働き方改革や労働人口の減少、新型コロナウイルス感染症の流行などの社会的な動きにより、業務効率化に取り組む企業が増加しています。業務効率化の実現により、従業員の負担軽減や企業の生産性向上を期待できるからです。 しかし一方で、「業務効率化に取り組みたいものの具体的に何をすべきか分からない」「ITツールの導入には不安がある」「同じ課題を抱える企業の成功事例を参考にしたい」とお考えの企業も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、業務効率化の成功事例7選をご紹介。それぞれの事例から、業務効率化を成功させるためのアイディアや課題も解説します！記事後半では、業務効率化のツール導入をサポートするサービスもご紹介しますので是非、最後までチェックしてみてください！

業務効率化とは？

業務効率化とは、日常業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を削減して、効率良く業務を進めていくための施策のこと。多くの企業が注目する業務効率化ですが、近年の働き方改革や労働人口の減少、新型コロナウイルス感染症の流行による影響などが背景にあります。 業務効率化の実現によって、時間外労働を削減したり、テレワークを中心とした多様な働き方に対応したりすることも可能。これは従業員の満足度向上と共に、企業の生産性向上にも繋がるものです。

業務効率化のメリット

業務効率化の実現によるメリットは主に3つ。企業経営にとっても、従業員にとってもプラスになる点ですので、しっかりと理解しておきましょう。また、業務効率化の推進・実現・成功のためには、ここで解説するメリットを従業員に共有することも重要なポイント。メリットの共有により、従業員の業務効率化への意識向上やITツール導入に対する企業全体の理解が深まることが期待できます！

コスト削減と生産性向上

業務効率化により、人員配置や予算のムダ・ムラを削減できれば、当然ながらコストの削減も実現するでしょう。不必要な残業が減れば、人件費やオフィスの光熱費削減にも効果的。コスト削減をしながら、これまでと同じ成果を上げれば企業としての生産性向上、利益率の上昇が実現します！コスト削減と生産性向上は、業務効率化の最大のメリット・目的だと言えるでしょう。

コア事業や新規事業へのリソース確保

業務効率化により、業務量のムリや業務のムダを削減できれば、従業員の業務負担軽減に繋がります。雑務や定型業務を効率化できれば、従業員がコア業務に注力できる環境が整いますよね。さらに業務効率化により生まれたコスト・労働力の面での余裕により、新規事業への挑戦も可能。従業員の成長やスキルアップと共に、企業の事業拡大や成長も期待できるでしょう。

従業員の満足度向上

前述の通り、業務効率化により企業の利益率が上昇したり、従業員のスキルアップが期待できたりする環境が整うと、従業員の満足度が向上すると考えられます。従業員の満足度向上には、給与や福利厚生などの待遇だけではなくビジネスパーソンとしてのスキルアップや仕事へのやりがいも重要。 業務効率化によって従業員の満足度が向上すれば、より優秀な人材の確保や従業員の定着率向上の効果も期待できます。これは企業にとっても大きなメリットと言えるでしょう。

業務効率化の重要ポイント

業務効率化を成功させるためには、いくつかのポイントを抑える必要があります。 ・現状把握と課題の抽出 ・目的の共有 ・社内体制の整備 今回はこの3つのポイントについて、それぞれ詳しく解説。業務効率化に本格的に取り組もうとしている企業の皆さんには役立つ内容ですので是非、参考にしてみてください！

現状把握と課題の抽出

まずは業務の現状把握に注力しましょう。現状把握をすることが、業務のムダの発見や課題の抽出に繋がります。 業務の現状把握のためには、業務マニュアルやフローチャートの確認が有効。マニュアルやフローチャートと実際の作業にズレがないかもチェックすると良いでしょう。課題の抽出とは、把握した業務の現状の問題点・改善点を発見することです。例えば「社内の申請・報告の手続きが煩雑で時間と手間がかかっている」という課題。これは申請や報告を簡略化するITツールの導入で解決するかもしれません。また、コミュニケーションツールの活用によって、一部の申請・報告は不要になる可能性もありますよね。 このように、1つの問題・課題に対しての解決策が複数あるケースもあります。重要なのは、抽出した課題の本質を追及すること。課題や問題の根本解決に繋がる解決策を模索しましょう。

目的の共有

業務効率化を成功させるためには、目的の共有も重要なポイント。従業員のモチベーション維持や生産性向上のためにも、業務効率化の目的や効果、実現後の具体的なイメージを従業員に共有しましょう。 業務効率化が実現すれば従業員の業務負担は軽減します。しかし、施策推進の過程では、新たなツールの運用をしたり、業務の手順を変えたり、労働時間・コストを厳しくチェックされたりと、従業員への負担が大きくなるケースもありますよね。目的の共有によって、全社一丸となって業務効率化に取り組む姿勢を明確にしましょう。

社内体制の整備

業務効率化の推進に伴い、社内体制の整備が必要になるケースが多いでしょう。施策規模によっては人員の移動や新規採用、プロジェクトの新設など、大がかりな整備が必要な場合も。これらの社内体制の整備には、各種手続きや申請、意向確認や打合せなど、時間と手間がかかりますよね。 業務効率化をスムーズに進めていくためにも、ITツール導入・施策実施の前に社内体制を整備しておくようにしましょう。

業務効率化の成功事例7選

ここからは、業務効率化の成功事例7選をご紹介します！ 業務効率化は、業種や企業規模、抱える課題や目的によって様々なアプローチが可能です。その分、選択肢が増えるので、業務効率化をどのように進めていくべきかお悩みの企業も多いのではないでしょうか。 業務効率化の成功のポイントや成果などを詳しく解説します。 業務効率化を本格的に進めていこうとお考えの企業のみなさんは是非、参考にしてみてください！

株式会社リコー

株式会社リコーはデジタル・IT関連を中心とした製造業です。 新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止策としてのテレワークを、新しい働き方として標準化する施策が中心となっています。また、ツールを活用することにより業務内容や勤怠を管理し、長時間労働の防止施策も実施していますので、同様の施策をお考えの企業のみなさんはチェックしてみてください。 【新しい働き方】 ・フレックスタイム制度やテレワーク制度など、働く時間と場所を選択できる制度を導入 ・テレワークの時間上限を撤廃し、新しい働き方として標準化 ・チャットロボットの利用でテレワークの業務サポート ・「ワークライフ・マネジメント」を経営戦略の一つと位置付け テレワークの標準化に先立ち、従業員に向けて新しい働き方についてのガイドラインを発行したり、職種ごとに最適な出社率を設定したりして、従業員が新しい働き方に順応できる環境を整備したのが大きなポイントです。 同社ではテレワーク利用者が年々増加する傾向にあり、新しい働き方として定着してきたと言えるでしょう。テレワークの標準化により、参加者の多い会議やイベントの開催が容易になったり、意識的にコミュニケーションを取る動きが活発になったりといった成果が出ています。さらに、通勤など移動にかかる時間が節約されたため、従業員全体の時間外労働が減少傾向にあります。 参照ページはこちら

さくらインターネット株式会社

さくらインターネット株式会社はクラウドコンピューティングサービスの提供やデータセンター運営などを中心に行う、情報通信業です。 多様な働き方に対応すると共に、有給休暇の取得促進に関する施策を中心に実施しています。 【多様な働き方】 ・働き方や休み方についてのディスカッションを実施 ・タイムマネジメント（業務効率化を目的とし、残業手当の一部を先払いする制度）を導入 ・どこでもワーキング（所属以外の拠点でも勤務可能な制度）を導入 ・ショート30（30分早く退社できる制度）を導入 【有給休暇の取得促進】 ・連続有給休暇制度（条件を満たせば1日あたり5000円の手当を支給する制度）を導入 ・年3日のバカンス休暇を導入（年次有給休暇を2日足して5日間の休暇とすることを推奨） 職種によっては長時間労働が常態化している、時期による業務量のムラが大きい、などの課題に対し、多様な働き方への対応や有給休暇の取得促進といった側面から業務効率化にアプローチ。これにより、業務の属人化を解消したり、従業員の満足度が向上したりといった成果がありました。 また、「さぶりこ」という愛称と共に施策を実施。社内的な周知・浸透に加え、採用などの場面においてのイメージアップ効果もありました。 参照ページはこちら

サッポロビール株式会社

サッポロビール株式会社はビールや発泡酒を中心とした製造業です。 従業員の健康や生活の充実を重視した、勤務間インターバル制度を導入しているのが特徴です。 【勤務間インターバル制度】 ・「働き方改革2020」従業員の健康や生活の充実という視点を加えた改革を実施 ・テスト運用を実施し、実態に則したインターバル時間を設定 すでに生産性向上を目的とした働き方改革には取り組んでいましたが、「働き方改革2020」では従業員の健康や生活の充実という目的を追加。勤務間インターバル制度の導入により、総労働時間の削減や従業員の意識向上といった成果が上がっています。 また、テスト運用の結果から、インターバル時間を実態に則して設定したり、施策に沿った取り組みを評価する人事評価制度を整えたりすることで、インターバル勤務の遵守状況98％以上を実現しました。 参照ページはこちら

日本ケミファ株式会社

日本ケミファ株式会社は医療用医薬品・臨床検査薬を中心とした製造業です。 特別休暇制度の導入を中心とした業務効率化の施策を実施しています。 【特別休暇制度】 ・ボランティア休暇（被災地救済、社会福祉活動、骨髄提供や臓器移植に関わる検査や入院のための活動に利用可能な休暇制度）を導入 ・積立休暇（長期療養、家族の看護、不慮の事故等の場合に利用可能な休暇制度）を導入 従業員の多様性が企業の活力であり成長の基盤であるという理念のもと、様々な特別休暇制度を導入。さらに定時退社や管理職の積極的な有給休暇取得などを促し、従業員の業務効率化への意識向上にも取り組んでいます。 実際にボランティア休暇・育児休暇を取得した従業員やその家族からは、個人の活動やプライベートの充実に関する企業の取り組みについて、ポジティブな声が寄せられています。 参照ページはこちら

日本ピストンリング株式会社

日本ピストンリング株式会社は自動車関連製品を中心とした製造業です。 時間外労働削減に向けた取り組みとして、業務効率化や生産性向上の施策を実施しています。 【業務効率化への取り組み】 ・社用スマートフォンと社内PCの連携 ・オンライン会議システムを導入 ・業務に必要な様々なスキルを一覧にした技能マップを作成 ・Webシステムの導入による従業員IDでの勤怠管理 人材育成や人的資源の充実を重視し、業務効率化の実現により従業員の成長や活躍を促進するというトップメッセージのもと、業務効率化に向けた様々な施策を実施しています。 オンライン会議システムや勤怠管理システムの導入・運用により、時間外労働の削減やコア業務に注力できる環境の整備が実現。有給休暇の取得に関しては、半日単位の有給休暇を増やすことで、取得率の向上を実現しました。 参照ページはこちら

オタフクソース株式会社

オタフクソース株式会社はソースやたれなどの調味料を中心とした製造業です。 国内市場の拡大が見込めない状況においては、業務効率化による生産性向上が必要だという観点から、業務効率化や働き方改革に向けた施策を実施しています。 【時間外労働の削減】 ・時間外労働の削減を中心とした働き方改革について、トップメッセージを発信 ・時間外労働の可視化 【業務効率化】 ・業務効率化の実現についての好事例を社内で共有 ・各部門長の指導のもと業務効率化の実現に向けた施策を考案 【多様な働き方制度】 ・昇進上限のない制度を導入（地域限定の総合職） ・条件を満たす元従業員の再雇用制度の導入 ・育児中の社員への支援 時間外労働の実態を可視化することにより、繁忙な部署への応援が容易になり、企業全体としての時間外労働が削減されました。また、業務効率化の実現についての好事例を社内で共有することで、従業員の意識・モチベーションが向上。さらなる業務効率化に向けた施策を従業員自らが考案する、ポジティブなサイクルが実現しました。 さらに多様な働き方制度の導入により、優秀な社員の定着率向上も実現しました。 参照ページはこちら

サンメンバーズ株式会社

サンメンバーズ株式会社はホテルや冠婚葬祭を中心とした宿泊業、飲食サービス業です。 労働時間が不規則な傾向のある接客サービス業種の企業であり、他業種と比較して課題が多いものの、業務効率化や働き方改革に向けて積極的に取り組んでいるのが特徴です。 【労働時間の可視化・管理職意識の改善】 ・労働時間制度を見直し、1ヶ月単位の変形労働時間制を導入 ・毎月の労働時間実績を可視化することで、所定外労働時間に対する管理職の意識改善 【業務効率化の促進】 ・業務や休日の予定を共有するためのグループウェアを導入 ・電子決裁を導入 業務効率化や労働時間の管理が比較的難しい宿泊業・サービス業において、管理職を中心とした従業員の労働時間に対する意識改革に取り組んでいるのは注目すべきポイント。また、出退勤や休日の予定が従業員ごとに異なる業種だからこそ、予定共有のためのツールの導入が効果的であったと言えるでしょう。 正社員の月平均所定外労働時間は、全社的に年々減少の傾向にあり、業務効率化・働き方改革の効果が実感できています。 参照ページはこちら

成功事例から学ぶアイディア

業務効率化に取り組むきっかけや目的、アプローチ方法は企業によって異なります。ここからは、どの業種の企業でも取り組みやすい業務効率化の3つのアイディアをご紹介します。 ・業務の自動化 ・情報の共有 ・働き方改革と合わせた従業員の満足度向上 前述の成功事例でも多くの企業が取り入れているアイディアですので、是非参考にしてみてください！

業務の自動化

業務効率化を考える上で、定型業務や単純な作業の自動化はとても有効な手段。例えば定例会議で使用するデータの集計や図表の作成を自動化できれば、会議の事前準備という業務の効率化が実現しますよね。さらにそのデータを共有しオンラインでの会議が可能になれば、参加者の予定調整も容易になり、会議室の準備も不要になります。 業務の自動化を実現するには、ツールやシステムの導入を検討する必要があります。業務の内容や規模、目的や予算などによって適切なツールは異なりますので、慎重に選定しましょう。

情報の共有

テレワークの標準化や多様な働き方への対応を推進する上で、業務データや従業員の予定などの情報を共有するのは大切なポイントです。必要なデータへのアクセスの手軽さや、業務担当者の勤怠情報の共有は、業務のムダを削減するのに効果的。業務の属人化を防ぐ効果も期待できますよね。 情報共有のためのツールやシステムを導入すれば、従業員が必要な時に必要な情報に即座にアクセスできるのでおすすめです。ただし、ユーザー数や求める機能によって料金や操作性に差がありますので、ツール選定の際には注意しましょう。

働き方改革と合わせた従業員の満足度向上

本記事でご紹介した業務効率化の成功事例では、ほとんど全ての企業が働き方改革や従業員の満足度向上を重要視しています。これは業務効率化によって得られたメリットを従業員に還元する目的があり、企業として業務効率化・生産性向上を円滑に推進するためには重要なポイント。 テレワークを含む多様な働き方へ対応し、従業員の勤怠情報の管理を効率化するには、社内制度を見直したり、勤怠情報を簡単に確認できるツールを導入したりするのがおすすめ。ただし、申請機能の有無やツール運用の難易度によって、従業員の満足度に影響する可能性がありますので注意しましょう。

成功事例から学ぶ課題

業務効率化に成功した企業の中には、さらなる課題が発見されるケースもあります。例えば、テレワークの促進に伴う有給休暇取得率の低下。テレワークの促進やフレックスタイム制度の導入などにより働き方が柔軟になった結果、あえて休暇を取って用事を済ませる必要性が低下したと考えることができます。 こうした課題について、バカンス休暇や連続休暇取得の推奨などといった方法で解決に取り組む企業もあります。また、勤怠管理ツールで有給休暇の取得率を同時に管理し、必要に応じて従業員本人や所属部署の管理職にアラートを発信する機能を利用するのも効果的。 社会全体の動きや制度の見直しによって、新たな課題は次々に見つかるものです。課題の解決方法は様々ですが、新たなツールを導入したり、すでに導入しているツールのオプション機能を利用したりと、柔軟に対応できると良いですよね。

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SITATEYAは、業務効率化の実現を目指す企業をIT化の側面からサポートするサービスです。本記事でご紹介した業務効率化の成功事例でも、ITツールを導入した企業が多く、業務効率化の実現にはIT化が重要なポイントと言えるでしょう。 しかしIT化を推進するには注意すべき点も多く、特に適切なツール選びにはIT関連の専門的な知識やスキルが必要ですよね。「業務効率化のためにIT化を推進したいが、IT人材が不足している」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。 そこでおすすめなのがSHITATEYAサービス。 IT関連の情報や人材が不足している企業でも、SHITATEYAサービスを利用すれば業務効率化を実現できるはずです！

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企業のニーズが明確になれば、ツールを選ぶのは簡単だと思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし最近では様々な種類、機能を備えたツールがあり、ニーズに合ったツールを選ぶのは難しいのが実情。 業務効率化のためのIT化に踏み切れない企業の中には「IT化やDX化、ツールの導入についての知識に不安がある」というお悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。 SHITATEYAでは業務効率化に向けたIT化やツール選び、導入・保守までをまとめてサポートします。新たにIT人材を採用する時間やコストをかけずに、課題解決に効果的なツールを選ぶことができるのです！

複数の料金プラン

業務効率化についての方針は企業によって異なります。全社規模で本格的に進めたい、まずは試験的にやりたい、試してみてから考えたい、など企業によって異なるニーズに合わせた料金プランがあるのもSHITATEYAサービスの特徴です。 1か月・6か月・12か月の3プランから選べますので、業務効率化の実現やIT化と合わせて料金プランも相談してみると良いでしょう。

まとめ：業務効率化を実現しよう！

多くの企業が注目している業務効率化。これから本格的に取り組もうとしている企業も多いのではないでしょうか。 本記事ではすでに業務効率化に取り組み、成功した企業の事例をご紹介しました。それぞれの取り組み内容の詳細や効果についても解説しましたので是非、本記事の情報を業務効率化の実現にお役立てください。 BIZMAPSでは200万を超える企業データを無料で公開しています。 無料の会員登録で、月100件までの企業データを無料でダウンロード可能。 営業リスト・資料作成の効率化におすすめです。 ▼業務効率化についてはこちらの記事でも解説しています！ 業務効率化ツールおすすめ6選！ツール選定に最適なサービスもご紹介 業務効率化とは？メリットや手法、実現のためのポイントを徹底解説！ 営業支援サービスで業務効率化！おすすめサービス7選 ▼法人営業ハックの業界特集はこちらから！ 情報・通信業界を徹底解説！最新のトレンドも紹介します

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