社会全体の労働人口の減少や働き方改革といった流れを受けて、多くの企業が業務効率化を図ろうと動き始めています。すでにみなさんがお勤めの企業でも、ムダな業務を効率化するための施策があるのではないでしょうか。 本記事では、業務効率化の概要や推進のための手法、ポイントを徹底解説！さらに業務効率化を進めるのにおすすめのサービスもご紹介します。 これから本格的に業務効率化を進めていこうとお考えのみなさんには役立つ情報になっています。是非、最後までチェックしてみてください！

業務効率化とは？

業務効率化とは、様々な業務プロセスにおける「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、効率化することです。よくあるムリ・ムダ・ムラは以下の通り。 ・ムリ：業務量・労働時間のムリ ・ムダ：予算・人員配置のムダ ・ムラ：時期・担当者によるアウトプットのムラ これらを無くしたり減らしたりして、効率良く業務を進めていくのが業務効率化。最近では労働人口の減少や働き方改革といった、社会全体の流れも加速し、業務効率化に本格的に取り組む企業が増加しています。 一方で、「業務効率化といっても、何から手を付ければ良いか分からない」「社内の人材・ノウハウだけでは実現できないかもしれない」といった課題を抱えている企業も多いのが実情。 ここからは業務効率化の手法やポイント、おすすめのサービスもご紹介していきますので、是非参考にしてみてください！

業務効率化のメリット

業務効率化を図ることで得られる主なメリットは以下の3つ。 ・労働時間や経費の削減 ・新規事業への挑戦 ・従業員のモチベーション向上 それぞれ詳しく解説していきますので、理解しておきましょう。

労働時間や経費の削減

業務のムダが削減されれば、当然ながら労働時間も削減できます。労働時間の削減を実現できれば、働き方改革にも繋がりますし、ムダな残業を減らすことで人件費の削減にもなりますよね。また、残業を減らすことによる光熱費の削減も期待できます！ 企業としても労働時間や経費の削減は大きなメリットですよね。経費削減は長期的に見れば、企業の利益増大にも影響します。

新規事業への挑戦

業務効率化によって、労働時間に余裕ができたり、適正な人員配置ができたりすると、新規事業へ挑戦する人的リソースの確保ができます。また、業務効率化の成果としてコストカットが実現した場合には、カットした分の予算を新規事業へと回すこともできますよね。 新規事業・プロジェクトへの挑戦は、企業が成長する上では欠かせないポイント。ムダを省くことで新たなチャレンジができるのは、企業としても大きなメリットと言えるでしょう。

従業員のモチベーション向上

ムダな労働時間の削減や、企業としての新規事業への挑戦は従業員のモチベーション向上にも繋がります。ワークライフバランスの充実は、就職・転職活動においても重要視されるポイント。さらに、業務効率化の過程で1つ1つの業務の意味・目的が明らかになるので、仕事に対する従業員のモチベーション向上、チームワークの強化なども期待できます。 良い人材の採用、従業員の定着は企業としても大きなメリットですよね。

業務効率化と生産性向上との違い

業務効率化と生産性の向上は、よく似た言葉でありビジネスシーンでもよく使われますよね。ほとんど同義語として使われるケースもあるでしょう。しかし厳密にはこの2つの言葉には違いがあります。 業務効率化は前述の通り、業務におけるムリ・ムダ・ムラを排除して効率化することを指します。一方で生産性の向上は、少ない労働力・コストでより高品質な成果を上げることを指します。つまり、業務効率化は生産性向上のための手段であり、生産性の向上は業務効率化の目的であると言えるでしょう。

業務効率化を進めるための4ステップ

業務効率化をスムーズに進めていくためには、以下の4ステップを踏むのが重要なポイント。 ・ムリ・ムダ・ムラを見える化する ・優先順位を付ける ・ECRSの実施 ・効果を検証する 業務効率化を進めたものの「逆に業務がやりにくくなった」「従業員からの不満の声が大きい」などといった事態にならないように、順を追って準備をしていきましょう。 また、業務効率化の意義や目的について、従業員に共有しておくのも重要なポイントです。「今までやってきたことはムダなのか」といった不安を解消するためにも、業務効率化についての情報を十分に共有しておく必要があると覚えておきましょう。

ムリ・ムダ・ムラを見える化する

まずは現状のムリ・ムダ・ムラを見える化します。見える化するためには、労働現場の実際の声や根拠となる数字などが必要ですよね。その過程で「ムダに思える作業が実は大きな意味を持っていた」などの気づきがある場合も。 まずは、本当に改善すべきムリ・ムダ・ムラが何かを見える化するのが、業務効率化への最初の1歩です！

優先順位を付ける

見える化した課題について、優先順位を付けます。全ての課題を同時に解決できれば良いですが、予算や時間、人的リソースを考えると難しいですよね。まずは何に重点を置いて取り組むべきか、優先順位を付けてタスク管理していくのが良いでしょう。 マニュアル化・自動化しやすい定型業務、工程・人員の小規模な業務、発生頻度の高い業務、などの視点で業務効率化の優先順を付けていくのが一般的です。

ECRSの実施

ECRSとは、業務改善における4原則です。業務効率化の具体的な手法や導入すべきシステムの検討には欠かせない工程。ECRSは以下の4つのプロセスの頭文字を取ったものです。それぞれの意味を理解しておきましょう。 【Eliminate：排除】 ムリ・ムダ・ムラの見える化とも共通するプロセス。業務において不要な部分を排除することを意味します。 【Combine：統合】 類似した業務や共通する業務を一本化するプロセス。これによって業務に関わる人員を削減したり、専門性を持たせたりすることが可能になります。また、統合とは逆に、大きくなりすぎた部署や業務範囲を切り分けて細分化するケースもあります。 【Rearrange：再編成する】 業務の手順を再編成するプロセス。A、B、Cという慣習的な業務手順を再編成してA、C、Bにしたところ大幅な業務効率化を実現できた、というケースもあります。 【Simplify：簡素化】 複雑化している業務を見直し、簡素化するプロセス。稟議に関わる人員を簡素化したり、営業記録の項目を固定して入力作業を簡素化したりすることが業務改善に繋がるケースもあります。

効果を検証する

実際にECRSを実施した後には、必ず効果を検証します。「なんとなくムダが減った気がする」「作業が捗るようになった」などといった従業員の声と共に、「〇時間の残業時間削減が実現した」「これまで〇時間でやっていた作業を〇時間で完了できるようになった」というような数字でも検証すると良いでしょう。 さらに、【ムリ・ムダ・ムラを見える化する】から【効果を検証する】までの4ステップを繰り返し行い、修正をすることが重要なポイント。PDCAサイクルを回して常に検証と修正を繰り返すことで、より効果的に業務効率化を実現できるでしょう。

業務効率化を実現するためのポイント

業務効率化を推進し、実現するためにはおさえておきたいポイントがあります。ただ単にムダを排除したからといって、業務効率化が実現するわけではありません。むしろ闇雲な施策は現場の混乱を招く場合も。 前述の、業務効率化の手順4ステップと合わせて、実現するための4つのポイントをしっかりと理解しておきましょう。

業務マニュアル・フローの整備

業務のマニュアル化や業務フローの整備は、頻発する定型業務の効率化にとても効果的です。単純な作業はマニュアル化することで属人化を防げますし、定期的に発生する作業は事前準備も含めてフロー化しておけば効率良く業務を進めることができますよね。 また、すでにマニュアル化・フロー整備が完了している業務についても、本当にそれが最適であるかの見直しをするのが重要です。

RPAの導入を検討

RPAとはロボットにより業務自動化を図る取り組みを指します。すでに工場の生産ラインなどでは導入されているものですが、最近では金融・サービス・小売などの各分野に広がりを見せています。 RPAではロボットによって業務が進められますので、24時間体制での作業が可能であり、計算ミスや集計漏れといった単純なミスが起こらないのが大きな特徴。データの収集・集計や音声データの文字起こしなどの業務であればRPAの導入により、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。

情報共有の最適化

ビジネスにおいて情報共有は重要ですよね。社内のコミュニケーションを円滑にしたり、ノウハウを共有したりすることが大切であるのは言うまでもありません。しかし業務効率化という観点ではどうでしょうか。最新情報の共有スピード、必要なデータの探しやすさ、担当業務の見える化、など様々な視点で考える必要があります。 これら全ての課題を解決し、情報共有の最適化を図る場合にはオンラインツールの導入も検討すると良いでしょう。最近では単なるチャットツールではなく、情報共有の範囲を設定したり、重要な情報を整理して管理したりできる機能が付いたツールもあります。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、いわゆる業務の外注。人的リソースが不足している企業では、様々な業務においてアウトソーシングを活用しているのが現状。データ収集や資料作成といったスポットでのアウトソーシングの他、人事部門を丸ごと外注するというケースもあります。 業務効率化の観点では、定型業務を中心に費用対効果の高い業務をアウトソーシングすると良いでしょう。

DXコンサルティングサービス：SHITATEYA

SITATEYAは合同会社playparkが運営する、DXコンサルティングサービスです。業務のIT化やDX化を目指す企業に向けて、ムダの発掘から最適なツール探し、システム開発や導入・保守までを一括サポートします。 また、業務効率化、DX化、IT化への取り組み方は企業によって様々。幅広いニーズに対応できるよう、複数のプラン・料金システムを用意しています！

ちょっとした雑務をITで解決

SHITATEYAではまず企業の現状を把握するところからスタート。業務効率化に向けて、何をどうすれば良いのかを見つけるサポートをします。 例えば【日々発生するExcel入力業務が多く残業しがち】というお悩み。データ入力にITツールを使用したりDX化したりすれば、残業時間を減らせるかもしれません！業務内容によっては、無料ツールの導入で解決できることも。逆に有料ツールの導入やツールの開発をおすすめするケースもあります。ニーズや予算に合わせて、無料ツールから開発まで幅広い選択肢を用意できるのが特徴です！

相談から導入・保守までトータルサポート

業務効率化やIT化、DX化に取り組もうとしている企業の中には、専門的な知識を持つIT人材が不足しているケースも。こんなお悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。 ・業務効率化に取り組みたいが何から考えれば良いか、見当もつかない ・ITツールの使用を検討しているが、どのツールが適しているか分からない ・IT専門の人材を確保するのも難しい SHITATEYAサービスではIT化の無料相談からツール選び、導入・保守までをトータルでサポート可能。新たにIT人材を採用するコストをかけずに、適したツールを導入できるのです！

ニーズに合わせた料金プラン

業務効率化についてのニーズや予算は企業によって異なります。企業全体として本格的に進めたい、部署内で試験的にやりたい、半年間で成果が出るのか試したい、などのニーズに合わせた複数の料金プランが用意されているのもSHITATEYAの特徴。 ・1か月プラン：まずは試験的に利用したい ・6か月プラン：半年間腰を据えてDX化に取り組みたい ・12か月プラン：継続的にIT人材の力が必要 現在は上記の3プランから選べます。業務内容によっては、一定期間継続することで効果を実感できる場合もありますので、業務内容と合わせてプランも相談すると良いでしょう。

業務効率化を進める際の注意点

業務効率化を進める際に知っておくべき注意点は4つ。 ・従業員の意識改革 ・実際の運用を想定したツールを選択 ・導入から運用までを円滑に進めるための準備 ・複数の施策を同時進行しない それぞれ詳しく解説しますので、業務効率化の実現に向けてしっかりと理解しておきましょう。

従業員の意識改革

まず最も注意すべき点は、従業員の意識改革です。業務効率化を推進するには、従業員が今までやってきた業務の一部を「ムダ」と切り分ける作業が発生します。もちろん、業務効率化によって従業員の負担軽減も実現するわけですが、心情的に受け入れがたい人もいる可能性がありますよね。無用なトラブルを避けるためにも、業務効率化の目的や期待できる効果、実現後のビジョンを含めた説明があると良いでしょう。 また、本格的な業務効率化を目指す場合には、現場の従業員からの声も重要です。思いもよらないムリ・ムダ・ムラがある場合もありますから、自由に発言できる環境を整えておきましょう。不平不満ではなく、業務効率化や企業の成長を前提とした発言ができるよう、従業員の意識改革にも注力する必要があります。

実際の運用を想定したツールを選択

業務効率化を実現するためには、実際の運用を想定したツールを選択する必要があります。どんなに良いシステム・ツールでも、運用できなければ効果は見込めませんよね。操作が難しかったり、いくつものツールを連携させる必要があったりする場合には、運用の段階でミスマッチが発生する可能性も。 実際にツールを運用する人員のITレベルを見極め、ミスマッチのないようにツールを選択する必要があります。

導入から運用までを円滑に進めるための準備

業務効率化は現場の混乱を避け、余裕のあるスケジュール感で実施しましょう。業務効率化が実現すれば、生産性の向上や企業の利益増大、従業員の満足度アップなどのメリットがありますから、少しでも早く実施したいと考えるかもしれません。しかし、導入前の事前準備やルール策定、運用方法のレクチャーなどやるべきことはたくさんあります。 また、繁忙期を避けて実施するのも重要なポイント。導入直後は少なからずトラブルが発生したり、調整が必要になったりしますので、柔軟に対応できる時期を選ぶ必要があります。

複数の施策を同時進行しない

業務効率化では、複数の施策を同時進行すると現場の混乱を招きます。結果として全ての施策が中途半端になってしまい、期待する効果を得られないという事態になりかねません。 また、施策の実施直後は様々なトラブルが予想されます。「Ａのやり方を変えたら、Ｂにまで影響が出た」「ツールの操作方法が分からない」というケースも珍しくありません。トラブル対応やツール・手順の微調整に注力するためにも、優先度の高い業務から業務効率化を進めましょう。

まとめ

多くの企業が注目している業務効率化。最近では様々な手法やシステム・ツールが登場し、幅広いニーズに対応する動きが加速しています。 本記事で解説した、業務効率化のメリットや手法、実現のポイントや注意点を参考に、自社のニーズに合う方法で業務効率化を目指してみてください！業務DX化やITツールの使用、選定に不安のある企業のみなさまは、本記事でご紹介したSHITATEYAサービスの利用も検討してみてください。 BIZMAPSでは170万を超える企業データを無料で公開しています。 無料の会員登録で月100件までの企業データを無料でダウンロード可能。 営業リスト作成の効率化におすすめです。 こちらの関連記事も是非ご覧ください！ 営業支援サービスで業務効率化！おすすめサービス7選 営業リストを無料で作成する方法を解説！おすすめツール3選もご紹介 営業マニュアルのメリットとは？作成手順やポイントについても解説！ 【2022年最新版】営業支援ツール6選を3つの切り口から徹底比較

無料で使える企業検索サービス