業務を効率化し、一人ひとりが快適に仕事ができる環境を整えたいとき、情報共有ツールの導入がおすすめです。 情報共有ツールは、業務効率化のための様々な機能があり、サービスによって機能や特徴、料金システムなどが異なります。 本記事では自社のニーズに合うサービスを探すためのポイントや選び方、おすすめのツールなどをご紹介。 情報共有ツールの導入を検討している企業の担当者の方は是非、この情報を参考にしてみてください！

情報共有ツール導入の意義

情報共有ツールとは、社員間の情報共有を円滑にするためのツール。 リアルタイムで情報を共有することによって、業務効率化を図ったり、タスクや進捗状況を共有することでミスを防いだりできるのが、情報共有ツール導入の意義と言えるでしょう。 さらに、様々な情報を一元管理することによって、情報の整理が容易になり、リモートワークを含む多様な働き方に対応できるといったメリットもあります。 情報共有ツールには、無料のものから有料のものまであり、サービスによって使える機能や料金形態などが異なります。料金や機能、運用・操作方法などをよく比較検討して、自社に合うサービスを探しましょう！ 情報共有不足のリスクについてはこちらの記事で解説しています。 情報共有をしない上司の傾向と部署が抱えるリスクとは？対処法も解説

情報共有ツールの種類

情報共有ツールの種類は、大きく分けて5種類。 最近では複合型のサービスや、有料オプションの利用によって複数の機能を兼ね備えたツールにカスタマイズ可能なサービスも登場しています。 まずはそれぞれの特徴を知り、自社に必要な機能は何か、どの部分に重点を置くかなどを検討してみましょう。

社内SNS

社内SNSは、FacebookをはじめとするSNSの社内版と考えると分かりやすいかと思います。 文字によるチャットやビデオチャットなどの機能があります。グループ機能があるため、全社向け、プロジェクトメンバー向けなど、送信先を選んで情報伝達することも可能。 ビデオチャット機能でテレビ会議をしたり、気軽な雑談ルームとして社員同士のコミュニケーションを促進したり、幅広いシーンで活用可能です。

ストレージツール

ストレージツールは、文書や画像・動画ファイルなどを保存するための情報共有ツール。オンラインでの利用が可能なので外出先でも利用でき、容量の大きいファイルも簡単に格納できるというのも特徴です。 また、セキュリティ対策も充実しているため、データ管理に不安を抱えている企業にも最適。バックアップ機能もあり、重要なデータを保管するための場所として導入している企業もあります。

社内Wiki

Wikipediaの社内版と考えると分かりやすいです。 業務に必要な知識やノウハウなどのナレッジ、議事録、メンバーのプロフィールなどの情報を社内のメンバーで随時更新。 新入社員や中途入社の社員でも、社内Wikiを見れば情報を把握できるので、社内教育の時間を短縮できるのも大きな魅力です。 また、業務の引継ぎの際にも活用可能。社内の誰もが見られる環境を整えることが重要なポイントです。

業務管理ツール

業務管理ツールは、主に仕事の進捗情報を報告・連絡・相談するためのツール。 プロジェクトの進行具合やタスクなどを、誰でも可視化できるようにすれば、業務効率が向上しますよね。 営業職をはじめ、外に出ていることが多い職種にとって、社内の人との業務連携に便利なツールです。

グループウェア

グループウェアは、すでにご紹介したツールの複合型です。 業務効率を上げることを目的としていて、1つのツールで様々な情報の管理が可能。一緒に働く社員同士がお互いのスケジュールを確認できるというのも魅力です。 社内データの管理、スケジュール管理、タスク管理など、多くの機能が1つにまとまっているので、複数の情報共有ツールを利用するよりも導入の手間を省くことができます。

情報共有ツールを選ぶポイント

情報共有ツールを選ぶ際のポイントを3つご紹介します。 最近では多くの情報共有ツールがありますので、どのサービスが自社に合っているのか、必要・不要な機能は何か、などを整理しながら選定するのが重要。 導入後のミスマッチを防ぐためにも、情報共有ツール選定のポイントを把握しておきましょう。

機能

情報共有ツールを導入するにあたり、どのような機能が欲しいのかを考えてみてください。 例えば、 ・社内のコミュニケーション ・データの共有 ・情報の伝え漏れ防止　 業務効率を低下させている原因は何なのか、何を改善すれば効率が良いのかを明らかにすることで、必要なツールの機能が見えてきます。 情報共有ツールの機能が多いほど便利な気がするものですが、機能の数が増えるほど料金が高くなることもあります。 無駄なコストをかけないためにも、自社にとって重視すべき機能とそうでない機能とを明確にしましょう。

利用規模

情報共有ツールを導入する際は、利用規模を明らかにしておきましょう。 法人向けの情報共有ツールは有料版が多く、料金は利用者の人数によって変わるのが一般的。基本的には全社員を対象として利用人数を計上します。 しかし費用を気にするあまり利用規模を限定しすぎてしまうと、情報共有のメリットを享受できない事態にもなりかねませんので、有効な利用規模を検討しておきましょう。

使いやすさ

導入後に自社の社員が使いこなせるかどうかも考えてみましょう。 いざ利用を開始しても、操作が複雑で使いこなせなかったり、レクチャーのために時間を取られてしまったりしては元も子もありません。 年配のスタッフやパソコンが不得手なスタッフが多い場合には、シンプルで操作が簡単なルーツを選ぶようにしましょう。 実際に触ってみることで分かることも多いので、無料トライアルの利用を検討すると良いですね。

情報共有ツールおすすめ10選！

おすすめの情報共有ツール10選をご紹介します！ 記事前半でご紹介した、情報共有ツールの種類に合わせてカテゴリー分けして、それぞれのツールの機能や特徴、無料トライアルの有無などの情報を一覧にしました。 情報共有ツールを導入する目的や運用方法、期待する効果などを総合的に考えながら見ていきましょう。

社内SNS

【Chatwork（チャットワーク）】 テキストチャット、音声・ビデオ通話、ファイル共有、タスク管理といった機能がある情報共有ツール。「銀行レベル」のセキュリティ対策で、大切な情報も安心して送受信できます。 受信したデータは、ダウンロードしなくてもプレビューで表示できるのが特徴。 パソコン・スマホの両方からアクセスできます！ 法人向けの「ビジネスプラン」は、1カ月間の無料トライアルも可能です。 →詳しくはこちら 【Slack（スラック）】 チャットワークに匹敵する知名度を誇るサービス。世界中で利用され、使い勝手の良さが評価されています。 「チャンネル」によって、プロジェクトごとにチームに分けできる機能があり、会話やファイルなどを集約することで、業務のスピード向上を目指します。 チャットや音声・ビデオ通話などの機能のほか、作業に集中しやすくするための通知設定も可能。 →詳しくはこちら

ストレージツール

【DropBox Business（ドロップボックス　ビジネス）】 ユーザー数が数百万人の、個人でも法人でも利用できるストレージツール。法人向けに複数のプランがあり、プランによって使える機能が異なります。自社に合った使い方ができそうですよね。 ドキュメントのほか、webのショートカットなどの保存ができるのが特徴。また、Slackやzoomなどのツールとの連携ができるのも便利です。 無料トライアル期間もあり、いつでも解約ができるのも安心です。 →詳しくはこちら 【box（ボックス）】 世界中で多くの業種や部門で利用されているクラウドストレージ。4種類のプランから選ぶことができます。 社内外、デバイスといった環境による制限が少ないのが特徴。 セキュリティのレベルが高く、アクセスログの記録で情報漏洩の早期発見ができるなど、機密情報を多く使う企業にもおすすめの設計です。 →詳しくはこちら

社内Wiki

【Stock（ストック）】 データの保管はもちろん、タスク管理やメッセージの送受信などの機能もあるツール。 名前の通り、チャット画面で流れていくデータもストックできるのが使いやすさの秘密です。 問い合わせには1営業日以内に返信という、充実したサポート体制も大きな特徴。 →詳しくはこちら 【Evernote（エバーノート）】 個人から法人まで、多種多様な使い方ができるツール。会員登録のみで利用できるフリープランでも、多くの機能を利用できます。連携できるアプリの種類が豊富なのも大きな魅力。 スマート検索機能を使えば、大量のデータの中から必要な情報を見つけ出すのも簡単になります。 会議の議事録からアイデア段階の情報まで、音声やスケッチなど様々な形でメモできるのが特徴です。 →詳しくはこちら

業務管理ツール

【Backlog（バックログ）】 業務の進捗やタスクの管理を簡単にする、業務管理ツール。様々な業種での導入実績があるのが特徴です。 タスクの担当者や進捗度合いなどを、視覚的に把握できます。操作性にも優れ、直感的に使えてパソコンが苦手な人にも安心。 無料トライアルもあります。 →詳しくはこちら 【Redmine（レッドマイン）】 プロジェクトの進捗を管理する、業務管理ツール。「チケット」という、業務管理機能が特徴で、プロジェクトの進行状況が一目で分かるのも便利です。 社員に向けたお知らせを掲載することができるニュース機能は、重要事項の確認漏れ防止にも活躍します。1カ月間無料のお試し期間もあります。 →詳しくはこちら

グループウェア

【Aipo（アイポ）】 国内1700社以上の企業が導入しているツール。社内だけでなく、社外の人との日程調節が簡単にできるのが特徴です。 社内外のメンバーのスケジュールが一目で確認できるだけでなく、ダブルブッキング防止のためのアラート機能があります。 また、チームの規模や使い道などに合わせて機能を後から追加していくことも可能です。 →詳しくはこちら 【サイボウズOffice】 7万社の導入実績のある中小企業向けのグループウェアです。日本の会社がよく使うとされる機能をまとめてひとつのツールで使用できるようになっているのが特徴。 メッセージやデータの共有、スケジュールの管理はもちろん、ワークフローやタイムカードなど、さまざまな機能があります。 →詳しくはこちら

情報共有ツールの注意点

情報共有ツールを使う際に注意したいことをご紹介します。情報共有ツールは、使い方を誤ると職場の雰囲気が乱れたり、業務に支障が出たりすることも。 情報共有ツールを有効活用するためは、ここでご紹介する注意点を把握して、事前に対策を考えておくのが重要なポイントです。 実際の導入・運用を想定しながら見ていきましょう。

情報漏洩

情報共有ツールの使用方法によっては、情報漏洩のリスクもあります。 情報共有ツール自体のセキュリティ対策は基本的にしっかりしていますが、使い方によっては重要な情報が漏れてしまうこともあるので注意が必要。 情報共有ツールを使うと、自宅やカフェなどで会社の情報にアクセスできるからこそ、「周りに人がいない場所でのみ使用可」「家族にも絶対にパソコンを見せない」といったルールを徹底する必要があるでしょう。

リアルなコミュニケーションの減少

情報共有ツールを導入すると、対面でのコミュニケーションが減ってしまうリスクがあります。 情報共有ツールでのやり取りは便利ですが、すぐ正面にいる相手となら直接会話をした方が良い場合もありますよね。 直接話すことのできない相手とのコミュニケーションや、データの受け渡し、記録をとっておきたい場面での使用は有効ですが、基本的には対面でのコミュニケーションを取るように注意したいものです。

利用状況の差

どんなに使い勝手の良い情報共有ツールであっても、苦手な人や、そもそもツールは必要ないという認識の人が出てきて、利用状況に差が出ることがあります。 業務の効率化には、全員が同じようなレベル感で使用することが大切なポイント。 ツールを使うのが苦手な人にはフォローをし、導入の際に情報共有ツールの重要性を伝えるなど、全員の足並みを揃えられるようにしておくと良いでしょう。

集中力が途切れやすくなる

情報共有ツールの使用により、通知やメッセージのやり取りが増えて業務に集中できなくなることもあります。 特にチャットでのコミュニケーションは、メールに比べてフランクな印象があるため、メッセージの頻度が高くなってしまうケースもあるようです。 作業中に通知音や通知メッセージの表示があると、嫌でも目に入ってしまいますよね。 しかし、急ぎの要件である場合も考えると通知を切るのも難しいのが実情。情報共有ツール導入の際には、チャットの使い方などの細かな部分までルールを決めておくと良いでしょう。 チャットやメールの使い方についてはこちらの記事でも解説しています。 情報共有【例文付き】メール＆チャットの適切な書き方！注意点も解説

情報共有ツールの活用方法

情報共有ツールは、組織全体で有効活用することによって、業務効率化を実現するもの。社員が無用なストレスを感じることなく、快適・有効にツールを活用するためには、いくつかのポイントをおさえておく必要があります。 ここからは、情報共有ツールを導入する目的を理解し、適切に使用するための活用方法をご紹介。ツール導入を検討している企業のみなさんは是非参考にしてみてください！

ルールを決める

情報共有ツールを使用する際のルールをあらかじめ決めておきましょう。 前述の通り、特にチャット機能の使用には集中力が途切れてしまうリスクがあります。 トークルームを部署やプロジェクトごとなどにグループ化したり、仕事の進捗報告は月・水・金の朝に行うといったルールを作ったりして、無駄な通知を減らす工夫をすると良いでしょう。 また、共有するデータの形式なども全社で統一すると、データの閲覧や更新がしやすくなります。

マニュアルを作る

情報共有ツールを導入する際は、マニュアルが必須。 情報共有ツール自体のマニュアルは当然ありますが、それだけでは説明が不十分であったり、自社の場合にはあまり当てはまらなかったりというケースも考えられますよね。 そのため、自社に合わせたマニュアルも作成しておくと良いでしょう。 社内の状況をよく把握している人がマニュアルを作ることで、情報共有ツールが親しみやすい印象に変わります。そうなると、組織全体で情報共有ツールが浸透しやすくなるはずです。

タグ、グループなどを使う

大量の情報を蓄積したり、複数人でチャットを使用したりすると、情報共有ツールが使いにくくなる場合があります。 大量のデータやチャットログから欲しい情報を探し出すには時間がかかりますよね。そんな事態を防ぐためには、タグ機能の使用がおすすめ。 データにタグ付けをすることで、情報の管理が格段にしやすくなるのです。 また、規模の大きい会社では、直接関係のない業務連絡を受け取らなくても済むよう、グループ化してメッセージのやり取りをすることができます。 これらはほんの一部ですが、情報共有ツールの便利な機能を自社に合わせて活用することで、より仕事がしやすくなるでしょう。

情報共有ツールまとめ

情報共有ツールの導入意義やおすすめサービス、ツール選びのポイントや上手な活用法などをご紹介しました。 情報共有ツールは、企業の業務を改善するための便利なツールですが使い方を誤ると逆に問題が起きることもあるので、注意が必要。しかし、有効に利用できれば、企業の抱える悩みの解決にもつながります。 自社に合った情報共有ツールを選んで、企業ならびに全社員のさらなる成長を目指しましょう。 BIZMAPSでは170万を超える企業データを無料で公開しています。 無料会員登録で月100件までの企業情報を無料でダウンロード可能。 営業リスト作成の効率化におすすめです。 こちらの関連記事もチェックしてみてください！ アナログな方法による社内の情報共有術！その効果的な使い方を徹底解説！ 情報共有とは？そのメリットや妨げる要因、導入のポイントを徹底解説 不要な作業？日報を無駄にするかは運用次第

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