会社員にとって、人事異動はつきものです。特に営業職は異動によって顧客担当者が変更になる場合も多いでしょう。何かと慌ただしいときではありますが、たとえどんなに忙しくても、顧客への連絡は必須です。 そこで、営業職が担当変更時に送るメールの書き方やマナーを解説します。メールの例文もご紹介するので、営業職の方はぜひ参考にしてください。

メールで担当者変更を知らせる際のマナーとは

担当の変更は本来であれば、顧客の元を訪れ直接伝えなければなりません。 そのため、メールで担当変更を伝える際にはしっかりとマナーを守り、失礼がないよう心がけることが大切です。 ここでは、顧客に営業担当の変更を伝える時のメールマナーをご紹介します。マナーを欠いたメールを送ってしまうと、それまでの信頼関係が崩れ、その後の業務や取引に支障をきたす可能性もありますので、よく確認してください。

タイミングを考える

営業の担当変更が決まればできるだけ早い段階での連絡が望ましいでしょう。しかし、ただ早ければいいということではなく、最適なタイミングを考えることも大切です。 例えばクレームやトラブルが起こっているときに送ってしまうと、企業の体質に不信感を持たれる可能性もあります。相手の状況や業務の進捗を加味して、適切なときに営業担当変更メールを送りましょう。

一斉送信にしない

送り先が多いからと一斉送信にしてしまうと、顧客に事務的な印象を与えてしまいます。特に関わりが深い相手にはテンプレートの文章のみで済ませずに、その人に合わせた文章も入れたほうが良いでしょう。印象的だったエピソードを交えるなど文章に工夫をしてください。 ただし、異動や退職までに時間がなく急いでいて一斉送信でないと難しい場合は、その旨を謝罪する一言を添えて送るようにしましょう。

前任者から顧客へ連絡をする

担当変更のメールは、基本的に前任者から送ります。引き継ぎなどで忙しいときであっても、お世話になった顧客へ丁寧な挨拶メールを送りましょう。 その際にはただ担当変更の連絡をするだけでなく、先方へのお礼と感謝のメッセージを入れるようにします。最後まで丁寧で誠実な対応をしておくことで、後任者も顧客と良好な関係を継続しやすくなるでしょう。

可能な限り前任者と後任者で直接訪問する

営業の担当変更の挨拶をメールのみで済ませるのではなく、できるだけ前任者と後任者が訪問して挨拶しましょう。 メールのみだと、後任者がどのような人物なのか顧客が分かりません。これまでの信頼関係を大切にするためにも、顔を合わせて顧客に安心してもらえるよう配慮しましょう。

担当変更メール作成のポイント

メールの文章ひとつで相手が受ける印象はまるで変わってきます。営業担当変更メールのポイントにはどんなものがあるでしょうか。前任者・後任者に分けてポイントを解説します。 担当変更後も業務が滞りなく進むよう、ご自身のシチュエーションに合わせてしっかりチェックしてくださいね。

前任者から送るメールのポイント

担当変更メールに記載するのは「担当変更の理由」「担当変更の日付」「後任者の紹介」「感謝とお礼」です。 担当変更の理由は「人事異動に伴い」「退職することになり」など、簡潔に分かりやすく書くと良いでしょう。この際、退職理由などは書く必要はありません。理由とセットで、日付も書いておきましょう。後任者の紹介では名前や連絡先のほかに、これまでの経歴やどのような人物なのかを簡単に書いておきます。 それまで築いてきた信頼関係を台無しにしないよう、感謝の気持ちを表す言葉を忘れずに添えましょう。

後任者から送るメールのポイント

後任者が送るメールには、自分の人となりが分かるような自己紹介を入れるとよいでしょう。 顧客はこれから付き合っていく後任者がどのような人物なのか気になっているはずです。自己紹介や仕事に対する信念などをメールに書いておけばイメージがつきやすく、最初に訪問した際に相手との距離を縮めやすくなります。 また、初めてメールを送る相手なので、件名には必ず「用件・会社名・氏名」を入れるようにします。「件名：ご挨拶」といったシンプルすぎるものだと、メールを開かずスルーされてしまう可能性があるので注意しましょう。

営業担当変更を知らせるメールの例文

ここからは、担当変更メールの例文を次のパターン別にご紹介します。 ・人事異動 ・退職 ・産休・育休 ・産休後の担当復帰 ・後任者の着任連絡 こちらの例文をご自身の状況に当てはめれば担当変更メールがスムーズに作れるでしょう。担当が変わるときは、引き継ぎなどで忙しいもの。ぜひ活用してみてください。

人事異動に伴う営業担当変更の場合

件名：株式会社△△△　〇〇（自分の名前）【担当者変更のお知らせ】 本文： 平素は格別のご高配にあずかり心から感謝しております。 株式会社△△△の○○でございます。 本日は貴社担当営業の変更についてお知らせいたします。 急なことではございますが、弊社の人事異動に伴い■月■■日より▲▲支社へと異動することとなりました。 在任中には温かいご指導を賜りましたこと、心より厚く御礼申し上げます。 本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、急な辞令でしたのでメールでのご連絡となり、大変申し訳ございません。 後任は同課の●●が貴社を担当させていただきます。●●は経験や知識も豊富で信頼のおける人物ですので、どうぞご安心くださいませ。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 後任の連絡先 ●● ●●（後任者名） 所属部署：×××部 メールアドレス：▲▲▲＠＊＊.jp 電話番号：123-4567（内線89） ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 後日改めて●●からご連絡させていただきます。 今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

退職に伴う営業担当変更の場合

件名：株式会社△△△　〇〇（自分の名前）【退職に伴う担当者変更のお知らせ】 本文： 平素より格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。 株式会社△△△の○○でございます。 私事で大変恐縮ですが、この度■月■■日をもちまして退職するはこびとなりました。 在職中には温かいご指導を賜りましたこと、改めて厚く御礼申し上げます。 後任は私の直属の上司にあたる入社〇年目の●●が貴社を担当いたします。■月■■日以降は、●●にご連絡ください。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 後任の連絡先 ●● ●●（後任者名） 所属部署：×××部 メールアドレス：▲▲▲＠＊＊.jp 電話番号：123-4567（内線89） ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 滞りなく引き継ぎを行いましたので、どうぞご安心くださいませ。 ■■様には新人の頃よりたくさんのご指導をいただきまして、心より感謝しております。学ばせていただいたことを、しっかりと今後にも活かして参りたく存じます。 末筆ながら、貴社の発展と■■様のご活躍をお祈り申し上げます。

産休・育休による営業担当変更の場合

件名：株式会社△△△　〇〇（自分の名前）【産休に伴う担当者変更のお知らせ】 本文： 平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 株式会社△△△の○○でございます。 早速ですが、本日は貴社の担当者変更についてご連絡いたしました。 私事で大変恐縮ですが、今年の■月に出産を控えており■月■■日よりしばらくの間、出産休暇を取得することとなりました。 休職中は同課の●●が後任として貴社を担当させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 後任の連絡先 ●● ●●（後任者名） 所属部署：×××部 メールアドレス：▲▲▲＠＊＊.jp 電話番号：123-4567（内線89） ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、業務の引き継ぎは事前に完了しております。 私自身、しばらく職場を離れる不安もありますが、復職後に■■様にお目にかかれることを楽しみにしております。 近日中に私と後任の●●とでご挨拶にうかがいたく存じますが、取り急ぎ担当者変更のご挨拶を申し上げます。 今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

産休後の担当復帰の連絡

件名：株式会社△△△　〇〇（自分の名前）【復職のご挨拶】 本文： 大変ご無沙汰しております。 株式会社△△△の〇〇でございます。 出産に伴い長らくお休みをいただいておりましたが、この度■月■■日より職場復帰をいたしました。 休暇中は●●（代理の担当者名）が大変お世話になりました。今後は改めて私〇〇が貴社の担当をさせていただくことになりました。 本来であれば直接お伺いすべきところ大変恐縮ではございますが、取り急ぎメールでのご挨拶とさせていただきます。 後日改めてお目にかかる機会をいただけましたら幸甚に存じます。 よりいっそう貴社のお役に立てるよう精進してまいりますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。

後任者が送る挨拶メールの例文

件名：株式会社△△△　〇〇（後任担当者の名前）【着任のご挨拶】 本文： 平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。。 株式会社△△△の○○でございます。 先日、前任者の●●からご連絡いたしました通り、■月■■日より、私〇〇が貴社を担当させていただくことになりました。 取り急ぎメールでのご挨拶となりますが、近日中に直接お目にかかるお時間をいただけましたら幸甚に存じます。 私はこれまで▲▲営業所にて、新規開拓業務に携わっておりました。学生時代はラグビーに打ち込んでいたため体育会系ではありますが、スポーツで培った根気強さが取り柄でございます。 まだ不慣れな部分が多くご迷惑をおかけすることも多々あるかと存じますが、よりいっそう貴社のご期待にお答えしていけるよう精進して参ります。 今後も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

まとめ

営業の担当変更におけるメールのマナーや例文をご紹介してきました。それまで信頼を築いてきた顧客とその後もいい関係を続けていくためにも、連絡をなおざりにせず丁寧な対応を心がけましょう。 BIZMAPSでは170万を超える企業データを無料で公開しています。会員登録をすれば月100件までのデータを無料でダウンロード可能です。営業リストの作成が効率的になりますので、ぜひご利用ください。 合わせて読みたい記事↓ 営業職必見 ビジネスマナーの基本とは？シーン別に解説 年末年始の挨拶メールの書き方は？注意点や文例もご紹介！ 営業パーソンは身だしなみが重要！男女別にポイントを紹介 営業で使える心理学とは？すぐに役立つテクニック10選

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