近年、多くの企業が注目している業務効率化。みなさんがお勤めの企業でも、業務効率化を目的とした施策があるのではないでしょうか。本記事では、業務効率化の実現に向けておすすめのツール6選をご紹介！さらにツール選定のポイントや注意点についても解説します。 記事後半ではツール選定に不安をお持ちの方に向けて、おすすめのサービスもご紹介！是非、ツール選びの参考にしてみてください！

業務効率化とは？

まずは業務効率化について簡単に説明します。 業務効率化とは、業務における様々な「ムリ・ムダ・ムラ」を削減・排除して、効率良く業務を進めていくための施策です。 最近では労働人口の減少や働き方改革、長時間・時間外労働への問題意識などにより、業務効率化や生産性向上が日本社会全体の課題となっています。

業務効率化ツール導入のメリット

業務効率化の推進にはいくつもの手法がありますよね。今すぐに実行できる小さな業務改善や、プロジェクトとして進める業務フローの改善、企業や部署全体で取り組むツールの導入など、業務効率化の進め方は様々。 本記事ではIT化やDX化、ツールの導入にフォーカスして解説していきます。業務効率化ツールの導入によって得られるメリットを理解しておきましょう。

テレワークへの対応

最近では新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、テレワークを推進する企業が増加しましたよね。しかし多くの企業では、感染症対策としての緊急措置であり、ルールやシステム、ツール等の整備が追いつかず混乱を招いた結果となりました。その一方で、生産性向上を目的としてテレワークを導入した企業のうち約82％の企業が効果があったとするデータもあります。【参考資料：平成30年版 情報通信白書】 つまり、ツールやシステムを導入し、環境を整えた上でのテレワーク導入は業務効率化や生産性向上に効果的なのです！特にコミュニケーションを円滑にするためのツールやペーパーレスを推進するためのツールの導入は、テレワークへの対応に効果的であり、大きなメリットです！

ワークライフバランスの充実

業務効率化ツールの導入により日常のあらゆる業務が効率化すると、従業員の業務負担が軽減されます。それにより残業が減り、ワークライフバランスの充実が期待できるでしょう。 最近では就職・転職の際にワークライフバランスを重視する労働者が増加していますよね。良い人材を確保するためには、給与や福利厚生などの待遇の他にもワークライフバランスの充実に取り組んでいる姿勢が重要なのです。 業務効率化ツールの導入により、時間外労働の削減やテレワークを含む多様な働き方が実現すれば、従業員にとっても企業にとっても大きなメリットになるでしょう。

従業員の満足度向上

従業員の満足度は前述のワークライフバランスの充実と同様に、企業と従業員にとって重要なポイント。 業務効率化ツールを導入することにより、単純作業や定型業務の自動化が実現するでしょう。その結果、労働量に余裕ができスキルアップ研修や新規プロジェクトへの参画などといった、新たなチャレンジができる可能性も。 従業員の満足度とは、給与や労働時間などの待遇だけではなく、スキルアップや新たな挑戦という部分での満足度なのです。従業員がコア業務に注力できる環境が整うのも、業務効率化ツール導入の大きなメリットと言えるでしょう。

コスト削減

業務効率化により業務のムダを削減すると当然、コストカットも実現します。しかし一方で業務効率化ツールの導入にはコストがかかる可能性も。とはいえ、業務効率化が実現すればムダの削減と共に、従業員の満足度向上や企業への定着率向上も期待できますよね。 費用対効果の視点でも、業務効率化ツールの導入によって得られるコスト削減効果は大きいと言えるでしょう。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールにはいくつもの種類があり、どのような業務を効率化したいかによって最適なツールは異なります。ここでは5種類のツールをご紹介。 それぞれのツールの概要や特徴、期待できる効果やメリットなどを詳しく解説します。自社の課題やニーズと照らし合わせて、どのようなツールの導入が良いか考えながら見ていきましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、特にテレワークの本格導入を検討している企業やフレキシブルな働き方を推奨している企業におすすめ。テレワークを導入する場合には必須とも言えるツールで、チャットやオンライン会議が可能になります。 また、コミュニケーションツールの導入は、社内のコミュニケーションを活性化するのにも有効。内線をかけたり、離席して相手を探しに行ったりすることなく、簡単にコミュニケーションをとることができるのです！さらに複数人でのオンライン会議も可能なので、わざわざ会議室を予約したり、テーブルや椅子、資料印刷などの準備をしたりする手間が省けるのもメリットです。 業務効率化を推進する時には、従業員同士の情報共有やコミュニケーションが大切。ミスや認識の相違によるトラブルを防ぐためにも、コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。

自動化ツール

自動化ツールとは、主に手作業で行っている定型業務や単純作業をIT・デジタルを活用して自動化するものです。自動化ツールの中にもいくつかのタイプがありますのでそれぞれの特徴や違いを理解しておきましょう。 【RPA】 RPAとはRobotic Process Automationの略。ロボットによる業務自動化を指します。これまでは主に工場の生産ラインなどで利用されてきましたが、最近では金融、商社、サービス、小売りなどの様々な分野での活用が進んでいます。 RPAの特徴は、ロボットによる作業であるため、休みなく働き続けること。さらに計算ミスやデータの見落としといった単純ミスがないので、定型業務の効率化には適したツールと言えるでしょう。 【SFA】 SFAとはSales Force Automationの略。営業支援ツールとも呼ばれます。基本的には顧客情報や商談履歴を入力し、管理するためのツールですが、営業マンのスケジュールや顧客とのアポイントメントを自動で共有する機能もあります。これを活用すれば、社内での予定共有が自動化され、業務効率化に繋がるでしょう。 【MA】 MAとはMarketing Automationの略。企業のマーケティングを自動化するためのツールです。最近では特にBtoBビジネスにおいて、デジタルマーケティングを取り入れる企業が急増。膨大なデータを分析したり抽出したりするためには、自動化ツールの導入が最適です。 MAの導入は、デジタルマーケティング関連の業務効率化に大きな効果があるでしょう。

タスク・プロジェクト管理ツール

個人のタスクやプロジェクト全体の予定・進捗・タスクを管理するためのツールもあります。これまでは個人タスクは手帳、プロジェクトの予定・進捗・タスクはExcel、といった方法で管理しているケースもありましたよね。しかし、管理ツールを導入すれば、上司や部下、同僚の予定を確認したり、プロジェクトの進捗状況を確認したりするのも簡単。 さらに、タスクの抜け漏れ防止やプロジェクト全体の期日管理もできるようになります。

電子契約ツール

電子契約ツールは、テレワークやオンライン営業の普及によって需要が高まっているツールの1つです。 業務効率化の観点では、テレワークへの対応や社内稟議への活用が重要なポイント。電子契約ツールを導入すれば、押印するためだけに出社したり、社内稟議のために何人もの責任者に押印を頼んだりする必要もなくなりますよね。さらに、印刷・郵送にかかるコストと時間を削減することも可能で、業務効率化への効果が期待できます。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、顧客の名刺を社内で一元管理するためのツールです。以前は営業マンがそれぞれに名刺をファイリングして管理するのが一般的でしたよね。しかし最近では、名刺にある情報をデータ化して一元管理し、社内で共有するのが一般的。これにより、業務の属人化や重複営業を回避できます。 また、営業履歴を残す機能がついているツールも多く、社内での情報共有に便利。情報共有やデータへのアクセスの手軽さは、業務効率化を実現するためには重要なポイントと言えるでしょう。

業務効率化ツール選定のポイント

企業として業務効率化を推進する上で、ツールの導入は欠かせないものです。しかし最近では様々な業務効率化ツールがあり、その機能や価格、導入・運用の難易度などは様々。「業務効率化に向けてツールを導入したいが、どれが良いか分からない」といったお悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。 ここからは、業務効率化ツールを選定する際のポイントを3つご紹介。それぞれ詳しく解説しますので、ツール選びの参考にしてみてください！

自社が抱える課題の現状把握

業務効率化ツール選定の第一歩は、課題の現状把握です。ここでのポイントは、現場の声を大切にすること。業務効率化の最前線は現場です。課題を把握する過程で、「従業員はムダな作業だと感じていたが、実は重要な意味を持った作業だった（目的の共有が不足していた）」というケースもあるかもしれません。1つ1つの業務の意味や目的を再確認するという意味でも、現状把握は重要なポイントです。

導入後の運用イメージ

業務効率化ツールの導入後、実際にツールを使用するのは現場の従業員です。どんなに良いツールを導入しても、実際に使用する人がやりにくいと感じていては、大きな効果は期待できませんよね。 企業によって従業員のITレベルや新たなツール導入による反応は様々。自社の従業員のレベルや新たな試みへの適応度を見極めてツール選定をしましょう。

小規模スタートの可否

業務効率化ツールには無料で利用できるものと有料のものがあります。ツール選定の際には、小規模スタートが可能かどうかをチェックするようにしましょう。ツール選定の段階でどんなに下調べ・事前準備をしても、実際に導入してミスマッチが発生するケースもあります。また、期待する効果が出ず、別のアプローチに切り替えるという場合もあるかもしれませんよね。 さらに見落としがちなのが、すでに使用しているツールやシステムとの連携・相性。業務効率化ツールの導入により、連携にミスが生じたり複雑な作業が必要になったりする場合もあります。 無料トライアルや、短期間・低価格のプランがあるツールを選ぶと、ミスマッチが発生した場合のダメージを抑えることができます。

おすすめの業務効率化ツール6選！

ここからはおすすめの業務効率化ツールをご紹介！ ツールによって、どのような業務の効率化に適しているのか、操作性、料金、などは様々。さらに業務効率化に対する企業の取り組み方や、ツールに求める機能も企業ごとに異なりますよね。前述の【業務効率化ツールの種類】や【業務効率化ツール選定のポイント】の内容も参考に、自社のニーズに合うツールを探してみましょう。

Chatwork（チャットワーク）

Chatworkは名前の通り、チャットに特化したコミュニケーションツール。チャットだけではなくタスクやファイルの管理、ビデオ・音声通話も可能です。また、社内外とのやり取りにも使用でき、官公庁でも利用される程のセキュリティ水準の高さも大きな特徴。 料金プランは3タイプ。 【無料プラン】 個人での利用や、まずは無料で試したい企業におすすめのプラン。ユーザー数や音声・ビデオ通話の人数制限、広告が表示されるなどの条件があります。 【ビジネスプラン：1ユーザー/月（年間契約）あたり500円】 業務で利用したい個人や企業におすすめのプラン。 ユーザー数やグループチャットが無制限で、複数人での音声・ビデオ通話も可能です。また、広告も非表示になりますので、ビジネスシーンでの利用に適したプランと言えるでしょう。 【エンタープライズプラン：1ユーザー/月（年間契約）あたり800円】 管理機能を強化したい企業におすすめのプラン。 ビジネスプランと同様の機能に加え、社外ユーザー制限やIP・モバイル端末制限、専用URL機能などの管理機能が強化されます。 企業情報はこちら Chatwork株式会社

WinActor（ウィンアクター）

WinActorは日本企業が最も注目しているRPAツールの1つです。純国産RPAツールであり、2022年1月時点では、金融や物流、小売業などの幅広い分野において7,000社以上の企業が導入しています。 日本の大企業の1つであるNTTグループで生まれたツールであり、日本企業に寄り添った機能、操作性が大きな特徴。導入の見積りや相談は、販売パートナーへの問い合わせが必要です。 企業情報はこちら エヌ・ティ・ティ・アドバンステクノロジ株式会社

BizRobo!（ビズロボ）

BizRobo!はロボットによるスピード作業を実現できるRPAツールです。ローコードでのロボット開発が可能なこと、段階的な製品ラインナップによる柔軟な導入計画が可能なことなどが特徴。日常業務で使用する様々なシステムやアプリケーションとの連携が可能です。 料金プランは3タイプ。 【BizRobo!mini：料金は要問い合わせ】 まずは小規模スタートを希望する企業におすすめのプラン。 【BizRobo!Lite：料金は要問い合わせ】 部署やチームといった組織での利用を希望する企業におすすめのプラン。 【BizRobo!Basic：料金は要問い合わせ】 全社で利用しRPA組織拡大を目指す企業におすすめのプラン。 企業情報はこちら RPAテクノロジーズ株式会社

Backlog（バックログ）

Backlogはプロジェクト・タスク管理に特化したツール。Web制作やソフトウェア開発、広告代理店など幅広い業種で利用されています。ガントチャートやバーンダウンチャートなど、プロジェクトの進捗を可視化するための機能が充実しているのが大きな特徴。 料金プランは4タイプ。 どのプランも30日間の無料トライアルがあります。（2022年6月時点） 【スタータープラン：2,640円/月】 個人のタスク管理におすすめのプラン。 ユーザー数30人、プロジェクト数5個などの制限があります。またプロジェクトの課題を可視化できるカンバンボードの使用は可能ですが、ガントチャートやバーンダウンチャートの使用はできません。 【スタンダードプラン：12,980円/月】 個人や小規模な組織・チームにおすすめのプラン。 ユーザー数は無制限ですが、プロジェクト数が100個、ストレージが30GBなどの制限があります。ガントチャートやバーンダウンチャートの使用は可能。 【プレミアムプラン：21,780円/月】 小〜中規模の組織・チームにおすすめのプラン。 プロジェクト数が無制限、ストレージは100GBになりセキュリティも強化されるため、社内外のタスク管理がスムーズに。 【プラチナプラン：55,000円/月】 中〜大規模の組織・チームにおすすめのプラン。 ストレージは300GBになります。また、より高度なセキュリティやサポートによる管理が実現します。 企業情報はこちら 株式会社ヌーラボ

CLOUDSIGN（クラウドサイン）

CLOUDSIGNはクラウド型電子契約に特化したツールです。紙と印鑑をクラウドに置き換えることで、契約作業の全てをオンラインで完結することが可能。コスト削減や契約に関連する業務の効率化が期待できます。 また、メールアドレスによる認証を採用しているため、契約相手に特別な手続きを依頼することもなく、簡単に電子契約が完了するのが特徴。さらに官公庁や金融機関をはじめとした、セキュリティ水準の高い企業の導入実績もあるので安心です。 料金プランは4タイプ。 【無料プラン】 最低限の契約締結業務を行うことに特化したプラン。 ユーザー数は１名のみ、1か月の送信件数は5件までなどの制限があります。特に個人事業主の方やトライアル希望の企業におすすめ。 【Light：10,000円/月】 電子契約の必要最低限の機能を備えたプラン。 書類の作成・送信や電子署名など、電子契約に必要な機能は全て使用可能です。 【Corporate：28,000円/月】 電子契約に加え、書類管理・システム連携の機能を備えたプラン。 紙ベースの書類インポート機能や監査ログ機能が利用できます。 【Enterprise：料金は要問い合わせ】 複数の部署での利用もできる、高度な内部統制機能を備えたプラン。 複数部署管理機能やIPアドレス制限、親展機能などの利用も可能です。 企業情報はこちら 弁護士ドットコム株式会社

Sansan（サンサン）

SansanはテレビCMでもお馴染みの名刺管理ツール。2022年4月〜は営業DXサービスというコンセプトに刷新され、営業を強くするデータベースとしての機能が強化されました。官公庁や金融機関への導入実績もあり、セキュリティ面も安心。同社では他にも、電子契約に特化したサービスや請求書受領サービスも提供しています。複数のサービスを連携することで、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。 導入相談や料金については問い合わせが必要です。 企業情報はこちら Sansan株式会社

業務効率化ツール選定・導入の注意点

業務効率化ツールの選定・導入にあたって注意すべき点がいくつかあります。 業務効率化のためのツールが、かえって業務遅延を引き起こしたり重大なミスに繋がったりする事態は避けたいですよね。 ここからは、業務効率化ツールを選定・導入する際の注意点を3つご紹介。導入後のミスマッチや重大なトラブルを避けるためにも、注意点をよく理解しておきましょう。

セキュリティ対策

業務効率化ツール選定の際にはセキュリティ対策をしっかりと確認しましょう。企業の重要なデータ、顧客の詳細情報などを扱うツールですから、セキュリティ対策は重要なポイント。本記事でご紹介した業務効率化ツールの中には、「官公庁や金融機関の導入実績あり」など、セキュリティ水準が高いことを強調しているものも。 どの種類の業務効率化ツールを導入するかにもよりますが、特に顧客情報を扱うツールを選定する際には注意しておきましょう。

運用支援

業務効率化ツールの中には、導入後の運用支援を含むサービス提供をしているものもあります。多くの場合はチャットやメールでのサポートが中心。思うような支援が受けられない可能性もあります。 どんなに良い機能を備えたツールでも、従業員による運用が難しければ効果を発揮するのは難しいですよね。また、IT人材を採用するにはコストがかかりますので、業務効率化ツールを運用するためだけに人材募集をするのも難しいでしょう。 業務効率化ツールに限りませんが、便利なツールやシステムの効果を得るためには、上手く運用することが重要なポイントです。ツール選定の際には、運用支援が充実しているか、支援が不要なほど簡単に操作できるか、という点に注意しましょう。

従業員のリテラシー

業務効率化ツールは前述の通りセキュリティ対策が重要なポイントです。しかしツール側のセキュリティだけではなく、使用する従業員側のセキュリティ意識向上も重要。どんなにセキュリティ対策されたツールを導入しても、使用する従業員がセキュリティ意識が低いままでは意味がありません。特に注意が必要なのは、個人的なデータバックアップや情報の公開範囲の設定。 ツール自体の安全性と共に従業員のリテラシー向上も必要だと認識しておきましょう。

業務効率化ツールの選定にお困りならSHITATEYA

SITATEYAは合同会社playparkが運営するDXコンサルティングサービス。業務効率化の実現を目指す企業に向けて、あらゆるサービスを提供しています。本記事でも解説してきた通り、業務効率化ツールの種類は多く、ツールの選定には注意すべきポイントがいくつもありますよね。「自社のニーズに合うツールがどれなのか分からない」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。 そこでおすすめしたいのがSHITATEYAサービス。企業のお悩みや課題、ニーズにマッチするツール選びをサポートします。 IT関連の情報や人材が不足している企業でも、SHITATEYAサービスを利用すれば生産性向上を実現できるはずです！

IT化の無料相談

SHITATEYAでは業務効率化を実現するためのサポートをします。 例えば【ITツールを導入して業務効率化を推進したいが、どのツールを選べば良いか分からない】というお悩み。本記事の【業務効率化ツール選定のポイント】でも解説したように、最適なツールを探すためには課題の洗い出しやニーズの確認、導入後のイメージ、どの程度の規模で導入開始するか、などといったポイントについて考える必要がありますよね。ITツールに関する情報や専門知識を持つ人材が不足している企業では、この作業が難しいケースも。 SHITATEYAでは、企業が抱える課題を見える化するところから相談可能です！

適切なツール選びのサポート

企業のニーズが明確になれば、あとは最適なツールを選ぶだけ。しかし最近では様々な種類、機能を備えたツールが登場し、自社のニーズに過不足なくマッチするツールの選定は難しいのが実情。 業務効率化に向けたツールの導入に踏み切れない企業の中には「IT化やDX化、ツールの導入に向けてIT人材を確保したいが上手くいかない」というお悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。 SHITATEYAサービスでは業務効率化に向けたツール選び、導入・保守までをトータルでサポートします。自社でIT人材を確保する手間やコストをかけずに、ニーズにマッチしたツールを選ぶことができるのです！

複数の料金プラン

業務効率化についての施策や取り組み方、優先順位は企業によって様々。企業全体で本格的に進めたい、特定の部署で試験的にやりたい、とにかく試してみてから考えたい、など企業ごとに異なるニーズに合わせた複数の料金プランがあるのもSHITATEYAの特徴。 現在は1か月・6か月・12か月の3プランから選べます。業務効率化ツールの選定と合わせて料金プランも相談してみましょう。

まとめ

多くの企業が取り組む業務効率化。実現のためには適切なツールを選定し導入するのが重要なポイントです。 本記事でご紹介した業務効率化ツールや選定のポイント、注意点などの情報を参考に、自社のニーズにマッチするツールを探してみてください！ また、IT化についての相談やツール選定のサポートを希望する企業のみなさんは、記事後半でご紹介したSHITATEYAサービスの利用を検討してみてください！ BIZMAPSでは170万を超える企業データを無料で公開しています。 無料会員登録をすれば月100件までの企業データを無料でダウンロード可能。 営業リスト作成の効率化におすすめです。 本記事の内容に関連する情報はこちらの記事で詳しく解説しています！ 生産性向上とは？業務効率化との違いや実現のポイントもご紹介！ 業務効率化とは？メリットや手法、実現のためのポイントを徹底解説！ 【2022年最新版】営業支援ツール6選を3つの切り口から徹底比較

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