営業アシスタントは、営業担当者のサポートをする仕事です。営業の仕事は多岐にわたるため、営業アシスタントも営業とほぼ同様の知識やスキルが求められます。 営業アシスタントの評価基準を知り、「適性があるか」「達成するための目標とは」などをチェックしてみましょう。 「どうも営業アシスタントと呼吸が合わない」と感じている営業担当者も、本稿の情報を参考に営業アシスタントを上手にリードしてください。

営業アシスタントとは？

営業アシスタントの業務は主に3つのカテゴリーに分けられます。企業によってその比重が異なったり、「営業事務」と「営業アシスタント」の境界が曖昧だったりすることもあるので、募集要項や会社説明会などできちんと確認しておきましょう。 1つめは、営業セクションのメンバーのサポート業務です。営業担当者は売上達成のためさまざまな業務を行っていますが、そのうちの一部を営業アシスタントが代行したり、必要書類を作成したりします。受発注業務や見積書・請求書の作成など、売上に直結する業務を担当することもあり、ミスの許されない仕事です。 2つめは、顧客対応業務です。事務所にいながらにして電話やメールで問い合わせ対応をしたり、必要があれば営業担当者と商談に同行したりします。お客さまと忙しい営業担当者の橋渡しを担うので、伝える優先度やタイミングを計ることが大切です。 3つめは、一般的な事務作業です。電話受付やメール対応、郵便の発送や整理、備品管理などが含まれます。この業務は「営業事務」や「一般事務」と業務の分担をしている企業もあり、業務範囲は企業によって様々です。 営業アシスタントと共通点の多いインサイドセールスについてはこちらの記事で解説しています。 インサイドセールスの役割とは？BtoB法人営業で導入は加速化する理由も解説！

営業アシスタントは目標設定が重要

営業アシスタントは営業メンバーごとに専属で担当する場合や、営業アシスタント1人に対し、複数のメンバーが業務を依頼するケースがあります。 いずれも処理スピードと情報管理の正確性が求められ、「言われたからやる」よりも「次に何をしたら営業担当者が動きやすいか」を考え、自立的に行動するマインドが必要です。 営業業務をさらに5つのカテゴリーに分け、必要なスキルを紹介するので、それぞれに対する自己目標を設定して、より高みを目指すよう努力し続けましょう。 【受発注業務・在庫確認】

• ・一般的な受発注業務の流れをできるようにする
• ・大量発注・返品業務などイレギュラー対応をできるようにする
• ・定期的な購入履歴などを把握し、営業担当者と情報共有する
• ・倉庫管理者と連携しながら在庫確認をし、自社都合での失注を防ぐ
• ・発注ミス・発送ミスなどのトラブルには迅速に対応する

  【書類作成（1）見積書・請求書・納品書など】

• ・エクセルや会計ソフトなどの操作
• ・経理部門との連携
• ・連絡ミス防止のためのチェック体制を整える
• ・書類業務でビジネスがストップしないように処理スピードを上げる

  【書類作成（2）企画書・提案資料・議事録など】

• ・書類作成の目的に合わせたソフト操作（ワード・エクセル・パワーポイントなど）
• ・提案資料作成のための情報収集
• ・企画書作成のため自社製品への理解を深める
• ・議事録の作成と検索性を高めたファイル管理

  社内での情報共有（メール・チャット）についてはこちらの記事で解説しています。 情報共有【例文付き】メール＆チャットの適切な書き方！注意点も解説 【顧客対応】

• ・顧客ごとにベストな対応をとれるよう連絡のつきやすい時間や好まれる対応などを把握する
• ・営業担当への負担軽減のため商品知識を増やし、即答できる体制を整える
• ・ミスやトラブルの際には正確な情報を営業担当者へ伝える
• ・営業担当者のスケジュールを把握し、連絡事項の重要度に合わせて行動する

  【商談同行】

• ・基本的なビジネスマナーを身につける
• ・コミュニケーションスキル
• ・PC操作・製品デモ操作　など

  企業データベースについてはこちらの記事で解説しています。 最新企業データベースを無料提供するサービスとは？【法人営業担当者必見】

営業アシスタントの評価基準

営業担当者の仕事は企業の業績に直結するものです。企業ごとに経営陣により短期的・中長期的に成長戦略が練られ、各期の売上目標などが設定されていることでしょう。 営業アシスタントもそれに合わせ目標設定がなされ、達成度合いによって評価されます。「営業活動」「顧客対応」「業務効率化」の3つカテゴリーにおける目標設定の例をご紹介します。

営業活動の目標達成に向けた基準

営業活動の目標達成に向けては、いかに営業担当者の行動をサポートできるかがポイントになります。また、業務一つひとつのスピード感も問われるでしょう。

• ・顧客データを整理して、成約率を〇％向上する
• ・営業資料を営業担当者へ届ける時間を短縮する
• ・営業資料のフィードバックを受け、内容の充実を図る
• ・製品理解のための時間を設け、回答できる項目を〇件増やす
• ・営業担当者との1on1ミーティングを設け、予実管理を共有する
• ・「営業」のビジネス本に学び、営業職の理解を深める
• ・提案アイデアのための時間を1日〇分設定する
• ・業界動向にアンテナを向け、月に〇件のターゲットリストを作成する
• ・テレアポに集中する時間を設け週に〇件のアポイントをとる　など

 

顧客満足度の向上のための基準

顧客満足度向上のためには、お客さまを理解し、仕事を丁寧に進めることが大切です。トラブルに発展した際でも誠実な対応を続ければ、ファンに変わってくれる瞬間が訪れるでしょう。

• ・資料請求への対応を迅速にする
• ・資料請求の傾向から、求められている情報を推察し、的確な情報提供を行う
• ・営業資料の見やすさ・わかりやすさを追求する
• ・納期や予算以外の質問には、正確な回答ができるように製品理解を深める
• ・資料切れ・在庫切れのないよう、過去の出荷状況を分析する
• ・在庫切れの際にも代替案や最短納期を提案できるよう営業担当者と密に連携をとる
• ・電話音声の録音と再検証で、質の高い対応力を身につける
• ・メール送信の際には、ダブルチェック・指さし呼称などを実施し、誤字脱字・送信ミスをゼロにする
• ・受注処理のスピードを〇％アップさせる
• ・「接客業」のビジネス本に学び、クレーム対応力を身につける

 

事務作業効率化のための基準

営業アシスタントは、バックオフィス業務も多く担当します。PC操作や書類作成のスキルが向上すれば事務作業の効率化が進むでしょう。創出した時間を「営業活動の目標達成」や「顧客満足度の向上」に充て、好循環を生み出せると全体的な評価も上がります。

• ・1日〇分をエクセル・ワード・パワーポイント・会計ソフトなどの勉強に充てる
• ・PC操作やファイル操作のショートカットキーを覚える
• ・ITツールやRPA（Robotic Process Automation）を導入して、PC操作を自動化する
• ・メール作成業務を1件あたり〇分にする
• ・提案資料は営業アシスタントチームで共有し、複数人の手でブラッシュアップさせる
• ・オフィスのレイアウトやデスク上の物品の配置を工夫して効率化を図る
• ・ToDoリストを活用し、優先順位に沿って行動する
• ・営業アシスタントメンバーの得意不得意を開示し、担当業務の再振り分けを検討する

 

まとめ

営業アシスタントに必要なスキルは「営業」への理解と「アシストする」というマインド、そして、「自分も会社の顔なのだ」という意識でお客さまに接することです。今現在できていることもよりもちょっと上の目標を設定して、営業アシスタントとしての技術を磨いていきましょう。 営業アシスタントは、求人情報のうち6割以上が「未経験OK」であるという資料もあり、間口の広い職種です。営業アシスタントの経験を積み、「営業への深い理解を活かして営業職へ転向する」「高い業務マネジメント力を得て管理職を目指す」など、キャリアプランを描くこともできます。 営業アシスタントとして専門性を磨いていくことにもやりがいがあるでしょう。 その他、営業職の好きつについてはこちらの記事をご覧ください。 【法人営業スキルアップ特集】必要スキルを網羅＆無形商材を売るための必須3大スキルを磨く方法を徹底解説！ 法人営業とは何か？求められるスキルや適性、BtoCとの違いと最近の傾向まで完全解説！ 営業ヒアリングシート作り方と記載すべき項目徹底解説！聞き込みのコツを掴んでスキルアップ 営業センスがある人の特徴は!?営業センスの磨き方とスキルとの違いを解説 営業職で身につくスキル5選！転職やキャリアアップにも有利！？ 営業リストで業績アップ！メリットや効率的な作り方、管理方法をまとめて解説します！

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