営業効率を向上させるために、営業支援システムの導入を検討している企業が最近では多いようです。営業支援システムは、活用する企業の課題に照らし合わせて判断することが大切となります。 とはいえ判断しようにも、どういう機能やメリットがあるのかわからない方も多いでしょう。今回の記事では、営業支援システムの機能やメリット、活用時の注意点を徹底解説します。営業担当者あるいは営業責任者のみなさんは、ぜひとも参考にしてください。

営業支援システムとは？

営業支援システムとは、企業の営業活動の管理や分析をサポートする目的のシステムおよびそのツールで、SFA（Sales Force Automation）とも呼ばれます。 案件の進捗管理や行動管理、顧客管理、メール送信や情報分析などの機能を備えたツールです。 1990年代のアメリカで話題になり、その後徐々に導入する企業が増えます。属人化しがちな営業に関する情報を可視化して管理できるツールとして注目を集めています。 当初はコストが莫大にかかる「オンプレミス型」だったので、かなり資金力がある企業にしか導入できませんでした。現在はクラウド型が主流になり、コストが大幅に下がってきたので、中小企業も含めてユーザーが増えています。 このシステムが注目されるようになったのには、理由があります。 国内経済の長く続く厳しい環境や市場の成熟によって、従来の営業担当者個人の裁量に頼る営業スタイルが通用しなくなりました。 そんななかで営業支援システムにてアプローチを最適化し、活動効率を向上させてコストを圧縮できる点が注目されています。

営業支援システムの基本的な機能

営業支援システムには、おおむね以下のような基本機能が備わっています。

案件管理

行動管理

日報管理

顧客管理

名刺管理

スケジュール管理

それぞれを解説しましょう。 【案件管理】 受注につなげる機会を逃さないように、見込み客から入る問い合わせや、案件ごとの細かいプロセスや顧客の情報を管理する機能です。 提案の候補にする商品やサービスの詳細や成約確度の見込み、進捗状況などに項目をアレンジできるタイプもあります。 【予実管理】 営業プロセスごと、収集されていくデータをもとに担当者や案件、期間などの多角的基準から、進捗状況と売上の行く末を予想してくれる機能です。 目標達成率の見込みや現時点での達成状況を見ることができ、各データを活用して営業の方向性の見直しに役立ちます。 【行動管理】 営業スタッフの行動を管理する機能です。アポイントの成果件数やアプローチ件数、成約率などの営業活動の情報を管理して可視化することにより、各担当者の仕事に関する得意不得意も明らかになります。 【日報管理】 従来の手書き日報は手間がかかるものでした。また部署や個人で書き方のルールや書式も異なっており、統一がしにくかったものです。 営業支援システムにおいては統一されたフォーマットに、機械的に入力するだけでよいのです。しかも、入力された内容はそれぞれの顧客の情報とリンクされます。 常にアップデートされてほかのスタッフや上司とも共有が可能なので、有効な戦略を立てるのに役立ちます。 【顧客管理】 顧客企業の詳細情報として所在地や電話番号、担当者など営業活動に関わる顧客情報を管理します。全スタッフが情報を共有することで、ダブって営業をかけるなどの無駄を未然に避けることが可能です。 【名刺管理】 スマホで営業先の担当者の名刺をスキャンすることで、文字を読み取って（修正も可能）自動的に名刺情報が編集されます。それらの情報は、チーム単位や組織全体で一元管理が可能です。 【スケジュール管理】 各営業担当者の活動スケジュールの管理が容易になり、責任者はマネジメントをしやすくなります。適切な助言や注意喚起などを行いやすくなるでしょう。

営業支援システムを活用するメリット

営業支援システムを活用するメリットは、集約すると主に以下の3点です。

営業の可視化

営業スキルの標準化

営業の効率化

個別に見ていきましょう。

営業の可視化

営業活動におけるプロセスや進捗状況、顧客との関係性などを明らかにし、従来では属人化されていることが多かった情報を可視化してくれます。 それによってアプローチのプロセスや進展の状態を共有できるだけでなく、売上の行く末を予測することや、活動方法の分析、上司や先輩社員からのフィードバックなどさまざまに活用できます。

営業スキルの標準化

従来の営業活動は、個々の営業担当者のやり方に任せていたので情報が共有しにくかったのです。そのため担当者が異動や退職で去ると、貴重な情報は残りませんでした。 営業支援システムの活用で、貴重な情報やノウハウの蓄積ができ、営業スキルの向上や、教育コストの削減につなげることが可能です。

営業の効率化

営業支援システムの導入は、そのまま営業活動の効率化につながります。営業支援システムには業務を改善するための、さまざまな機能が備わっているのです。 報告を迅速に済ませることができる機能や、探している情報を簡単に検索できる機能などにより、手間と時間を減らすことができます。

営業支援システム検討時の注意点

営業支援システムを検討する際に失敗しないための注意点は、主に以下のとおりです。

自社の課題を洗い出す

求める機能の優先順位をつける

フォロー体制を確認する

使いやすいインターフェイスかを見極める

価格やランニングコストを比較する

使用している他のツールとの連携が可能か確かめる

個別に解説していきましょう。

自社の課題を洗い出す

営業支援システムを検討するにあたってのスタートラインは、課題を洗い出して使用目的を明確にすることです。 単に世間で流行っているからといって、低い意識で導入すると営業担当者が真摯に活用せず、良好な成果が見込めないでしょう。 導入して成果が上がった企業が掲げていた課題は、以下のようなものが見られます。

あちこちに散在する営業情報の整理

情報一元化による意思決定のスピードアップ

属人化した情報の共有

これらはほんの一部で、課題はそれぞれ企業でたくさんあります。それを洗い出しておくことで、システムの活用方針が浮き上がるのです。

求める機能の優先順位をつける

営業支援システムには多彩な機能があります。しかし、各企業の課題解決のためにどの機能が必要かを見定めることが重要です。 あれもこれも捨てられないと、やたら機能が多すぎてかえって使いにくくなり、結果的に活用から遠ざかりかねません。 洗い出した課題の重要度や緊急性から逆算して、求める機能に優先順位をつけましょう。そうすることで、どの営業支援システムを使用するべきかが絞り込みやすくなります。

フォロー体制を確認する

営業支援システムツールが絞り込まれてきたら、それらの提供企業のサポート体制を確認しましょう。導入後現場のスタッフがスムーズに活用できるように、サポート体制がどの程度整っているかが重要です。 導入したものの、的を射た使い方ができずに定着しない場合もあります。そうなるリスクを避けるために、サポート体制を確認し、定着するまで安心できそうなシステムを選びましょう。

使いやすいインターフェイスかを見極める

営業担当者の本来の仕事ができるように、省力化できる作業はできるだけ簡潔に終わらせることが大切です。第一印象が使いやすそうなインターフェイスかをチェックすると共に、実際に操作や入力が簡単に行えるかを確認しましょう。 入力候補一覧から選択するだけで、入力作業が完了するようなシンプルさが重要です。また、営業活動の合間に使えるスマートデバイスの対応の可否も確認しましょう。 それがないと一刻を争うような案件の場合に、対応が遅れて機会ロスにつながるおそれがあるからです。

価格やランニングコストを比較する

導入に必要な仕置き費用を含む価格と、継続的にかかるランニングコストも選ぶ基準のひとつになります。端的にいえば機能を絞ればコストが低く、多機能であればあるほどコストが高くなります。 機能の必要性を検討し、数社のシステムを比較することで適切な絞り込みが可能です。費用対効果を想像して、出費に見合うシステムを選びましょう。

使用している他のツールとの連携が可能か確かめる

MAとの連携や発注システム、顧客管理システム、営業効率化ツールなど他の領域のツールとの連携ができるかも確認しましょう。 そういうツールは連携することで補完し合って相乗効果を生むものです。せっかく使っているツールがあれば連携できないのはもったいない限りといえるでしょう。上手に使えば営業効率をさらに高め、より付加価値の高いサービスを顧客に提供することも可能です。 検討する際は連動性が高いものを選ぶようにして、生産性と自社サービスの向上につなげましょう。

営業支援システム導入時の注意点

いくら吟味して決定した営業支援システムであっても、導入するための準備や心構えもなく現状の体制のままスタートすれば、良好な成果は得ることができません。 営業支援システム導入を実りあるものにするため、以下の注意点に配慮しましょう。

成果を急ぎ過ぎない

入力項目を絞り込む

営業プロセスも見直しながら進める

当たり前のように使う環境を作る

マネジメントも改善課題にする

PDCAサイクルを稼働する

それぞれを見ていきましょう。 新たに発生するコストを、どのように吸収するかに苦労する場合があります。ほとんどの営業支援システムはクラウドサービスとして提供されているため、IDの数に応じて月額料金が発生します。 【成果を急ぎ過ぎない】 初期の導入コストは、販売効率を向上させ売上を伸ばすために必要です。ただし、コストを回収しようと成果を焦って一度に多くの営業アプローチをかけて無理がたたり、成約がうまくいかないこともあります。 それでは営業支援システムを十分に活用できず、コストに見合う成果が得られません。 これを防ぐために、営業支援システムを導入する際にプロジェクトチームを編成して環境を整えることをおすすめします。もう1つの選択肢は、少数の人から始めて、利用可能になったときに徐々に規模を拡大することです。 【入力項目を絞り込む】 また、最初のうちはあれもこれも試したくなって、入力のための作業が増えてしまう場合があります。営業支援システムが持つ情報が多ければ多いほど、システムはよりパワーアップした状態になるでしょう。 ただし、入力項目数を増やしすぎると、作業がどうしても重くなり、効率が低下することになります。この作業が面倒になるという声は、良好に使用できていない現場でよくささやかれる言葉です。 事柄やコミュニケーション履歴の入力項目としてどのくらいの情報を設定するのかは、初期段階で十分に検討する必要があります。 最初はできるだけ少なめに設定しておき、進行状況に応じて増やすという考え方もあるでしょう。しかしこの方法を繰り返すとデータに一貫性がなくなり、分析が不正確になる可能性があります。 また、必要な情報の範囲は会社によって異なります。提供企業のサポートやアドバイスが、こういう時に頼りになるはずです。入力が面倒にならず、十分な結果が得られるように項目を設定しましょう。 【営業プロセスも見直しながら進める】 営業支援システムは営業力強化に役立ちますが、導入しさえすれば効果が表れるのではありません。 あくまでもツールであり、アナログ部分である営業プロセスの見直しと改善も含めて運用しなければ、満足な効果を得るのは不可能です。 【当たり前のように使う環境を作る】 導入は簡単でも、現場に定着させることが難しい場合があります。これはよくある失敗です。 しかし、ツールは使ってこそ真価を発揮するため、日常的に普通に使用する必要があります。 では、どうすればよいでしょうか。定着させるためには、いくつかの方法がありますが、ひとつにはマネージャーが率先して活用することです。 営業責任者が先頭に立って使えば、通常のワークフローに移行しやすく、根付きやすいです。 そのうち成果が見えてくると、皆が必然的にこぞって使用するようになる可能性があります。 その意味では、営業責任者のマネージャーだけでなく、経営トップも積極的に導入に取り組むことも効果的です。 また、積極的に活用しているスタッフにインセンティブを与えることも有効です。もちろん、本質的に必要なのは、ツールの使用がもたらすメリット、チームメンバーにもたらすメリット、およびシステムが顧客に提供できる価値です。 スタッフ全員がそれを理解すれば、メリットが多いツールだから使うのが当たり前というシチュエーションが自然に生まれます。 【マネジメントも改善課題にする】 システム導入が必要になった背景には、マネジメントに改善の余地があるはずです。営業プロセスと同様に営業責任者のマネジメントも、導入を機会に改善できるところは改善しましょう。 【PDCAサイクルを稼働する】 営業プロセスは一朝一夕に改善することはできません。導入と合わせて改善行動の基本であるPDCAサイクルを回しましょう。 それこそが営業活動を科学することであり、PDCAサイクルの可動によって営業支援システムは一層効果を発揮するはずです。

営業支援システムと顧客管理システムの違い

営業力強化ツールとして、営業支援システムとは別に顧客管理システム(顧客管理システム：Customer Relationship Management）があります。 営業支援システムと顧客管理システムは異なりますが、最近では混同されて語られていることが多いです。 ここではその2つのシステムの違いをわかりやすく解説しましょう。

顧客管理システムとは？

顧客管理システム（CRM：Customer Relationship Management）は、既存顧客の基本情報をはじめ、志向や購買履歴などのさまざまな情報を一元的に管理し、蓄積された情報をもとにマーケティングやフォローを行うためのツールです。 蓄積した情報を分析して活用し「顧客にあったサービスや商品を提供すること」で顧客との関係性を深め、流出を防ぐことができます。

顧客管理システムの機能とメリット

まず、顧客管理システムには、以下のような機能が備わっています。

顧客データベースの管理

プロモーション

サポート

セキュリティ

個別に見ていきましょう。 【顧客データベースの管理】 顧客の属性や購入目的、志向、購買履歴といった細々とした情報を管理できます。 【プロモーション】 顧客それぞれの属性を意識したマーケティングを行い、個別にプロモーションする機能です。画一的なマス・マーケティングとは異なり、個々のユーザーに沿ったアプローチができます。 【サポート】 顧客からの問い合わせや苦情の処理をサポートする機能です。何に対するどういった問い合わせなのかを迅速に把握して原因を究明し、対応できます。 【セキュリティ】 顧客情報が漏洩すると企業生命を脅かす事態になりかねません。そのため、漏洩リスクから保護するセキュリティ機能も備わっています。 次に、顧客管理システムの具体的なメリットは以下のとおりです。

顧客像の可視化

迅速的確なアプローチ

それぞれを見ていきましょう。 【顧客像の可視化】 一般的な顧客データベースは、社名、部署名、担当者名などの基本情報ですが、顧客管理システムではそれらに加えて属性情報も蓄積して分析します。それによりそれぞれの顧客像が可視化されて戦略を組みやすくなります。 【迅速的確なアプローチ】 社内全体で顧客情報を共有することで、複数のチームや部門が機動的に連携し、迅速で的確なアプローチを可能にします。一般的な顧客管理と比べ、切り口が多様な情報から顧客を掌握でき、有効な施策を打ちやすくなるのです。

営業支援システムとの違いと共通点

ふたつのシステムが混同されがちなのは、どちらも営業部門が使用するシステムだからでしょう。 あくまで既存顧客の管理に関して幅広く活用される顧客管理システムに対し、営業活動の効率化によって主に新規開拓営業のサポートをメインとするのが営業支援システムです。もちろん、既存顧客のルート営業に関するサポート機能もあります。 既存顧客に対応する部分に関しては顧客管理システムの方が特化しているので、基本的にはクオリティがより高いでしょう。 このように部分的には重なる面もありますが、メインとする領域が新規開拓営業か既存顧客管理かという点で大きく異なります。 ただし、現在提供されている多くの顧客管理システムは、顧客情報の管理・分析をメインに据えながらも、部分的に営業支援システム機能を持つものが増加傾向です。 一方営業支援システムにも顧客管理システム機能の充実を図って、オールインワンを目指すものがあります。 明確な線引きが難しくなっていますが、現段階では新規開拓営業と既存顧客管理のどちらをメイン、どちらをサブにするかの違いと考えてよいでしょう。

営業システム導入に失敗するケースとは？

営業システム導入に失敗するのは、主に以下の3つのケースです。

目的が定まらないまま導入する

分析データを活かせる人材の不足

スタッフのITリテラシーが低い

それぞれを見ていきましょう。 【目的が定まらないまま導入する】 目的があいまいなまま導入すると、活用のモチベーションが低くなって次第に使わなくなります。使うにしても、惰性で使うだけで営業活動の改善が行えなくなるのです。 【分析データを活かせる人材の不足】 営業支援システムの目的は営業力の強化にあります。データを分析して体系化したノウハウやスキルを、全体で共有することで、営業部門の底上げにつながります。 そのためには、収集したデータを分析して営業にノウハウやスキルに落とし込める人材が必要不可欠です。しかし、そういう人材は多くいないので、そこがボトルネックになるケースがあります。 【スタッフのITリテラシーが低い】 スタッフの平均的なITリテラシーが低い職場であれば、営業支援システムを導入したことでかえって負担を増やしてしまい、業績がさらに悪化するケースもあります。 そうなるとシステム活用のモチベーションはさらに下がり、ストレスの増大を招くリスクもあります。 システムを導入する際はスタッフのITスキルのレベルを認識して、場合によってはシステム提供企業から講師を呼んで研修を行い、サポートを手厚く依頼するなどの対策を講じるのが賢明です。

まとめ

営業支援システムは従来では営業担当者が本来の活動以外に手間を取られていたタスクを自動化し、営業情報を共有化することで新規開拓を中心とした営業活動全般を支援します。 導入するためにはそれ相応の準備として、課題の洗い出しや営業プロセスの見直し、マネジメントの改善などが必要です。 営業担当者や営業責任者のみなさんは、中長期的なビジョンを見据えて営業支援ツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。 また、営業支援関連では、以下の記事も参考になるのでぜひチェックしてください！ 営業支援とは？メリット・デメリットを解説！ 営業支援サービスおすすめ7選【2021年版】売上拡大と業務効率化を実践 営業ツールや管理アプリを上手く駆使してスキルアップ！おすすめツール・アプリ20選 法人向けおすすめ名刺管理アプリ3選

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