優先すべきことも分かりやすくなりますし、何より、社員に目標を持たせることで、モチベーションUPにもつながります。モチベーションの向上につなげるためにも、無理のない目標を設定することが大切です。何より、目標値を設定することで、業務の生産性を目で確認できるのでおすすめです。

4．実行：プロセスを稼働

1〜3で構成した業務フローを使用し、実際にプロセスに従いながら業務を行います。どんな工程でも、実際に実行しないと本当に内容が最適なのかが分かりません。また、最初は通常行っていた業務からプロセスマネジメントを行い、業務プロセス自体が変わっているため手順を誤ってしまったりなどのトラブルも多く発生します。そのため、最初は試運転として何が起こってもリカバリーができるようフォロー体制を厚くしましょう。

5.監視：プロセスの実行を見守り

プロセスマネジメントを基に実行している業務プロセスをリアルタイムで見守ります。業務の進行が問題なく行えているか、パフォーマンスが向上したかなど、実際に行われている業務を見ながらチェックしていきます。もちろん、最初から全てが上手くいくわけではありません。問題点や改善点が見えた時は細かにチェックし、後々のプロセスマネジメントを行う上での改善点としましょう。

6．最適化：改善を加え完成

プロセスマネジメントを完了させるために重要なのが「最適化」です。実際に作成して実行した内容を基に、再度、業務プロセスにおける改善点を探します。この時に特に意識したいのが業務の流れの中で停滞をもたらす部分です。業務が停滞すれば全ての業務に支障をきたすだけではなく、無駄な時間だけが過ぎていきます。時間をうまく使い、業務を向上させ生産性を上げるのがプロセスマネジメントにおける目的のため、業務の支障をきたす部分は特に念入りにチェックをし改善を行いましょう。

プロセスマネジメントを成功させる秘訣

プロセスマネジメントをする上で、もっとも怖いのが失敗することです。プロセスマネジメントは多大な時間を要するため、失敗すれば大きな損失ともなります。また、業務改善が成されないまま生産性の向上にもつながりません。 本当にプロセスマネジメントで業務を改善し、生産性を向上したいと考えるならば、プロセスマネジメントは必須と言えます。確実にプロセスマネジメントを成功させるためにも、成功させるポイントをしっかりと捉え、プロセスマネジメントに臨みましょう。

プロセスマネジメントは業務標準化を目指す

先に解説した、プロセスマネジメントを行う工程の中で、一番の要となるのが「モデル化」です。今までの業務をプロセスマネジメントを行うことで改善し、可視化からさらに標準化にするため必須項目と言えます。モデル化をおろそかにしてしまうと、目的がブレてしまいパフォーマンス向上が実施できなくなります。 企業全体の基準となるモデルプロセスを確立させたうえでプロセスマネジメントを進めることを特に意識してください。

完璧を意識してはいけません

プロセスマネジメントで大切なのは「完璧を目指さない」ことです。意外かもしれませんが、最初から生産性向上のためにと完璧を目指してしまい、実際に稼働する標準的な業務プロセスが決まらないことが多くあります。また、完璧を目指し、逆に社員の多大な負担になることもあります。 プロセスマネジメントは改善に改善を重ね、継続的に行っていくので最初から神経質になりすぎず気持ちを楽にして取り組むことが大切です。

継続は力なり！

たった一度で完結するプロセスマネジメントはありません。逆に言うなら、改善を継続して行うことで初めてプロセスマネジメントと呼べます。負担になることも多くあるかと思いますが、定期的に業務プロセスを見直し改善点を確認することが大切です。 また、改善点に関しては現場の担当者とディスカッションし、少しずつ改善を行うというのもおすすめです。ほんの一歩でも改善の見込みがあれば、プロセスマネジメントを行う意味があります。コツコツと取り組むことが大切です。

プロセスマネジメントの失敗例

プロセスマネジメントは企業全体を通して業務を改善させるために行うものです。そのため、組織のみの単独で行うプロセスマネジメントは失敗する傾向にあります。また、なかなか結果が出ないことに焦り、課題解決のために細かに結果を追いかけてしまう場合があります。 課題解決は大切な要素の一つですが、そのために仕事が増えてしまったら意味がありません。業務プロセスを改善することは、企業全体の利益にもつながります。生産性の向上を実現させるためにも、現場だけに任せるのではなく企業全体で取り組む姿勢が必要です。

プロセスマネジメント成功のためにコミュニケーションを大切にしよう

プロセスマネジメントを成功させることも大切ですが、もっともプロセスマネジメントの効果を高める秘訣は社員とのコミュニケーションと言っても過言ではありません。 プロセスマネジメントは業務改善を行い、生産性を向上させるためのものですが、業務プロセスを行うのは自社の社員です。しっかりと信頼関係を構築しないと、モチベーションや生産性の向上につなげることは困難です。 また、無理なプロセスマネジメントはモチベーション低下にもつながります、社員の声に耳を傾け、業務フローに活かすことも大切です。

プロセスマネジメントを継続化し、常に生産性向上を目指そう！

プロセスマネジメントについて解説してきました。数あるマネジメントの中でも、プロセスマネジメントは企業の業務改善において行うべき手法であることが分かっていただけたかと思います。限られた就業時間の中で、最大のパフォーマンスを行うためにも、業務内容の見直しや改善は企業にとって重要と言えるべき内容です。 プロセスマネジメントは、定型業務やルーティン業務にもっとも友好的です。その業務の中には営業も含まれており、営業の課題となることが多いのが良質な営業リストの作成です。どうしても時間が掛かってしまう業務は、外注に依頼するのもおすすめです。 170万を超える企業データから精度の高い企業リストの作成が可能なBIZMAPSは、改善策の一つとして見込むのもおすすめです。リストの作成だけでなく各種営業支援も可能です。 会員登録するだけで、月100件まで無料で企業データをダウンロードできるので、気軽に試せるのもメリットの一つです。 データ分析や営業リストを作る手間と時間が省ければ、それだけでも生産性は向上します。ぜひ利用してみてください！ ▼マネジメントに役立つ情報はこちらの記事でも紹介しています！ マネジメントサイクルとは？その種類や効果を徹底解説！ マネジメント本おすすめ18選！初心者向け～名著まで幅広くご紹介！ マネジメント能力とは？不可欠なスキルや身につけるポイントを解説 リーダーシップとマネジメントの4つの違いとは？必要なスキルも紹介 ピープルマネジメントとは？その効果や成功のポイントを解説！

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