営業の新規取引を目指すDMを出す場合に添える送付状は、本題に入ってもらうための非常に大切な役目を持っています。 DMの内容自体が大事だからといいかげんな送付状を添えたり、そもそも送付状を添えなかったりすると、新規営業はうまく進まないおそれ恐れがあります。 決して形式的なものだと適当に流すのではなく、きちんと丁寧に書きましょう。 今回の記事では、新規開拓営業のDMに添える送付状の基本、および効果的な書き方を解説します。 今後、新規営業DMを出す際の参考にしてください。

新規営業DMに送付状が必要な理由とは？

新規営業DMに送付状添えるのは、イメージ的には営業が客先を訪問した際の冒頭の挨拶と同じです。 そのため、端的に言えば「折り目正しく」「どういった目的の」「何が書かれている」DMなのかを伝えなければなりません。 そういう送付状が必要な理由は、主に以下のふたつです。 ●警戒させないため ●内容に関心を惹くため それぞれを詳しく見ていきましょう。  

警戒させないため

誰しも未知の送り主からのDMは、警戒してかかるのが当然です。 しかしその警戒心が持続すれば、目を通しても内容は入って行かないでしょう。 訪れた営業が挨拶もないまま、いきなり商材を買ってくれと言われても、警戒して誰も話を聞いてくれないものです。 それと同じで、挨拶にあたる送付状がなければ、DMはそのままゴミ箱直行になる可能性があります。 DMの中でどれだけ素晴らしいサービスを紹介していたとしても、読まれなければ絵に描いたモチです。 まずは折り目正しい挨拶をして信用してもらうことで、先方を警戒させないようにする役目が送付状にあります。 良い印象を冒頭に与えて、営業の成約率を高めましょう。  

内容に関心を惹くため

警戒心を説いた後に送付状における簡潔な説明で、DMの中に記載されている内容に関心を惹くことができると、スムーズにDMという本題に進んでもらえます。 そのため、送付状で「どういった目的の」「何が書かれている」DMなのかを簡潔に伝えなければなりません。  

新規営業DM送付状の基本ポイント

新規営業DMに添える送付状の基本的なポイントは以下の4つです。 ●一般的な形式に沿って書く ●ベネフィットを伝える ●簡潔さを意識する ●決して売り込まない それぞれを解説しましょう。  

一般的な形式に沿って書く

一般的な形式に沿って書かれていると、常識的で丁寧な印象を醸し出し、「警戒させないため」に役立ちます。 以下が送付状の一般的な形式です。

白地に黒文字が基本

白地の用紙に黒文字が、もっとも正統派の印象を与え、かつ読みやすくなります。 どうしても色柄付きの用紙にしたい場合は、柄が文字にかかって読みづらくならないようにしましょう。

文字のフォントは明朝体かゴシック体・大きさは11～12ポイント

フォントは気をてらわずに、定番的で読みやすいものにしたほうが賢明です。 また、誰が読んでも読みやすいように最低でも11～12ポイントにしましょう。 ちなみに明朝体は、格調高い感じや誠実な感じを出したい時に向いています。 ゴシック体は、親しみやすさや明るい感じを出したい場合に向いているでしょう。

封書の中身の一番上にセットする

送付状は冒頭の挨拶としての役割があるので、封書の中身の一番上にセットしておきましょう。 訪問営業と同じで「挨拶（送付状）」「商品説明（セールスレター）」「クロージング（申込書）」の順番にするのです。 送付状は印刷でもマナー違反にはなりませんが、手書きであればより丁寧な印象を与える効果があります。  

ベネフィットを伝える

同封のDMが先方の課題を解決する内容であるという「ベネフィット」を先に伝えて、少しだけ美味しい部分を見せると「内容に関心を惹くため」に役立ちます。 誰しも関心を惹かれないと、先を読んでくれません。 ぜひ中身が見たいと思されるように、送付状の中に商材の一番インパクトがある部分を盛り込んでおきましょう。  

簡潔さを意識する

送付状はできるだけ、簡潔にまとめましょう。 長々と書かれている送付状は、読まれずに捨てられるおそれがあります。 読むのに手間がかかりそうな書類は、多くの人にとってなかなか読む気にならないものです。 DMの内容を伝えようと長々と書いてしまうと、強調したい点もうまく伝わりません。 そのため、送付状はさらっと読んで内容がわかるような、簡潔にまとめられた書き方が求められます。  

決して売り込まない

送付状は先方にとって、未知の相手からのDMに関心を持ってもらうのが目的です。 そのため、送付状の段階では自社商品やサービスの紹介はしても、決して売り込みをしてはいけません。 取っ掛かりからあからさまにに売り込みをすると、やはり警戒心を持たせてしまいます。 そうではなく、先方の課題や悩みを解決、改善できることをアピールしましょう。 そうすることにより、売り込みのイメージを避けることが可能です。  

送付状の基本的な書き方と文例

企業によって送付状に記載される詳細は異なりますが、記載項目は同じです。 送付状の基本的な記載項目は以下のとおりです。 ●日付：DMを郵送する日付 ●宛名：DMを発送する企業名 ●差出人名：企業の担当者名 ●タイトル：DMの目的がわかる見出し ●頭語：「拝啓」などの冒頭で使用する言葉 ●挨拶：本文の最初の挨拶 ●本文：DMの目的を伝える内容 ●結語：頭語に対応する結びの言葉 ●記書き：DMに封入する書類の箇条書き ●備考：補足説明がある場合に使用 ●以上：送付状の末尾に記入する言葉  

送付状の基本的な書き方

ビジネスマナーをきちんとわきまえた上で、送付状を添えるのが原則です。 ここでは基本的な書式とマナーを紹介します。 まず「縦書き」ではなく、ビジネスでは一般的な「横書き」で送付状を書きましょう。 送付状も立派な書状なので、きちんとした文章で書かなくてはなりません。 一番上に、送り先の企業名と部署名、担当者名を左詰にて記載します。 次に、自社の連絡先と社名、部署名、担当者名を記載します。そして、下の行の中央にタイトルを書き、DMの目的を明確にしておきましょう。 定型的な挨拶で始め、行を改めて本文に入ります。 「恐縮ではございますが」などの言葉を入れる事で、先方に突然な送付でご迷惑をかけているという意を表せます。 送付の目的を記載した後には、「なにとぞご検討頂けますようお願い申し上げます」などの言葉を加え、取引や購入の検討を促しましょう。 続けて、「万が一、ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ」という言葉を添えると、先方が気になった場合に連絡を取りやすくなります。 最後に丁寧な締めくくりの言葉を添え、文書を綺麗に終わらせましょう。 本文の後に必要なのが、内容物の名称と部数を明記することです。  

新規営業DMの送付状の文例

以下は新規取引をお願いするDMの送付状の文例です。

令和X年XX月XX日

株式会社〇〇〇〇〇〇 営業本部長　〇〇〇〇様

〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇〇市〇〇〇町X-XX-XXX 〇〇〇〇〇〇〇〇株式会社 TEL：XXX-XXX-XXXX 営業部長　〇〇〇〇〇

資料送付のご案内

拝啓　時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、此の度突然のお願いにて大変恐縮ではございますが、貴社に弊社と新規お取引を願いたく、本状を差し上げる次第でございます。 弊社は創業XX年で、一貫して〇〇〇〇を専門としています。 かねてから〇〇〇〇エリアで新規のお取引を広げたい所存でございました。 此の度、ご当地において〇〇〇〇を取り扱っておられる貴社のことを知るにあたり、弊社の〇〇〇〇〇サービスが非常に適していることを確信いたしました。 おそらく弊社のサービスをご利用いただければ、貴社の〇〇〇の〇〇〇効率が飛躍的に改善する効果が期待できます。 つきましては、ぜひとも弊社のサービスの概要をお知らせいたしたく、ここに謹んで資料を送付させていただく次第でございます。 下記のとおり、弊社の会社案内と〇〇〇〇〇サービスの資料等を同封させていただきましたので、なにとぞよろしくご検討頂けますようお願い申し上げます。 万が一、ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。 略儀ながら書面をもちましてお願い申し上げます。

敬具

記

同封書類 会社案内　　　　　　　　　　1通 〇〇〇〇〇サービス資料　　　1通 ご利用お申込み書　　　　　　1通

以上

 

効果的な新規営業DM送付状の書き方のコツ

基本的な新規営業DM送付状の書き方を紹介しましたが、ここでは応用編として効果的な送付状の書き方の、以下のような4つのコツを紹介します。 ●タイトルでつかむ ●旬の感じを出す ●特別感・限定感を出す ●個人に宛てているように書く  

タイトルでつかむ

タイトルには、一般的によく使用される「新規お取引のお願い」「資料送付のご案内」などでもまったく問題ありません。 しかし、先方が送付状をしっかり読み進める確率を高める方法があります。 それは、タイトルに先方が課題としている内容を盛り込むことです。 あらかじめ企業リサーチによって察知した企業の課題、つまりニーズの元を含んだタイトルにしましょう。 例としては以下のようなものです。 「〇〇〇導入を検討する企業様に〇〇〇見本送付のご案内」 「〇〇〇をお探しの企業様に新〇〇〇のご紹介」 「〇〇改善を目指す人事担当者様に〇〇〇カタログ送付のご案内」 「〇〇課題に取り組む経理担当者様へ」 読む人が気になっているテーマに関するタイトルであれば、送付状を読むメリットを感じてもらえる可能性があります。 先方の課題と自社商材の強みから、もっとも伝えたいポイントを考えましょう。  

旬の感じを出す

季節感を送付状に盛り込んで旬の感じを出すことも効果的です。 今しか手に入らない情報という、限定的な印象を与えられるからです。 送付状の「挨拶」の部分にさらりと季節を取り入れるとよいでしょう。 例えば以下のような書き方です。 「拝啓　仲春の候　貴社におかれましてはますますご清栄のことと存じます」 「拝啓　立冬のみぎり　貴社におかれましては一層ご隆盛のことと存じます」 また、以下の例文のように少し季節感を補強する言葉を添えることで、より丁寧で旬の感じも強まって効果的でしょう。 「拝啓　梅の香漂う春暖の候　貴社におかれましてはますますご清祥のことと存じます」 「拝啓　秋晴れ心地よい初秋の頃　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます」 「拝啓　師走を迎え　貴社におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます」 以下の表は挨拶文で使用できる季語をまとめたものです。「候」は「頃」や「みぎり」に置き換えることができます。 送付状を書く場合の、旬の感じを出す挨拶文の参考にしてください。  

特別感・限定感を出す

人は誰しも、選ばれる感じや特別待遇が嬉しいものです。 本文において「あなただけ特別に」と思わせる限定感を演出すると反応率が向上するでしょう。 以下のような表現を盛り込むことで、特別感や限定感を醸し出せます。 ●特別オファー ●限定キャンペーン ●貴社だけの特別価格 ●〇〇様（先方の担当者名や企業名）だけの限定価格  

個人に宛てているように書く

敬意を払う文章であることは大前提ですが、事務的な書き方になってはいけません。 形式ばった書き方であれば、特に相手を選ばずに送っているDMのような印象を与え、結果的に冷たい印象を与えるからです。 むしろ「ひとりの個人」にあてた手紙のように書きましょう。 調べておいた担当者名を文中に入れ込み、呼びかけるなどで個人に宛てているような演出によってDMの反応率がアップします。  

新規営業DMの成功率を高めるテクニック

ここまでは新規営業DMの送付状の効果的な書き方を解説しました。 最後に参考として、新規営業DMの成功率を高めるためのテクニックを紹介します。 そのテクニックとは以下の2つです。 ●DMの発送前後に電話を入れる ●DMは複数回発送する 個別に解説しましょう。  

DMの発送前後に電話を入れる

営業DMは、多くの場合読まれずにゴミ箱行きとなります。 しかし、礼儀正しくDMを発送する断りを入れたり、発送後にフォロー電話をかけたりすることで内容に興味を持ってもらえる確率が高くなるからです。 まずはDMを送る前に、許可を取りましょう。 「弊社からお知らせを送らせて頂きたいのですが、ご迷惑ではないでしょうか？」 そう伝えておけば律儀な会社のイメージを持ってもらえると同時に、他のDMの束に埋没させずにプックアップしてもらいやすくなります。 次にDMの郵送後には、以下のように電話で伝えましょう。 「お送りした資料の中で何か不明点がございましたら、ご説明させて頂きます」 もし「お送りさせて頂いた資料をご覧いただけましたでしょうか？」では「まだ読んでいない」で会話が終わってしまいます。 先方がDMの内容に興味を惹くような語り口を心掛けましょう。 ▼あわせて読みたい 【新規営業電話かけ方のコツ17選】アポ取りに成功する電話営業とは？  

DMは複数回発送する

DMは1回だけでなく2回以上は送るようにしましょう。 反応がない場合、他のDMに埋もれてしまって読まれていない可能性があるからです。 また1回めにDMを送ったタイミングでは、先方はその商材を必要としていなくても、別のタイミングで送った際には、必要としている状況に変化している場合も考えられます。 最初のDMが不発であっても、それでリストから除いてしまわずにDMを複数回送りましょう。  

新規営業 送付状のまとめ

営業の新規取引を目指すDMに添える送付状について掘り下げて解説しました。 送付状は、DMに関心を持ってもらうきっかけとなる重要な「挨拶」です。 決して売り込まず、しかし先方が気になるようなベネフィットを盛り込むことで、DM内容の受け入れ態勢ができます。 ここで紹介した効果的な書き方やテクニックを、今後新規営業DMを出す際の参考にしてください。 ▼あわせて読みたい 新規開拓営業4つの手法とコツとは？ウィズコロナに最適な方法も紹介 新規営業は飛び込み営業から脱却すべし！ウィズコロナ時代の営業スタイルに必要な2つの軸とは？

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