法人営業の皆様、日々の業務で営業リストを活用していますか？営業リストは単なる企業情報の一覧ではなく、見込み度や営業履歴の確認、自社内での情報共有のためにとても重要なものです。 今回の記事では営業リストの作り方や必須項目、管理方法についてまとめてご紹介します！ 営業リストの導入を検討している企業、営業担当の皆様は是非最後までチェックしてみてください！

営業リストは顧客情報の宝庫

営業リストとは、営業ターゲットとなる企業のデータベースです。テレアポや顧客の新規開拓をする際に使用する企業情報が掲載されています。優れた営業リストは営業担当者の成績や企業の業績を左右する、いわば顧客情報の宝庫と言えるでしょう。 必要な項目は営業リストの作り方や管理方法によって多少変化しますが、基本的には以下の9点が必須となります。 それぞれの項目で注意すべきポイントもありますので、営業リストの作成を検討している企業や営業担当の皆様は是非参考にしてみてください！

企業名称

企業の正式名称です。前株か後株か、大文字や小文字の違い、「・」の入る箇所などは特に間違えやすいので注意が必要です。企業名が変わることもあり、常に最新情報へのアップデートが欠かせません。 また、旧社名や有名な商品名が企業の通称になっている場合もあります。この場合、少なくともファーストコンタクトでは、正式名称で呼ぶのがマナーですので気を付けましょう。

本社所在地

企業の本社所在地です。 本社以外に拠点を持っている企業や全国に店舗がある企業も多いですが、基本情報として本社の場所は必ず記載しておきましょう。 また、リスト作成の段階で営業ターゲットの支店や店舗が明確に決まっている場合には、別途記載しておくと、その後の営業活動がスムーズになります。

代表者名

企業の代表者名です。漢字や読み方も正確に記載しましょう。 先方の担当者との会話で代表者の話題が出た時に、名前を知らないと印象が良くありません。 特に仕事に慣れたころの中堅～ベテランの営業担当者にとっては不必要な情報と思われがちですが、営業リストの作成にあたっては大切な情報ですので注意しましょう。

代表電話番号

代表電話の番号です。本社の受付や総務部の番号であることが多いです。 顧客や関係企業からの紹介以外は、まずは代表電話にコンタクトするケースが通常です。正確に記載しておきましょう。企業によっては営業電話を取り次いでもらうのが難しい場合もあるため、テレアポのスキルについても勉強が必要です。 ▼テレアポのコツについてはこちらの記事でも解説しています。 テレアポのコツ【例文付き保存版】！電話営業成約率アップの極意18選

担当部署

先方の担当部署の正式名称です。一般的には総務部と呼ばれるような部署でも、企業によっては【管理部】という名称の場合もあります。 メールや電話をする際や営業資料の作成にあたっては、企業ごとの正確な部署名が必要です。間違った情報では信頼を損ねる結果になってしまいますので、必ず確認した上で記載しておきましょう。

担当者名

先方の担当者名です。漢字や読み方も正確に記載しましょう。 営業リスト作成の段階ではブランクになることもありますが、顧客や関係企業からの紹介で担当者名が分かっている場合は記載します。ファーストコンタクトで名刺をいただいたら、必ず新規で登録しましょう。 また、企業によっては担当者の変更が頻繁にあります。新たな関係を築くチャンスを逃さないためにも、担当者の名前の更新もしてください。

メールアドレス

担当者のメールアドレスです。名刺に載っている場合などには記載します。メールは1対1のコミュニケーションを取る最初のきっかけになるため、営業活動においては非常に重要です。 メールアドレスがあれば、一斉メールの配信やメルマガでのアプローチにも活用できます。記載する際にはアドレスのスペルを間違えないように気を付けましょう。

案件の進捗状況

現在までの先方への営業活動状況です。顧客へのアプローチ回数や、「いつ」「誰が」「どうやって」顧客にアタックしたかを把握できます。 顧客の反応も分かるようにすると良いでしょう。この情報があれば、受注の確度が高い顧客や案件を優先的に選んでアプローチを取ることが可能になります。顧客との関係性構築により受注確度が変化した場合にも、適宜更新するようにしましょう。

顧客の経営状況

ターゲット顧客の最新の経営状況も大切な情報です。顧客の現状に応じた提案ができ、的を得た営業活動に繋げられるでしょう。 株価の情報や競合との比較データを踏まえた分析結果や、経営者のビジョンや中長期的な戦略を記載しておけば、営業の方向性を決定しやすくなります。

営業リストの3つのメリット

ここからは営業リストのメリットについてお伝えします。営業リストとは単に顧客の情報を羅列したデータではありません。営業活動をする時にすばやく顧客のニーズを察知し、効果的なアクションに繋げるための判断材料となる必要があります。 質の良い営業リストを作成できれば、営業の効率化はもちろん、顧客にムダなストレスを与えることも避けられます。では、質の良い営業リストとはどんなものでしょうか。 下記に述べる営業リストのメリットをしっかりと反映できるものが、質の良い営業リストと言えます。 ・データを蓄積できる ・業務を効率化できる ・情報共有ができる ここでは、営業リストのメリット3つを詳しく解説していきます。

データを蓄積できる

営業リストのメリットの1つ目は、データを蓄積できるという点です。ターゲット企業の基本情報に加えて、アポイント方法、担当者の部署と名前、会話内容などを営業履歴としてその都度残すことで、それまでの経緯が即座に分かり、今後の営業方針の判断に役立ちます。 顧客のデータは企業の財産です。獲得した情報の積み上げによって、他社にはない強みを発揮できることでしょう。単なる企業情報の一覧であればエクセルで十分かもしれません。実際、エクセルを使って営業リストを作成している企業はあります。 しかし、エクセルでの入力には膨大な手間と時間がかかるため、コストパフォーマンスが高いとは言えません。効率よく質の良い営業リストが欲しいとお考えの場合には、営業リストに特化したツールの導入をおすすめします。 ▼営業リスト作成ツールについてはこちらの記事でご紹介しています。 営業リストを効率よく作成する方法とは？おすすめツール3選！【コストも徹底比較】

業務を効率化できる

2つ目のメリットは、業務を効率化できるという点です。 新規開拓でアポイントをとる場合、企業の基本情報を収集し、どの部署に営業をするか事前に確認しますよね。しかし、様々な場所に情報が点在していると、欲しい情報を得るために多大な時間的ロスが生じてしまいます。 営業のデータを一元化していれば、ムダな情報収集をする必要がありません。すぐに次のアクションに取りかかれるのです。また、テレアポのように短い時間でより多くの顧客にアプローチすることが求められる場合でも、営業リストの活用により顧客への効率のよいアプローチが可能です。 営業リストを使えば時間・労力のコストカットができます。営業成績の向上や長期的な経費削減にも繋がる非常に有効な方法といえるでしょう。

情報共有ができる

3つ目のメリットは、自社内での情報共有が容易であるという点です。ターゲット企業の基本情報、営業履歴、進捗状況などを記録したデータベースがあれば、誰でも必要な情報にアクセスできます。担当者でなくとも営業状況を理解できる仕組み作りは、社内・部署内の情報共有に不可欠です。 また、各々の営業担当者が顧客情報を管理していると、誤って別々の担当者が同じ顧客にアプローチしてしまうという状況にもなりかねません。営業リストがあれば、そうした事態を防ぐことができます。 各営業担当者が抱えている案件や件数をメンバー全員が把握でき、業務配分の適正化にも貢献します。 一方で、営業担当者だけでなく管理職にも大きな価値があります。部下の数値管理や業務進捗の把握が容易になり、効率的なマネジメントに役立つでしょう。 質の良い営業リストがあるとこうしたメリットが得られ、本来の営業活動に集中することが可能になります。業績を向上させたい企業の方や営業成績を伸ばしたいとお考えの営業担当の方は、是非活用をご検討ください。 ▼社内の情報共有ツールについてはこちらの記事でもご紹介しています。 情報共有ツールおすすめ10選。導入のメリット・トラブル例など紹介

営業リスト作成の事前準備

ここからは、実際に営業リストを作成するための事前準備について解説していきます。 重要なポイントを下記の4点です。 ・営業戦略を確認する ・ターゲット層を洗い出す ・必要な機能を確認する ・リスト件数を検討する 個別にご紹介しますので、是非参考にしてみてください！

営業戦略を確認する

営業リストの作成を進めていく場合、まずは自社内での営業戦略を確認することが重要です。企業としての営業戦略は、ターゲットとなる企業の選定や営業手法に大きく影響するためです。 また、営業戦略を営業チーム内で共有することによって、より具体的な営業活動方針や課題を定めることができるのも重要なポイントとなるでしょう。 ▼営業戦略についてはこちらの記事でも解説しています。 営業戦略とは？おすすめの書籍も紹介

ターゲット層を洗い出す

営業戦略の確認ができたら、ターゲット層を洗い出していきましょう。 例えば既存顧客と同業種の企業は類似のサービスを必要としている可能性があり、確度の高いターゲット顧客になり得ます。また、企業向けのセミナーなどを自社で開催している場合には、来場した企業は自社の製品・サービスに関心を持っており、優良顧客となる見込みがあるでしょう。 このようにして、すでに顧客を獲得している業種やセミナーなどでコンタクトを取った履歴のある企業は、当然ターゲット層に含まれると考えることができます。さらに、営業戦略の確認をした際に挙がった新規開拓したい業種や地域、企業形態などもターゲットに含めておきましょう。

必要な機能を確認する

次に営業リストに求める機能を確認します。営業活動で必要と思われる機能を把握することは、使いやすい営業リストにするためには欠かせません。 例えば、営業リストには営業履歴を記載・保存できる機能、条件ごとにソート・検索できる機能などを備えることができます。必要機能については企業ごとに求めるものが異なりますので、営業戦略と合わせて必ず把握しておくことをおすすめします。 営業リスト作成ツールを使う場合は、ツールによって必要な機能が標準装備であったり有料オプションであったりと様々ですので、その点も確認しておきましょう。

リスト件数を検討する

最後に、自社が必要としているリストの件数を検討します。営業リスト作成ツールはリストの件数に応じて料金が変動していくことが多いため、使うのであれば事前に予想される件数を社内で話し合っておきましょう。 リストの件数が多すぎると情報管理の手間が発生し、結果的に営業リスト全体を活用しきれない事態に陥る可能性があります。営業担当者の人数や営業手法、アプローチから成約までの期間などを計算して、リストの必要件数を算出しておきましょう。

営業リスト作成におすすめの方法

次に、営業リストの作成方法について解説していきます。 営業リストには、大きく分けて2通りあります。まずはエクセルを使用して自分で企業情報をまとめていく方法。これはコストをかけずにできる方法ですが、情報の正確性や作成作業の手間、社内での情報共有に欠けるというデメリットがあります。 もう1つは、営業リスト作成ツールを利用する方法です。これは導入や維持にコストがかかる一方で、コストパフォーマンスを高めながら営業リストを作成することができます。営業リスト作成ツールはいくつもの種類がありますが、前項で触れた必須機能やリストの必要件数を決めておけばツールを選ぶのはそう大変な作業ではありません。 無料で利用可能なツールであれば営業担当者個人が導入・管理することもできます。会社としてのツール導入を推奨しますが、導入が難しい場合には、担当者個人での利用もおすすめです！ 営業担当者が個人で営業リスト作成ツールを導入する際には以下の点に注意してください。 【会員登録時のメールアドレス】 営業リスト作成ツールの利用にあたっては、会員登録が必須の場合が多いです。会員登録に使用するメールアドレスは私用・社用どちらのアドレスにするか、慎重に検討しましょう。 【会社PCでのアクセス】 会社のPCから営業リスト作成ツールのサイトにアクセスする際にはセキュリティの面で問題がないか、社内の規定に違反していないか、十分に確認をしましょう。 【上司への報告】 営業担当者が個人で営業リスト作成ツールを導入する場合は、トラブルを避けるためにも事前に上司に相談・報告をしておきましょう。良いツールだと認められれば会社全体として導入するきっかけになるかもしれません！

営業リストを管理するポイント

営業リスト導入後の管理方法についてもご紹介します。営業リストは日々活用するものです。しかし、きちんとした管理を行っていないと、営業活動がスムーズに行えないことも。 そのため、営業リストの効率的な管理は欠かせません。 せっかく導入した営業リストを有効に活用するためにも、以下のポイントをしっかり理解した上で管理しましょう。

情報の更新

営業リストを管理していくにあたり重要なポイントは、企業情報を最新のものに更新していくことです。業界によっては企業の統合や合併が頻繁に発生したり、感染症の流行によるテレワーク導入促進の影響で本社オフィスを移転したりと、企業名や所在地に変更が生じる場合があります。こうした企業の基本情報は常に最新のものに更新しておきましょう。 営業リスト作成ツールによってデータベースの情報の更新頻度が異なりますので、確認するようにしてください。

情報の共有

もう1つの重要なポイントは情報の共有です。 営業リスト導入のメリットの1つとして情報共有が可能であることを挙げたように、ターゲット企業の基本情報や営業履歴を社内全体でシェアすることは効果的な営業活動に必須となります。 そのためにも、営業リストの管理は個人ではなく企業・部署ごとに行うのが良いでしょう。

営業リスト作成ツール導入の意義

最後に、営業リスト作成ツール導入の意義について解説します。これまで解説してきた通り、営業リストを作成することは営業担当者の作業効率や営業成績の向上に欠かせません。しかし、その営業リストを作成するために何時間も費やしていては意味がありません。 営業リスト作成ツールを利用すれば、ほんの数分程度でリストの作成が完了するので、事務作業の大幅な負担軽減になります。 作業効率を向上させ、より本来の営業活動に集中する環境を作れるのが、営業リスト作成ツール導入の意義と言えるでしょう。 営業リスト作成ツールは、無料で利用できるものから有料のサービスまで様々な料金システムがあります。前項までで触れた通り、企業によって営業リストに求める機能や管理方法は異なりますので、社内で十分に確認・検討をしてから選定していきましょう。 ▼多様な営業支援ツールをこちらの記事でもご紹介しています。 営業支援サービスで業務効率化！おすすめサービス7選

おすすめの営業リスト作成ツール

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営業リストは売上アップのカギ

良質な営業リストには多くのメリットがあることをお分かりいただけたでしょうか。精度の高いデータを蓄積し営業活動に活用することで、業務の効率化が可能となります。その結果、個々の営業担当者の成果のみならず、企業の売上アップにも繋がるでしょう。 ご紹介した通り、営業リスト作成ツールを使えば時間と労力をかけずに優れた営業リストを手に入れることができます。是非ご活用ください！ BIZMAPSでは、会員登録するだけで200万以上もの豊富な企業情報を無料で取得できます。5,000項目以上の検索項目を用意しており、必要なデータの抽出も簡単です。質の良い営業リストを作成したいのであればご検討ください。 ▼法人営業ハックではさまざまな情報をご紹介しています！ 新規開拓営業のコツとは？成約率をアップする方法を商談のステップごとに解説！

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